1.8.3.2. Организация доставки товаров и приём грузов

В зависимости от удаленности поставщика различают доставку груза одногороднюю и иногороднюю.

Одногороднюю доставку осуществляют, как правило, автомобильным транспортом, в том числе и городским (в зависимости от объема поставки).

Иногороднюю доставку производят разными видами транспорта, что определяется главным образом удаленностью, стоимостью транспортировки и характеристикой груза (например, для скоропортящихся товаров).

Место получения груза стороны оговаривают при заключении договора, фиксируют в нем и определяют объем контроля за поставляемым товаром и нюансы документирования данной хозяйственной операции.

Приемку груза осуществляют по количеству и качеству на основании утвержденных положений и инструкций. Методы проверки качества определяются ГОСТами на соответствующие товары. Кроме того, процедура приемки товара по количеству и качеству определена постановлениями Госарбитража при Совете Министров СССР, утвердившими «Инструкцию о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству» (от 15.06.65 г. № П-6 в редакции от 29.12.73 г. № 81, от 14.11.74 г. № 98, от 23.06.75 г. № 115); «Инструкцию о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству» (от 25.04.66 г. № П-7 в редакции от 29.12.73 г. № 81, от 14.11.74 г. № 98, от 23.06.75 г. № 115); «Инструкцию о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов» (от 15.10.90 г.). Наиболее часто этими инструкциями руководствуются при поставке продукции для государственных нужд, в других случаях - условиями договора или обычаями делового оборота.

Приемку на железнодорожных, водных станциях, а также на аэровокзалах производят немедленно после получения уведомления о прибытии груза. За несвоевременное получение груза предусматривается взимание штрафа.

Приемку осуществляют по количеству мест и массе брутто на основании:

• грузовой квитанции (железнодорожной накладной)- при следовании груза по железной дороге или воздушным путем;

• коносамента - при доставке водным путем;

• счета-фактуры.

При отсутствии сопроводительных документов составляют «Акт о фактическом наличии товаров», в котором указывают на отсутствие сопроводительных документов. Если принимаемые товары поступили в нескольких транспортных местах (вагонах, контейнерах и т.п.), то в акте необходимо указать количество поступивших товаров в каждом отдельном товарном месте.

В случае обнаружения недостачи или порчи груза комиссией составляется «Коммерческий акт». В состав комиссии обязательно входит представитель транспортной организации.

При получении товаров вне организации у лиц, осуществляющих приемку товара, должна быть доверенность своей организации на право получения груза. Порядок оформления доверенностей и получения по ним товаров установлен «Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», утвержденной Минфином СССР от 14.01.67 г. № 17 и п. 5 ст. 185 ГК РФ.

При этом необходимо учитывать, что в соответствии с положениями Гражданского кодекса РФ доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати данной организации (подпись главного бухгалтера при этом необязательна в отличие от требований Инструкции Минфина СССР). В связи с этим доверенность от имени юридического лица государственной или муниципальной формы собственности в обязательном порядке должна быть подписана главным (старшим) бухгалтером, что подтверждено Постановлением президиума Высшего арбитражного суда РФ от 13.08.96 г. № 1792/96. В том случае если материальные ценности получает сам руководитель фармацевтической организации, то доверенность не требуется, но его полномочия должны быть подтверждены документом, удостоверяющим личность, а роспись в получении ценностей - оттиском печати организации. Формы доверенностей № М-2 и № М-2а утверждены Постановление Госкомстата от 30.10.97 г. № 71а. Доверенность выдается в одном экземпляре на срок до 15 дней.

Приемка товара в фармацевтической организации осуществляется по количеству мест и, если это необходимо, по массе нетто на основании:

• товарной накладной (форма № ТОРГ-12);

• счета или счета-фактуры (форма 868 или 868а соответственно).

В зависимости от особенностей товаров к этим документам могут быть приложены:

• документы, подтверждающие массу (количество товаров), - упаковочный ярлык, кипные карты и т.п.;

• сертификаты качества (соответствия) и другие аналогичные документы;

• сопроводительный лист;

• протокола согласования цен и др.

