Оглавление введение

Секретарь - это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда в «форме»: тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать «нюансы» дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать.

Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на приём. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.

Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчинёнными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, чётко и оперативно классифицировать её часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения. От эффективности работы секретаря зависит эффективность работы организации. Все взаимосвязано, что и определяет актуальность настоящей работы.

Целью работы является: изучение организации труда секретаря, сравнение работы секретарей в России и за рубежом, их общая характеристика и особенности, основные требования, особенности и эффективность работы секретаря на сегодняшний день в России.

Данная работа направлена на решение следующих задач:

- рассмотрение организации труда секретаря;

- рассмотрение труда секретаря;

- обзор особенностей работы секретаря за рубежом.

Глава 1. Организация труда секретаря

Днём рождения должности секретаря в России можно считать 27 февраля 1720 года. Как и многие другие нововведения, это тоже принадлежит Петру I, который вместо устаревшей системы приказов создал двенадцать коллегий, каждая из которых ведала своей отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Их работа строилась в соответствии с Генеральным регламентом государственных коллегий. Тогда впервые и появился термин «секретарский чин». «При таких учреждениях должность чина секретарского в том и состоит, что ему на всех приходящих письмах и доношениях нумера подписывать, и на них числа, когда подано приписывать и об оных без всякого подлога и пристрастия, но по нумерам и числам доносить». В значительной степени результат решения того или иного дела зависел от того, как его доложит секретарь, который обязан был быть образованным, хорошо знать законы, уметь разбираться в различных ситуациях, знать своё дело до тонкостей.

В 1840 году появились первые личные секретари руководителей - на крупнейших по тем временам Путиловском и Невском заводах. Постепенно и другие предприниматели стали нуждаться в помощниках, и должности секретарей были введены на многих предприятиях. Так как руководители предъявляли к секретарям всё более высокие требования, то без специальной подготовки работать в этой должности становилось сложно. Как известно, «спрос рождает предложение», и в 1868 году в Харькове открываются первые секретарские курсы.

Издаются специализированные журналы для личных секретарей, создаются различные курсы повышения квалификации. При участии секретарей в Петербурге был создан профсоюз лиц, занимающихся конторским трудом на торгово-промышленных предприятиях города, который помогал защищать их права.

В начале XX века научно-технический прогресс привнёс в работу секретарей много новшеств. В те годы в работе секретариатов использовались двадцать три модели пишущих машин, восемь моделей множительных аппаратов, два вида диктофонов и некоторое количество канцелярских принадлежностей, в том числе и новинки - перьевые ручки.

Очередной бурный виток развития профессия секретаря пережила в начале 20-х годов. Должность «секретарь» в составе советского государственного аппарата имела достаточно большое значение. Большинство руководителей понимали, что именно секретарь встречает тех, кто обращается в органы власти. Секретари занимались подготовкой материалов к совещаниям, напоминали о сроках исполнения решений. Часто секретари руководящих работников выполняли и творческие функции, были своеобразными консультантами директоров, следившими за качеством подготовки служебных документов, помогавшими руководителям в приёме посетителей. Как правило в секретари шли девушки (редко юноши) из низших слоёв населения, которые не получили должного воспитания, но получили «свободу» и конечно многие из них понимали эту свободу по своему.

В 1925 году должность секретаря уравняли с машинистками и рассыльными, причислив их к «канцелярско-техническим специалистам». Затем секретарей разделили на две неравноценные в обязанностях и окладах группы: помощники-референты и секретари – машинистки, выполнявшие чисто технические функции. На долгое время престиж профессии был утерян. Возрождение началось только в 70-е годы.Глядя на профессионалов из зарубежных стран, советские секретари стали перенимать их опыт. Профессия снова требует многогранных знаний и профессионализма. На сегодняшний день уровень подготовки секретарей, например, в Москве, по стандартам Международной ассоциации профессиональных секретарей соответствует самым высоким требованиям. Такие профессионалы сегодня называются офис - менеджерами, и лучшие представители этой профессии ещё оставят свой след в истории России.