Порядок ведення касових операцій регулюється Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, що затверджене Правлінням НБУ України.

            Каса підприємства – приміщення або місце, що призначене для приймання, видачі та зберігання готівкових коштів та інших цінностей (цінних паперів, грошових документів).

            Касир – це посадова матеріально-відповідальна особа, яка завідує касою, видачею і прийманням грошей та інших цінностей, що зберігаються в касі. При призначенні працівника на посаду касира його знайомлять з порядком ведення касових операцій. Після цього з касиром укладають договір про повну матеріальну відповідальність.

            Підприємства, які мають рахунки в установах банків і здійснюють операції з готівкою, можуть мати у касі на кінець робочого дня готівку в межах лімітів залишку.

            Ліміт залишку готівки в касі – це граничний розмір готівки, що може залишатися в касі підприємства на кінець робочого дня, який встановлюється установою банку або самостійно визначається підприємством та узгоджується з установою банку. При цьому до банку подають заявку-розрахунок.

            Всю готівку понад суми встановленого ліміту підприємства повинні здавати до установи банку для зарахування на поточний рахунок.

            Порядок встановлення підприємствам ліміту каси, порядок і строки здавання готівки регулюється Інструкцією про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України.

            При виплаті заробітної плати, пенсій, стипендій, дивідендів (доходу) підприємства мають право зберігати готівку в касі понад установлений ліміт протягом трьох робочих днів (включаючи день одержання готівки в установі банку). Не виплачені протягом вказаного терміну суми повертаються до установи банку.

            Сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) через їх каси не повинна перевищувати 10 тис.грн. протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами.

Положення розроблено відповідно до статті 33 Закону України “Про Національний банк України” та Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні затвердженого Постановою Правління НБУ  N 637 від 15.12.2004 р.

У цьому Положенні нижчезазначені терміни вживаються в такому значенні:

відокремлені підрозділи – центри обслуговування клієнтів, представництва, відділення та інші структурні підрозділи, що наділяються частиною майна Товариства;

готівка (готівкові кошти) – грошові знаки національної валюти України – обігові банкноти і монети, які є дійсними платіжними засобами;

готівкова виручка (виручка) – сума фактично одержаних готівкових коштів по укладеним договорам страхування;

готівкові розрахунки – платежі готівкою підприємств (підприємців) та фізичних осіб по укладеним договорам страхування;

депонована заробітна плата – готівкові кошти, що одержані підприємствами (підприємцями) для виплат, пов’язаних з оплатою праці, та не виплачені в установлений строк окремим фізичним особам;

журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів – документ, що застосовується для реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів та інших касових документів. Форму журналу встановлено наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 N 51 ( v0051202-96 ) “Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій”;

картковий рахунок – банківський поточний рахунок, на якому обліковуються операції за платіжними картками;

каса – приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, касових документів;

касова книга – документ установленої форми, що застосовується для здійснення первинного обліку готівки в касі. Форму касової книги установлено наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 N 51 “Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій”;

касовий ордер – первинний документ (прибутковий або видатковий касовий ордер), що застосовується для оформлення надходжень (видачі) готівки з каси. Форму касових ордерів установлено наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 N 51 “Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій”. Форми касових ордерів, що використовуються спеціалізованими підприємствами та установами Національного банку України, які не мають оборотної каси, установлюються відповідним нормативно-правовим актом Національного банку України;

касові документи – документи (касові ордери та платіжні чи розрахунково-платіжні відомості, розрахункові документи, інші прибуткові та видаткові касові документи), за допомогою яких відповідно до законодавства України оформляються касові операції, звіти про використання коштів, а також відповідні журнали встановленої форми для реєстрації цих документів та книги обліку;

касові операції – операції Товариства з іншими юридичними та фізичними особами, що пов’язані з прийманням і видачею готівки під час проведення розрахунків через касу з відображенням цих операцій у відповідних книгах обліку;

книга обліку – касова книга, книга обліку доходів і витрат, книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей або книга обліку розрахункових операцій;

книга обліку доходів і витрат – документ установленої форми, що застосовується відповідно до законодавства України для відображення руху готівки. Форму відповідної книги обліку доходів і витрат установлено Державною податковою адміністрацією України;

книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей – книга, що застосовується для обліку готівки та сплачених документів. Форму зазначеної книги встановлено наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 N 51 “Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій”;