Количество поступивших товаров при приемке внутри организации фиксируют в тех же единицах, которые были указаны в сопроводительных документах.

В случаях, когда во время фактического поступления товара отсутствуют документы поставщика, созданная приемная комиссия составляет «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика» (форма № ТОРГ-4). В дальнейшем принимаются меры к получению обязательных сопроводительных документов.

На одном из экземпляров товарной накладной, сопровождающей груз, фармацевтической организацией ставится печать, указывается количество принятых мест, суммы товара по товарным накладным, дата приемки и подпись материально ответственного лица.

Далее продукцию принимают по числу единиц и массе нетто на основании упаковочного ярлыка, вложенного поставщиком в каждое упакованное место.

Согласно инструкциям П-6 и П-7, приемка товаров по весу нетто и количеству товарных единиц в каждом месте производится не позднее 10 дней с момента получения товаров от поставщика или выдачи груза транспортной организацией. В районах Крайнего Севера и отдаленных районах этот срок не должен превышать 60 дней.

Приемка товаров по качеству и комплектности производится при иногородней поставке не позднее 20 дней после поступления их в фармацевтическую организацию или выдачи груза транспортной организацией. Если поставка осуществляется в пределах одного города, то приемка должна быть произведена не позднее 10 дней.

Скоропортящиеся товары (сыворотки, вакцины и т.д. должны быть приняты по количеству и качеству не позднее 24 ч (в районах Крайнего Севера - 48 ч).

В случае обнаружения отклонений в количестве и качестве фармацевтическая организация обязана обеспечить сохранность непринятых товаров и предотвратить смешение этих товаров с однородными, в том числе принадлежащими самой организации. Для продолжения приемки необходимо вызвать представителя организации-поставщика. Случаи вызова представителя иногороднего поставщика предусмотрены в Основных и Особых условиях поставки или в договоре.

В адрес поставщика не позднее 24 ч после выявления несоответствия поставленного товара по количеству или качеству направляется уведомление, которое должно содержать следующую информацию:

• наименование товара, дату и номер счета-фактуры или номер транспортного документа;

• время, на которое назначена приемка продукции по количеству или качеству и комплектности;

• при отклонении в количестве - количество недостающего товара, характер недостачи (количество отдельных мест, внутритарная недостача, недостача в поврежденной таре и т.п.) и стоимость недостающего товара;

• при отклонении по качеству и комплектности - основные обнаруженные недостатки товара, количество товара ненадлежащего качества или некомплектной продукции (с истекшим сроком годности, фальсифицированные лекарственные препараты и т.д.).

Иногородний поставщик не позднее следующего после вызова дня обязан сообщить, будет ли им направлен представитель для участия в проверке количества и качества товара (неполучение ответа на вызов в установленный срок дает право фармацевтической организации осуществить приемку товара до истечения срока явки представителя поставщика). Представитель иногороднего поставщика обязан явиться не позднее чем в 3-дневный срок после получения вызова (время, необходимое на дорогу, в этот срок не включается).

Представитель одногороднего поставщика обязан явиться не позднее чем на следующий после вызова день.

В случае неявки представителя поставщика (независимо от причины) в качестве членов комиссии по приемке товара может выступать представитель другой организации или представитель общественной (профсоюзной) организации получателя. Приемка товара с письменного согласия поставщика может быть проведена фармацевтической организацией в одностороннем порядке.

В случае участия в приемке представителя общественной организации на его кандидатуру налагаются определенные ограничения. С одной стороны, он должен быть компетентным в вопросах определения количества и качества подлежащих приемке товаров, с другой - не должен быть материально ответственным лицом либо подчиненным ему, связанным с учетом, приемкой, хранением, отпуском материальных ценностей, юрисконсультом и претензионистом. Он также не может участвовать в приемке товаров более 2 раз в месяц.

В приемке товаров по качеству и комплектности в случае неявки представителя поставщика может принимать участие эксперт Бюро товарных экспертиз или сотрудник соответствующей инспекции по качеству.

