2. Структура документа.

Документ является основным носителем информации, обрабатываемой на АРМ в ИС. Он состоит из логиче­ски связанных реквизитов и представляет собой структуру информационных элементов, предназначенных для восприятия человеком.

Документ - информационный объект автоматизированных систем обработки данных. Каждый документ имеет определенную форму (макет или структуру).

Форма документа (макет или структура) - совокупность элементов данных, образующих документ, их отношения и некоторые свойства; определяет расположение и формат значений реквизитов.

Физическая форма представления связана с выбранным типом носителя (бумажный, машинный), хотя общим для любых документов остается состав самой формы.

Типовая форма документа содержит части (Слайд 6):

• заголовочную;

• содержательную;

• оформляющую.

Заголовочная часть формы документа включает постоянные реквизиты, идентифицирующие, форму и отдельный экземпляр документа. К ним относятся:

• на­именование ИС (наименование АРМ),

• название документа,

• код формы,

• код документа или другой идентификатор экземпляра документа.

Содержательная часть формы документа может иметь различное представление:

• сплошной текст или

• анкета (для реквизитов задается значение) или

• таблица простой или сложной структуры данных (содержит детальные и итоговые строки) или

• комбинированная форма.

Оформляющая часть формы документа содержит реквизиты, придающие правовую силу:

• дата составления документа,

• подписи лиц, удостоверяющих до­кумент.

При обработке информации традиционным является деление документов на документы ручного заполнения и документы машинного заполнения с помощью средств вы­числительной техники и программ.

3. Типы документов.

(Слайд 7)

Жизненный цикл документа — это интервал времени от момента создания (руч­ным или машинным способом) до момента сдачи документа в архив или уничтожения. Между этими моментами осуществляется движение документа - до­кументооборот, происходит обработка и использование документа для целей управления.

Согласно длительности жизненного цикла различают:

• документы длительного срока пользования, содержат нормативно-справоч­ную или иную условно-постоянную информацию, сохраняющую свою акту­альность для многократного решения задач;

• документы короткого срока использования, содержат оперативную информацию, актуальную для однократного решения задач.

В соответствии с содержанием операций обработки и схемой документооборота, документы по отношению к конкретной задаче делятся на первичные и произ­водные, содержащие результаты её обработки.

В зависимости от функции управления, для которой используются документы, различают:

• нормативные,

• плановые,

• учётные,

• расчётные,

• аналитические,

• и дру­гие виды документов.

По каждой функции управления или предметным облас­тям существует набор форм документов, в том числе унифицированных.

Уни­фицированные формы документов обеспечивают:

• сокращение многообразия форм документов для функций управления;

• использование минимально необходимого состава реквизитов в форме доку­мента;

• соблюдение порядка размещения и форматов значений реквизитов в форме документа.

В общем случае основной формой организации информации на машинных носителях является база данных (БД), функционирующая под управлением системы управления базой данных (СУБД).