книга обліку розрахункових операцій (далі – КОРО) – прошнурована і належним чином зареєстрована в органах державної податкової служби України книга, що містить щоденні звіти, які складаються на підставі відповідних розрахункових документів щодо руху готівкових коштів, товарів (послуг);

ліміт залишку готівки в касі (далі – ліміт каси) – граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі в позаробочий час;

небанківська фінансова установа – юридична особа, яка відповідно до Закону України “Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг” надає одну чи кілька фінансових послуг та яка внесена до Державного реєстру фінансових установ в установленому законодавством України порядку. До небанківських фінансових установ належать кредитні спілки, ломбарди, лізингові компанії, довірчі товариства, страхові компанії, установи накопичувального пенсійного забезпечення, інвестиційні фонди і компанії та інші юридичні особи, виключним видом діяльності яких є надання фінансових послуг;

оператори поштового зв’язку – національний оператор та інші оператори (підприємства) поштового зв’язку, які згідно із Законом України “Про поштовий зв’язок” мають повноваження щодо виконання відповідних послуг з поштового зв’язку;

операційний час – частина операційного дня банку, протягом якої приймаються документи на переказ і документи на відкликання, що мають бути оброблені, передані та виконані цим банком протягом цього самого робочого дня. Тривалість операційного часу встановлюється банком самостійно та закріплюється в його внутрішніх нормативних актах;

оприбуткування готівки – проведення Товариством обліку готівки в касі на повну суму її фактичних надходжень у касовій книзі, книзі обліку доходів і витрат, книзі обліку розрахункових операцій;

переказ готівки – унесення певної суми готівки підприємством (підприємцем) або фізичною особою з метою її зарахування на рахунки відповідного підприємства (підприємця) чи фізичної особи або видачі одержувачу в готівковій формі;

підприємець – фізична особа, яка здійснює підприємницьку діяльність;

підприємства – юридичні особи (крім банків) незалежно від організаційно-правової форми та форми власності (їх відокремлені підрозділи), що є учасниками відносин у сфері господарювання, зокрема суб’єкти господарювання, які здійснюють підприємницьку діяльність, а також інші суб’єкти господарювання, органи державної влади та органи місцевого самоврядування;

позареалізаційні надходження – надходження від операцій, що безпосередньо не пов’язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна (включаючи основні засоби, нематеріальні активи, продукцію допоміжного та обслуговуючого виробництва), у тому числі погашення дебіторської заборгованості, заборгованості за позиками, безоплатно одержані кошти, відшкодування матеріальних збитків, внески до статутного капіталу, платежі за надане в лізинг (оренду) майно, роялті, дохід (проценти) від володіння корпоративними правами, повернення невикористаних підзвітних сум, інші надходження;

реєстратор розрахункових операцій (далі – РРО) – пристрій або програмно-технічний комплекс, у якому реалізовані фіскальні функції і який призначений для реєстрації розрахункових операцій під час продажу товарів (надання послуг), операцій з купівлі-продажу іноземної валюти та/або реєстрації кількості проданих товарів (наданих послуг);

розрахункова книжка (далі – РК) – належним чином зброшурована та прошнурована книжка, зареєстрована в органах державної податкової служби України, що містить номерні розрахункові квитанції, які видаються покупцям у визначених Законом України “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг”  випадках, коли не застосовуються реєстратори розрахункових операцій;

розрахунковий документ – документ встановлених форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі-продажу іноземної валюти, надрукований у випадках, передбачених Законом України “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг” і зареєстрований у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або заповнений вручну;

розрахункова квитанція – це розрахунковий документ, бланк якого виготовлений друкарським способом, а окремі реквізити заповнюються від руки або шляхом проштамповування при реєстрації розрахункових операцій за послуги (товари) або при видачі коштів покупцеві в разі повернення товару, рекомпенсації послуги;

торговець – суб’єкт підприємницької діяльності, який відповідно до договору з еквайром або платіжною організацією приймає до обслуговування платіжні інструменти з метою проведення оплати вартості товарів чи послуг (уключаючи послуги з видачі грошей у готівковій формі).

Вимоги до організації готівкових розрахунків

1. Товариство здійснює розрахунки за своїми грошовими зобов’язаннями, що виникають у господарських відносинах, пріоритетно в безготівковій формі, а також у готівковій формі (з дотриманням чинних обмежень) у порядку, установленому законодавством України.