Представителю для участия в приемке товара выдается разовое удостоверение [форма № А-1.3 утверждена Приказом МЗ РФ № 98/124 от 14.05.98 г. «Перечень внутриведомственных форм первичных учетных документов организаций розничной фармацевтической (аптечной) сети»], в котором указываются дата выдачи; номер; фамилия, имя, отчество, место работы и должность лица, которому выдано удостоверение. Удостоверение подписывает руководитель организации, выдавшей его, и заверяет печатью.

По результатам приемки товара составляется «Акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товара» (форма № ТОРГ-2 или ТОРГ-3 для импортных товаров). Акт составляется в 3 экземплярах: один остается у материально ответственного лица, другие передаются в бухгалтерию и поставщику.

В случаях, предусмотренных стандартами, техническими условиями и др., при приемке товаров по качеству необходимо отобрать образцы или пробы (например, при несоответствии указанной в товарной накладной крепости этилового спирта, проведения качественного и количественного анализа и т.д.). Об отборе проб составляется акт в 2 экземплярах, подписываемый всеми участниками комиссии.

Согласно пункту 9 инструкции П-7, скрытые недостатки товара актируются в течение 5 дней по обнаружении недостатков. но не позднее 4 мес со дня назначения продукции. Эти сроки могут быть изменены в договоре.

В случае выявления скрытых недостатков товаров, имеющих гарантийный срок, который исчисляется с момента их розничной продажи, акт составляют в момент обнаружении недостатка независимо от времени получения товара.

Если ненадлежащее качество товара выявлено покупателем после приобретения его в аптечной организации, то в адрес поставщика должны быть направлены заявление потребителя об обмене товара и заключение аптечной организации с указанием изготовителя (отправителя) товара и поставщика, цены товара, характера недостатков и причин их возникновения, времени продажи; документы, предусмотренные правилами обмена промышленных товаров, купленных в розничной торговой сети. На основании «Акта о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей» (форма № ТОРГ-15) или внутриведомственной формы «Акта о порче товарно-материальных ценностей» (№ А-2.18) составляется претензия. Ее отправляют заказным письмом, по телеграфу или иным способом, обеспечивающим фиксирование момента отправления. Одногороднему поставщику претензию можно вручить под расписку о ее получении. Претензия рассматривается в течение 30 дней со дня получения. Ответ о результатах рассмотрения претензии дается в письменной форме за подписью руководителя организации-поставщика или его заместителя.

Принятый товар регистрируется в документах первичной учета:

• для оптовой фармацевтической организации - «Журнал учета поступающих грузов» (форма № МХ-4); «Партионная карта» (форма № МХ-10); «Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения» (форма № МХ-20 или № МХ-20а);

• для розничной фармацевтической организации - «Товарный отчет» (форма № ТОРГ-29 или форма № А-2.28-1 приходная часть).

Товар, подлежащий предметно-количественному учету или имеющий ограниченный срок годности (до 2 лет), дополнительно в фармацевтических организациях учитывается в документах:

• «Книга учета наркотических и других лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету» (форма № А-2.3);

• «Стеллажная карточка» (форма № А-1.9);

• «Журнал учета препаратов с ограниченным сроком годности».

Способ и форму оплаты товара и транспортных услуг оговаривают в договоре. Это может быть оплата за наличный расчет, в этом случае следует руководствоваться правилами ведения кассовых операций и предельными суммами расчетов наличными с юридическими лицами. Однако чаще используют формы безналичных расчетов.

