30. Контроллинг и мониторинг бизнес-процессов.

Контроллинг – система интегрированного информационного обеспечения, планирования и контроля.

Контроллинг – это: принцип управления; инструмент.

Основная задача контроллинга: решение проблемы ограниченности ресурсов при требовании неограниченных возможностей.

Контроллинг и система управления

• часть системы управления, которая подразумевает управление, ориентированное на эффективное использование ресурсов и развитие предприятия,

• ориентированная на достижение целей интегрированная система информационно – аналитической и методической поддержки в процессе планирования, контроля, анализа и принятия управленческих решений по всем функциональным сферам деятельности предприятия.

Программные технологии контроллинга

Цель – использовать соответствующие инструментальные средства для непрерывного измерения, оценки качества и результативности бизнес-процессов, поддерживаемых информационными системами, на основе заранее определенных ключевых показателях результативности.

Подходы:

• встраивание функционала контроллинга бизнес-процессов в систему управления предприятием;

• использование специализированных систем контроллинга бизнес-процессов и их интеграция с автоматизированными системами управления предприятием.

Основной цикл управления бизнес-процессами

Этап 1 - Разработка процесса. На этом этапе происходит описание процессов, определение владельцев процессов и начальное совершенствование процессов;

Этап 2 - Выполнение процесса. Внедрение оптимизированных процессов в повседневную деятельность и их выполнение очень часто требует автоматизации процессов с использованием информационных систем разных классов;

Этап 3 - Контроль производительности и оценка процессов. На данном этапе происходит сбор показателей результативности процессов и анализ их отклонений от запланированных значений.

Этапы контроллинга

Определение показателей результативности и «точек контроля» в процессах;

Мониторинг показателей результативности;

Анализ результатов мониторинга;

Сравнение фактических и плановых показателей и нахождение причин отклонений.

Контроллинг бизнес-процессов — это мониторинг выполнения процессов компании, измерение ключевых показателей результативности, анализ эффективности с выходом на оценку и корректировку стратегии бизнес-процессов.

Мониторинг в широком смысле - специально организованное, систематическое наблюдение за состоянием объектов, явлений, процессов с целью их оценки, контроля или прогноза.

Мониторинг бизнес-процессов технология, действующая в режиме реального времени и обеспечивающая регулярное информирование, текущий анализ и выработку аварийных сигналов.

Показатели BAM

• тенденция изменения выручки;

• относительный валовый доход;

• средний период погашения дебиторской задолженности;

• оборачиваемость товарно-материальных запасов;

• коэффициент быстрой ликвидности…

Построение эффективной системы BAM

• Необходима комбинация данных, поступающих в режиме реального времени, и накопленных (исторических) сведений

• Необходимо интегрировать разнородную информацию, источниками которой могут быть:

  • хранилища данных (data warehouse),

  • хранилища оперативных сведений (operational data store)

  • и базы данных приложений (application database).

Требования к платформе контроллинга

Система должна позволять вести мониторинг бизнес-процессов компании по мере их выполнения в различных информационных системах.

Система должна позволять вести учет ручных операций, не поддерживающихся информационными системами

Система должна позволять вести мониторинг ключевых показателей результативности и выдавать ранние предупреждения в случае любых отклонений от плановых значений. Это позволяет своевременно предпринимать контрмеры, непрерывно улучшая качество потоков задач проходящих в рамках бизнес-процесса и прямо влияющих на операционный результат.

Требования к системам контроллинга

• проводить оценку эффективности бизнес-процессов на основе КПР;

• анализировать показатели процессов при помощи встроенных специализированных статистических инструментов;

• отображать историю ключевых показателей бизнес-процессов, проводить сравнение с предыдущими периодами;

• рассматривать и анализировать ключевые показатели с разных точек зрения, используя перенастраиваемые фильтры;

• поддерживать планирование ключевых показателей, например, максимального времени выполнения бизнес-процесса;

• автоматически запускать аварийные предупреждения, если значения ключевых показателей существенно отклоняются от запланированных;

• объединять различные измеряемые параметры для поиска источников отклонений;

• быстро преобразовывать наборы КПР в различные отчеты.

Функционал системы контроллинга

XML-адаптеры (Агенты) – обеспечивают сбор и преобразование показателей из различных ИС;

Process Warehouse (База данных KPI) – обеспечивает накопление значений ключевых показателей результативности;

Frontend (Блок анализа) – обеспечивает пользователям возможность анализировать показатели результативности и эффективность процессов;

Report (Отчеты) – позволяет создавать различные аналитические отчеты по запросам пользователей.

КПР

• КПР, зависящие от времени, например, время выполнения процесса, частота обработки;

• КПР, зависящие от затрат, например, затраты/доли затрат при выполнении процессов на основе стандартов производительности;

• КПР, связанные с качеством, например, количество процессов, ошибки в выполнении процесса, качество своевременного выполнения процесса

• Агрегирующие КПР

Process Performance Manager (PPM), IDS Scheer AG

• измеряет степень выполнения бизнес-процессов на уровне отдельных бизнес-процедур.

• позволяет проводить оценку эффективности бизнес-процессов путем анализа трендов и статистических распределений на основе КПР.

• При помощи PPM можно также отображать историю КПР бизнес-процессов.

• позволяет определять целевые КПР

• навигация

• средства создания отчётов

• переносимость

• хранилища данных

ARIS для пользователей

• обобщенные данные по процессам и уведомления о значительных отклонениях.

• четкие и измеряемые показатели результативности и поддерживать непрерывный мониторинг бизнес-процессов в части времени выполнения операций, времени выполнения и качества всего бизнес-процесса в целом, а также возможных улучшений.

Преимущества контроллинга процессов с помощью информационных систем

• поддержка снижения стоимости процессов;

• предоставление полного пакета индикаторов работы процессов (продолжительность, затраты, количество, качество и операционные риски);

• использование системы раннего оповещения при отклонениях от плановых значений;

• выявление потенциала для оптимизации и «узких мест» бизнес - процесса;

• организация мониторинга выполняемых бизнес-процессов;

• повышение удовлетворенности внутренних и внешних клиентов.