2. Товариство здійснює розрахунки в безготівковому порядку, та готівкою  з юридичними та фізичними особами через касу як за рахунок готівкової виручки, так і за рахунок коштів, одержаних із банків. Зазначені розрахунки проводяться також шляхом переказу готівки для сплати відповідних платежів.

Товариство здійснює облік операцій з готівкою у відповідних книгах обліку.

3. Гранична сума готівкового розрахунку Товариства з іншим підприємством (підприємцем) протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами встановлюється відповідною постановою Правління Національного банку України. Платежі понад зазначену граничну суму проводяться виключно в безготівковій формі. Кількість підприємств (підприємців), з якими здійснюються розрахунки, протягом дня не обмежується.

Зазначені обмеження не поширюються на:

а) розрахунки Товариства з фізичними особами, бюджетами та державними цільовими фондами;

б) добровільні пожертвування та благодійну допомогу;

в) розрахунки Товарсивта за спожиту ним електроенергію;

г) використання коштів, виданих на відрядження;

У разі здійснення Товариством готівкових розрахунків з іншими підприємствами (підприємцями) понад установлену граничну суму кошти в розмірі перевищення встановленої суми розрахунково додаються до фактичних залишків готівки в касі на кінець дня платника готівки одноразово в день здійснення цієї операції, з подальшим порівнянням одержаної розрахункової суми із затвердженим лімітом каси.

4. Якщо Товариство чи підрозділи здійснюють готівкові розрахунки без відкриття поточного рахунку шляхом унесення до банків готівки для подальшого її перерахування на рахунки інших підприємств (підприємців) або фізичних осіб, то такі розрахунки для платників коштів є готівковими, а для отримувачів коштів безготівковими.

5. Уся готівка, що надходить до каси, має своєчасно (у день одержання готівкових коштів) та в повній сумі оприбутковуватися.

Оприбуткуванням готівки в касі Товариства, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.

У разі проведення готівкових розрахунків із застосуванням РРО або використанням РК оприбуткуванням готівки є здійснення обліку зазначених готівкових коштів у повній сумі їх фактичних надходжень у книзі обліку розрахункових операцій на підставі фіскальних звітних чеків РРО (даних РК).

Товариству  Законом України “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг” надано право проводити розрахунки готівкою із споживачами без використання РРО та РК і специфіка функціонування яких унеможливлює оформлення ними кожної операції касовим ордером, дозволяється оприбутковувати готівку наприкінці робочого дня за сукупністю операцій у цілому за робочий день з оформленням касовими документами і відображенням у відповідній книзі обліку.

Суми готівки, що оприбутковуються, мають відповідати сумам, визначеним у відповідних касових (розрахункових) документах.

6. Виходячи з потреби прискорення обігу готівкових коштів і своєчасного їх надходження до кас банків для Товарситва, установлюються ліміт каси та строки здавання готівкової виручки.

7. Товариство може тримати в позаробочий час у своїй касі готівкову виручку (готівку) в межах, що не перевищують установлений ліміт каси. Готівкова виручка (готівка), що перевищує встановлений ліміт каси, обов’язково здається до банків для її зарахування на банківські рахунки. Відокремлені підрозділи Товарситва можуть здавати готівкову виручку (готівку) безпосередньо до каси Товариства або до будь-якого банку для її переказу і зарахування на банківські рахунки Товариства. За відсутності банків готівкова виручка (готівка) для переказу на банківські рахунки Товарситва може здаватися до операторів поштового зв’язку та небанківських фінансових установ, які мають ліцензію Державної комісії з регулювання ринків фінансових послуг України на здійснення переказу коштів.

Здавання готівкової виручки (готівки) здійснюється самостійно або через відповідні служби, яким згідно із законодавством України надано право на перевезення валютних цінностей та інкасацію коштів.

Здавання готівкової виручки (готівки) може здійснюватися для зарахування на будь-який банківський рахунок Товариства.

8. Готівкова виручка (готівка) Товариства, у тому числі готівка, одержана з банку, використовуються ним для забезпечення потреб, що виникають у процесі його функціонування, а також для проведення розрахунків з бюджетами та державними цільовими фондами за податками і зборами (обов’язковими платежами).

