Пензенский государственный университет Автоматизация документирования деятельности организации

Методические указания к курсовому проектированию по дисциплине "Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления"

2008

УДК 681.3.07

Приведено описание порядка выполнения курсового проекта. В ходе выполнения курсового проекта студенты должны изучить структуру и деятельность организации в целом и подразделения (должностного лица) в отдельности, провести анализ состава внемашинной базы данных, экономически обосновать необходимость применения программных средств для автоматизации какого-либо вида деятельности в области делопроизводства, определить цели, которые должны быть достигнуты в результате автоматизации, и разработать информационное и программное обеспечение средств автоматизации выбранного вида деятельности.

Методические указания подготовлены на кафедре «Информационное обеспечение управления и производства» и предназначены для студентов специальности 032001 при изучении дисциплины «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления».

Ил. 16, библиогр. 9 назван.

Составители: Ю.Г. Кирюхин, И.В. Усманова, Г.В. Кошелева

Рецензент: В.В.Пикулин, канд. техн. наук, доцент зав.кафедрой «Информатика» Пензенской государственной технологической академии

Введение

Управление организациями и предприятиями основано на следующих процессах:

• получение информации и ее обработка;

• анализ, подготовка и принятие решений;

• выполнение решений;

• учет и контроль принятых решений.

Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются прежде всего как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документо­оборот следует рассматривать как "документационное обеспечение управления" (ДОУ), т.е. как систему вторичных процессов, обеспечи­вающих и отражающих процессы управления.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) предполагает решение трех основных задач применительно к программным системам автома­тизации:

• документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);

• организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);

• систематизация архивного хранения документов (определе­ние правил хранения создаваемой в организации инфор­мации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).

Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и доку­ментооборота (САДД) способствует достижению следующих целей:

в области обработки документов:

• повышение оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;

• создание условий для перехода от традиционного бу­мажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

• создание необходимых условий для повышения доли интел­лектуального производительного труд по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

• повышение качества документов, создаваемых в организации;

• исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

в области контроля за исполнительской дисциплиной:

• обеспечение автоматизированного контроля за прохожде­нием документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело, своевременное инфор­мирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

• обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативностью получения информации о состоянии исполнения и места нахождения любого документа;

• сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

в области организации доступа к информации:

• обеспечение централизованного хранения текстов докумен­тов, подготовленных в электронной форме и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистра­ционных карточек документов, резолюций, сопроводитель­ных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу и оперативного поиска (подборки) документов по темати­ческому набору реквизитов.

Перечисленные задачи должны быть частично решены студентами специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления» в рамках курсового проектирования по дисциплине «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления».

Цель и организация выполнения курсового проекта

Курсовой проект имеет целью научить студентов анализировать документооборот организации или подразделения, автоматизировать подготовку документов и уметь применять эти знания в практической работе по выбранной специальности.

В качестве объекта исследования может рассматриваться движение документов и их формы для предприятия малого бизнеса, подразделения крупной организации или рабочего места должностного лица. Количество форм документов, подготовка которых автоматизирована по результатам проектирования, должно составлять не менее десяти.

В ходе выполнения курсового проекта студенты должны изучить структуру и деятельность организации в целом и подразделения (должностного лица) в отдельности, провести анализ состава внемашинной базы данных, экономически обосновать необходимость применения программных средств для автоматизации какого-либо вида деятельности в области делопроизводства, определить цели, которые должны быть достигнуты в результате автоматизации, и разработать информационное и программное обеспечение средств автоматизации выбранного вида деятельности.

Структура пояснительной записки, оформляемой по результатам курсового проектирования

Пояснительная записка должна иметь следующую структуру:

• титульный лист;

• задание на курсовое проектирование;

• содержание;

• введение;

• анализ объекта проектирования;

• разработка структуры САДД (CASE-модели функциональной структуры объекта управления);

• технико-экономическое обоснование проекта;

• разработка внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения САДД;

• руководство пользователя;

• список использованной литературы;

• приложения.

Выполнение курсового проекта начинается с анализа объекта проектирования.