Поступление товара от поставщика является основной, но не единственной приходной товарной операцией. Так, в розничной фармацевтической организации к этому виду хозяйственных операций также относятся:

• перевод в группу товар ценностей из других учетных групп. В этом случае должна быть оформлена «Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары» (форма № ТОРГ-13) или в случае перевода лекарственного растительного сырья «Акт на перевод в товар лекарственного растительного сырья» (форма №А-1.6);

• дооценка по лабораторно-фасовочным работам, а также взимание тарифа за изготовление экстемпоральных лекарственных форм и внутриаптечной заготовки, воды очищенной документируется на основании «Справки о дооценке и уценке по лабораторно-фасовочным работам, реализации услуг» (форма А-2.8);

• покупку аптечной посуды у населения проводят на основании «Ведомости покупки стеклянной посуды, бывшей в употреблении» (форма № А-1.7);

• оприходование экстемпоральных лекарственных форм, снятых с вертушки по истечении срока хранения, но годных к использованию (этиловый спирт любой концентрации, мази и порошки заводского изготовления, расфасованные в аптечную упаковку без смешения и других технологических операций). Основанием является «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика» (форма № ТОРГ-4);

• переоценка товаров в сторону увеличения стоимости (на основании «Акта о переоценке»).

Как указывалось ранее, одним из принципов учета товаров является составление материально-ответственными лицами отчетности о наличии и движении товаров. Формами оперативной отчетности оптового фармацевтического предприятия являются «Отчет о движении товарно-материальных ценностей» форма № МХ-20 и № МХ-20а, а аптечной организации - «Товарный отчет» форма № ТОРГ-29 или ведомственная форма № А-2.28; унифицированная форма «Товарный журнал работника мелкорозничной торговли» № ТОРГ-23 или внутриведомственный «Товарный отчет» (мелкорозничной сети) форма № А-2.26). Отчетные формы состоят из двух частей - адресной и предметной.

В адресной части товарного отчета указывают:

1. наименование предприятия и структурной единицы (отдел);

2. фамилию и инициалы материально-ответственного лица;

3. номер отчета;

4. период, за который составляется товарный отчет.

Предметная часть товарного отчета раскрывает структуру товарного баланса:

Он + П = Р + Ок

где Он - остаток товаров на начало отчетного периода; П - поступление товаров за отчетный период; Р - расход товаров за отчетный период; Ок - остаток товаров на конец отчетного периода.

Форма отчета № МХ-20 составляется при ведении учета товарно-материальных ценностей на складе по наименованиям, ассортименту и количеству, а форма № МХ-20а - при организации учета по отдельным партиям (внутри ассортимента) товарно-материальных ценностей. В учете под партией понимается однородный товар, поступивший по одному транспортному документу. Допускается считать одной партией:

• товары, поступившие одним видом транспорта (в одной автоколонне, железнодорожном вагоне и др.) независимо от количества транспортных документов;

• товары одного наименования, поступившие одновременно по нескольким транспортным документам одного поставщика, без расхождений по количеству и качеству.

При заполнении отчетов данные об остатках товаров на начало отчетного периода берут из предыдущего отчета по строке «Остаток на конец отчетного периода» или инвентаризационной описи, если отчет составляют после проведения инвентаризации.

В приходной части отчета материально-ответственного лица отражают рассмотренные нами ранее приходные товарные операции. Записи об операциях вносят на основании первичных документов, которыми были оформлены эти товарные операции.

В расходной части записывают на основании первичных документов расходные товарные операции.

После этого определяют остаток товаров на конец отчетного периода (остаток товаров на начало период плюс приход, минус расход).

Таким же образом в ведомственной форме товарного отчета розничной аптечной организации отражаются остатки и движение тары, вспомогательных материалов, лекарственного растительного сырья, топлива. Оборотной стороной данного отчетного документа является «Отчет о движении тары» в натуральных и денежных измерителях.

Унифицированная форма товарного отчета ТОРГ-29 содержит сведения только о движении товаров и тары в денежном измерителе. В формах отчета оптовой фармацевтической организации предусмотрено предоставление сведений о движении товарно-материальных ценностей в натуральном и денежном измерителях.

Движение товаров, согласно ведомственной форме, показывается в двух ценах - оптовой и розничной, тогда как типовые формы предусматривают отражение товара по одному из выбранных видов цен (цена покупки или продажи).

Периодичность составления товарного отчета зависит от объемов и интенсивности деятельности фармацевтической организации. Так, обязательными сроками оперативной отчетности являются 10 дней для аптечных киосков, 1 мес. - все остальные. В практике управленческого учета оперативная отчетность предоставляется каждые 1 - 5 дней.