Товариство не повинно накопичувати готівкову виручку (готівку) у своїй касі понад установлений ліміт каси для здійснення потрібних витрат до настання строків цих виплат.

9. Товариство має право зберігати у своїй касі готівку, одержану в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці, дивідендів (доходу), понад установлений ліміт каси протягом трьох робочих днів, уключаючи день одержання готівки в банку. Готівка, що одержана в банку на інші виплати, видається Товариством своїм працівникам у той самий день. Суми готівки, що одержані в банку і не використані за призначенням протягом установлених вище строків, повертаються Товариством до банку не пізніше наступного робочого дня банку або можуть залишатися в його касі (у межах установленого ліміту).

Товариство має право зберігати в касі готівку для виплат, які належать до фонду оплати праці та здійснюються за рахунок виручки, понад установлений йому ліміт каси протягом трьох робочих днів з дня настання строків цих виплат у сумі, що зазначена в переданих до каси платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях (далі – видаткові відомості).

10. Видача готівкових коштів під звіт або на відрядження (далі – під звіт) здійснюється відповідно до законодавства України.

Якщо підзвітній особі одночасно видана готівка як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань, то строк, на який видана готівка під звіт на ці завдання, може бути продовжено до завершення терміну відрядження.

Видача відповідній особі готівкових коштів під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.

Звітування за одержані під звіт готівкові кошти здійснюється відповідно до законодавства України.

11. Товариство під час здійснення розрахунків за готівку зобов’язане приймати у сплату за послуги без обмежень банкноти і монети (у тому числі обігові, пам’ятні, ювілейні монети, зношені банкноти та монети) усіх номіналів, які випускає Національний банк України в обіг, що є дійсним платіжним засобом і не викликають сумніву в їх справжності та платіжності. Крім того, Товариство має забезпечувати наявність у касі банкнот і монет для видачі здачі.

3. Порядок оформлення касових операцій

1. Касові операції оформляються касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахунковими документами, документами за операціями із застосуванням платіжних карток, іншими касовими документами, які згідно із законодавством України підтверджували б факт надання послуг, отримання (повернення) готівкових коштів.

2. Прийом коштів від клієнтів за укладеними договорами страхування проводиться співробітниками Товариства шляхом заповнення розрахункової квитанції.

Розрахункова квитанція складається з 2-х частин – корінця та відривної частини.

а) Відривна частина розрахункової квитанції повинна містити обов’язкові реквізити:

·        напис «РОЗРАХУНКОВА КВИТАНЦІЯ», серію (чотири літери) та номер (шість цифр), нанесені при виготовлені бланка квитанції»;

·        ідентифікаційний код за ЄДРПОУ Товариства;

·        назви окремих реквізитів, які стосуються даних про послугу (товар), а саме: написи «найменування послуги (товару)», «вартість о.в.» (одиниці виміру), «ПДВ (%)», «Вартість»;

·        рядки для записування даних про послугу (товар) або про операцію виплати: найменування товару (послуги, назви операції виплати), вартості одиниці виміру товару (суми коштів по одній операції виплати), ставки ПДВ у відсотках, вартість товару (суми коштів по здійснених операціях виплати),;

·        напис «сума розрахунку (грн.коп.)» та загальну вартість усіх послуг (товарів), оплачених за однією розрахунковою квитанцією (загальну суму виданих коштів);

·        напис «розрахунок провів», рядок для підпису особи, що здійснює розрахунки;

·        дату (день, місяць, рік) проведення розрахунків.

б) Корінець розрахункової квитанції повинен містити обов’язкові реквізити:

·        серію та номер, які нанесені при виготовлені бланка квитанції та збігаються з серією та номером відривної частини;

·        напис «сума розрахунку (грн. коп.), всього» та загальну суму отриманих за товар або послугу (наданих клієнтові) коштів;

·        напис «у т.ч. за ставкою ПДВ 20%», суму коштів, отриманих за товари чи послуги, продаж яких оподатковується ПДВ за ставкою 20%, або суму виданих покупцеві коштів, якщо видана сума зменшує податкові зобов’язання платника ПДВ;

·        рядки для записування даних про послуги (товари);

·        дату (день, місяць, рік) проведення розрахунків.

При виготовленні бланка розрахункової квитанції додатково до серії та номера можуть наноситися друкарським способом інші обов’язкові реквізити.