2. Обязанности секретаря

Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

а) учёт, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководства;

б) оформление ( в том числе печатание ) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т.п.;

в) подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;

г) оформление протоколов, выписок из них;

д) анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;

е) подготовка и своевременная рассылки материалов к заседаниям, совещаниям, семинарам и съездам;

ж) приём и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

з) организация приёмов посетителей;

и) приём, регистрация, хранение, учёт, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

1. Техническое обеспечение работы руководителя;

2. Подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;

3. Организация приёма работников и посетителей;

4. Телефонное обслуживание;

5. Подготовка командировок;

6. Организация презентаций и специальных приёмов гостей;

7. Стенографирование;

8. Контроль за праздничными и юбилейными датами;

9. Обработка почты;

10. Машинописные работы;

11. Сбор деловой информации и её реферирование по заданию директора;

12. Сбор материалов для докладов и речей руководителя;

13. Ведение табеля учёта рабочего времени и т.д.

Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведённый перечень даёт представление о специфике секретарской работы, в связи с чем уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.

Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работы в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.

Документооборот включает в себя работу с готовыми документами, созданным данным учреждением, получаемый извне (приём, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочные работы, формирование дел, хранение и использование документов, движение документов и информации по инстанциям).

3 формы организации работы с документами:

1. Централизованная форма: применяется в учреждениях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в 1 структуре подразделения (канцелярия, общий отдел).

2. Децентрализованная форма: работа с документами все операции выполняют в структурном подразделении учреждения, как правило, разобщённых территориально.

3. Смешанная форма: используется в крупных учреждениях со сложной структурой и большим объёмом документооборота.

При выборе формы организация работы с документами для конкретного учреждения надо учитывать следующие факторы;

а) объём документооборота.

б) характер работы учреждения, его территориального размещения.

в) структура учреждения и его подразделения.

г) техническая оснащённость.

Наиболее важен при выборе формы организации работы с документами, объёмом документооборота.

Для определения учреждения по документообороту используют категорийность предложенную СГСДО.

1 категория: учреждения с объёмом документооборота свыше 100 тысяч документов в год.

2 категория: учреждения с документооборотом от 25 тысяч до 100 тысяч в год.

3 категория: учреждения с документооборотом от 10 тысяч до 25 тысяч в год.

4 категория: учреждения с документооборотом от 10 тысяч документов в год.