Информационное обеспечение ис. Документ – основной носитель информации. (Слайд 1)

1. Информационное обеспечение ИС. Составные единицы экономической информации.

2. Структура документа.

3. Типы документов.

4. Электронные документы ИС.

   1. Технологии создания электронных документов.

   2. Системы управления электронными документами.

   3. Основные функции систем управления электронными документами

1. Информационное обеспечение ис. Составные единицы экономической информации.

Информационное обеспечение экономической информационной системы (ЭИС), представляет собой сово­купность средств и методов построения информационной базы и подразделяется на обеспечивающее (внемашинное) и системное (внутримашинное) обеспечение (Слайд 2).

Внемашинное информационное обеспечение включает:

• систему классификации и кодирования информации;

• систему конструкторской, технологической и технической произ­водственной документации (нормативно-справочной);

• оперативную документацию;

• систему организации ведения, хранения, внесения изменений в нормативную документацию.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит:

• систему программ организации, накопления, ведения и доступа к данным;

• массивы данных на машинных носителях.

Всю информацию относительно обработки можно разде­лить на:

• входную;

• выходную;

• промежуточную.

Входная информация представляет собой совокупность исход­ных данных, необходимых для решения комплекса задач. К исходным данным могут быть отнесены все первичные данные, нормативно-справоч­ная информация, а также преобразованные (промежуточные) дан­ные, полученные в результате решения задач.

К выходной информации относится информация, получаемая как результат решения задач и предназначенная для непосредственного использования в управлении.

Промежуточная информация является результатом решения задачи и используется при решении других задач, как входная.

Входная и промежуточная информация составляет информаци­онную базу.

При разработке системы форм входных и выходных документов должны достигаться следующие основные цели:

• сокращение необходимого количества документов до мини­мального;

• максимальное использование стандартных и унифицированных форм;

• пригодность документов к заполнению средствами оргтехники и к последующей обработке средствами вычислитель­ной техники;

• удобство и упрощение в заполнении документов и отыскании в них необходимых сведений.

При разработке новых форм входных оперативных документов, кроме общих требований к системе форм, необходимо учитывать, чтобы не было дублирования информации уже имеющихся документов.

Информационное обеспечение ИС, состоит из огромных массивов разнообразной структурированной информации.

Структуры входных и выходных данных содержат информацию различных видов и отличаются правилами построения, объемом и собственно формой.

Выделяют следующие единицы экономической информации (Слайд 3):

• реквизиты;

• сообщения;

• показатели;

• информационные образования (информационные совокупности).

Реквизит – минимальная смысловая единица информации, неподлежащая делению. Реквизит отражает свойства отдельных объектов (сущностей), а, следовательно, отдельно взятый реквизит не может нести полную информацию об объекте, не дает адекватное описание хозяйственной ситуации. Несмотря на это, реквизитам присуща самостоятельность. Это позволяет им присутствовать в разных по семантике информационных образованиях. Любой реквизит имеет форму, включающую в себя:

• наименование;

• структуру (формат);

• значение или совокупность значений и некоторые другие свойства.

Наименование реквизита (имя) служит для обращения к нему и может состоять от одного символа до группы слов.

Пример: «№», «наименование материала».

При алгоритмизации и программировании чаще используются идентификаторы – сокращенные имена. Идентификаторы, как правило, имеют ряд ограничений на длину, используемый алфавит и среду действия. Допускается употребление символов, используемых в наименовании реквизита. Каждому реквизиту присуще некоторое множество значений в зависимости от характеристик того свойства объекта (явления), которое информационно отражает данный реквизит. Данное множество называют областью определения реквизита или классом значений.

Пример: реквизиты «Фамилия» и «Рост» имеют соответственно следующие области определения: Иванов, Сидоров; 1 м 80 см, 1м 70 см.

Структурой реквизита называют способ представления его значений.

В структуре различают: длину, тип, и вид реквизита.