Отчет составляется в 2 экземплярах: первый экземпляр отчета вместе со всеми приходными и расходными документами, общее число которых указывают в отчете, передают в бухгалтерию под расписку счетного работника на втором экземпляре, остающемся у материально-ответственного лица. Все приходные и расходные документы, на основании которых составляются отчеты, следует располагать в хронологическом порядке.

Нумерация отчетов должна быть последовательной с начала до конца года с 1-го номера по каждому материально-ответственному лицу.

При обнаружении ошибки в отчете бухгалтер делает соответствующие исправления, которые должны быть подтверждены материально-ответственным лицом. Исправления переносят на второй экземпляр отчета.

При учете товаров по покупным ценам, ведении партийного учета (что характерно для оптовых фармацевтических предприятий) рекомендуется вместо отчета составлять сопроводительные реестры сдачи документов (форма № ТОРГ-31), которые применяют для регистрации приходных и расходных документов за отчетный период.

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности и Инструкция по его применению, утвержденные Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н, предлагают два варианта ведения учета поступления товаров:

• в розничной торговле учет может вестись на счете 411 «Товары» - по покупным ценам;

• по продажным ценам с использованием синтетического пассивного счета 42 «Торговая наценка» (включая НДС);

• в оптовой торговле учет товаров ведется по покупным ценам на счете 41 «Товары».

Активный синтетический счет 41 «Товары» предназначен для обобщения информации о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи. К счету могут быть открыты 4 субсчета: 1. «Товары на складах»; 2. «Товары в розничной торговле»; 3. «Тара под товаром и порожняя»; 4 «Покупные изделия».

Дебетовое сальдо отражает стоимость товаров, принадлежащих организации на праве собственности, хозяйственного ведения или оперативного управления.

Дебетовый оборот составляют приходные товарные операции, а кредитовый оборот - расходные товарные операции.

Товары, принятые фармацевтической организацией по договору на ответственное хранение или приобретенные на условиях договора комиссии, учитываются на соответствующих забалансовых счетах 002 и 004.

Процесс расхода товаров в фармацевтической организации можно разделить на 2 части:

• оптовая и/или розничная реализация (товарооборот);

• прочий документированный расход (или выбытия).

В этом случае формула товарного баланса принимает вид:

Он + П = Р + В + Ок, где

Р - реализация (оптовая и/или розничная), В - выбытия.

Оптовые фармацевтические предприятия осуществляют реализацию товаров в соответствии с заключенными договорами купли-продажи, комиссии, поставки, мены и т.д.

Для повышения эффективности управления процессом реализации фармацевтическая торговая организация может использовать прием структурирования товарооборота по составным частям, используя различные признаки. Например, оптовые организации могут использовать такие признаки, как «графический, характер потребителя (другие оптовые предприятия, аптечные организации, лечебно-профилактические учреждения и др.), условия реализации (форма договорных решений) и т.д. На товар, отпускаемый из отдела экспедиции аптечного склада, составляют комплект сопроводительных документов в соответствии с условиями поставки (односторонняя или иногородняя), выбранным видом транспорта (автомобильный, железнодорожный, водный или воздушный), особенностями продукции.

Реализация товаров розничными аптечными организациями может быть разделена в соответствии с типом покупателя на 2 вида:

• реализация товаров конечным потребителям (населению);

• реализация товаров институциональным потребителям (организациям).

Тип покупателя влияет на документальное оформление операций по реализации товаров.

Традиционно аптечным предприятием оперативный учет с использованием внутриведомственных форм первичной учетной документации ведется по составным частям каждого вида реализации, при этом используют натуральные (количественные) и денежные измерители. Кроме этого, учет реализации может быть организован в выделенных организационных единицах (отделы - рецептурно-производственный, готовых лекарственных форм, безрецептурного отпуска и др.); отдельным ассортиментным группам (лекарственные препараты, предметы ухода за больными, косметическая продукция, очковая оптика и др.).