Раздел 1

1. ОБЩИЕ НОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Некоторые особенности языка личных документов

Язык личных документов как жанровой разновидности официально-делового стиля должен соответствовать требованиям Единой государственной системы документов. Нормы составления документов закреплены в ГОСТах, различных справочниках, словарях и руководствах.

Основными особенностями языкового оформления текстов личных документов являются нейтральный тон изложения материала, лаконичность и краткость текста, точность и ясность выражения мысли, использование речевого стандарта — клише.

Следует помнить, что в деловых бумагах, в том числе личного характера, не употребляются слова а выражения:

а) вышедшие из употребления — архаизмы (например, не

сего года, а этого года, текущего года; не означенный, а

названный);

б) имеющие эмоционально-оценочный оттенок (например,

взвинтить, сговор, насаждать);

в) относящиеся к ограниченной сфере употребления: просторечные слова, имеющие отрицательную эмоциональную окраску (например, балбес, скувырнуться); диалектизмы — слова местных, территориальных говоров

(например, бурак (.свекла), кочет (петух)); жаргонизмы — слова, характерные для определенных социальных групп (например, баранка (руль), замести(арестовать)).

Новые слова (неологизмы) или заимствованные слова используются только в том случае, если они получили устойчивое признание в языке, т.е. кодифицированы, закреплены в словарях или справочниках.

Имена числительные обычно пишутся цифрами (в некоторых случаях прописью в скобках после указанных цифр). Окончания порядковых числительных — через черточку, если числительные обозначены арабскими цифрами (например, 2 я научная студенческая конференция). После римских цифр окончания не пишутся (например, XI Международная научно практическая конференция).

Глагольные выражения типа прошу разрешить, необходимо улучшить заменяются словосочетаниями, в состав которых входят отглагольные существительные: прошу разрешения, необходимо улучшение.

Широко используются конструкции с причастными и деепричастными оборотами, краткие страдательные причастия (например, принят на работу, направлен- на учебу и т.п.).

Таким образом, владение языком делового стиля во многом зависит от умения употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов, что обеспечивает точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращает время на составление текста документа.

Также существуют определенные нормы и правила указания наименования адресата и адресанта, даты документа, подписи составителя, оформления печатного текста, нумерации страниц, сокращения слов и словосочетаний в тексте документов, склонения фамилий в русском языке.

1.2. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения. Документы, изданные двумя пли более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Существуют два способа оформления дат в документах: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе дату документа оформляют арабскими цифрами, отделенными друг от друга точками, в указанной последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр: год - четырьмя арабскими цифрами (например, 03.06.2007). Слово год опускается при его цифровом обозначении на титульном листе, обложке, а также в выходных данных библиографического описания.

Словесно-цифровой способ допускает обозначение числа месяца двумя нарами арабских цифр, года — четырьмя арабскими цифрами, названия месяца — словом. Для обозначения слова год используется как сокращенный, так и полный вариант написания слова (например, 03 июня 2007 г. или 03 июня 2007 года).

Слова год, годы сокращаются (год — г., годы — гг.) , если они приведены в датах с обозначением месяца и года, квартала и года, полугодия и года (например, в ноябре 2007 г.; в октябре-ноябре 2007 г.; в J квартале 2007 г.; в II — 1II кварталах 2007 г.; в первом полугодии 2007 г.). Квартал обозначается римской цифрой, слово полугодие пишется полностью. Падежные окончания при римских цифрах не ставятся (например, во II квартале, но не во Им квартале).

Период, ограниченны]"! пределами двух лет или года и десятилетия, указывается следующим образом: в 1992—1993 гг., в период 1985-1995 гг.

Все виды некалепдариых лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту (например, в 2001/2002 учебном году, отчетный 2006/2007 год). В остальных случаях между годами ставится тире (например, освободить от взимания налога в 2006 — 2007 гг.).