Длина реквизита представляет число символов, которое образует его значение. Длина может быть: постоянной и переменной.

Пример: возраст работающих на предприятии, является двузначным, а количество выпущенных деталей может занимать от 1 и более позиций.

Типы реквизитов зависят от видов значений. (Слайд 4). Наиболее распространенные типы, которые тесно связаны с видом реквизита:

• числовой,

• текстовый,

• логический.

Различают следующие виды реквизитов:

• реквизиты – признаки (текстовый, числовой, текстово-числовой);

• реквизиты – основания (числовой тип);

• реквизиты логического типа.

Реквизитом-признаком называют реквизит, значение которого определяет некий объект, его свойство, некое обстоятельство действия (место, предмет, время, результат и т.д.). Иными словами, реквизиты-признаки отражают качественные свойства явлений или процессов, давая характеристику объекту. Реквизиты-признаки могут быть представлены (иметь значения) не только буквами различных алфавитов, но и цифрами, а также специальными символами.

П ример – 200.

Реквизит-основание представляет минимальную единицу, значение которой определяет некую меру действия. Или, другими словами, реквизиты-основания характеризуют количественные свойства исследуемых явлений и процессов.

Значения реквизитов числового типа могут быть представлены в десятичной, двоичной и других системах счисления.

Над реквизитами- основаниями выполняются, как правило, арифметические операции

(+, -,*, /,%).

Над реквизитами признаками – логические процедуры преобразования

(поиск, упорядочение, выборка, группировка и т.д.).

Реквизиты логического типа принимают два значения истина, ложь и используются только в логических выражениях для отображения таких свойств объектов и процессов, которые по своей характеристике можно разделить на две противоположные группы. Например, присутствует какой-то признак или отсутствует; наступил или нет некоторый момент; выдержано определённое условие или нет; положительная величина или отрицательная.

Пример реквизита логического типа:

Графа Стипендия в таблице имеет значение 0 (ложь – студент не получает стипендию).

Графа Стипендия в таблице имеет значение 1 (истина – студент получает стипендию).

При этом сумма стипендии не играет роли.

Над логическими реквизитами осуществляются операции математической логики (конъюнкция – логическое умножение, дизъюнкция – логическое сложение, и др.).

Сообщение – это информационная совокупность, состоящая из нескольких реквизитов- признаков и нескольких реквизитов-оснований.

Пример сообщения об отправке груза:

Код груза Код отправителя Количество Станция назначения Маршрут

Из сообщения можно выделить особую информационную совокупность – показатель, состоящий из нескольких реквизитов-признаков и одного реквизита-основания минимального состава, который достаточен для формирования документа и имеющего свой алгоритм вывода

(Слайд 5).

Общий вид показателя: П = (РП1, РП2,…РПn, РО),

где РП – реквизиты- признаки;

РО – реквизит – основание.

Над показателями выполняются следующие операции:

• арифметические,

• текстовые (редактирование),

• логические (выборка, поиск),

• операции отношения (группировка).

Классификацию показателей можно проводить по трем признакам:

1. объект, его наличие;

2. состояние объекта;

3. единица измерения.

1. По признаку «объект» показатели дифференцируются по отражаемым структурным единицам.

Пример: продукты, товары, организации и т.д.

2. По признаку «состояние объекта» показатели делятся на:

- статические, отражающие объект во времени;

Пример: площадь, численность работающих, число станков.

- динамические, характеризующие процессы, изменения в течение определенного времени;

Пример: баланс рабочего времени, рост производительности труда.

3. По «характеру единиц измерения» выделяют показатели:

• абсолютные (полученные прямым подсчётом),

• относительные (полученные на основе других, например, материалоёмкость, фондоотдача).

Из показателей и сообщений собираются составные образования более высокого уровня информационные образования (информационные совокупности). Именно их совокупность наиболее полно определяет и составляет необходимое информационное обеспечение всей системы.