Тема 19. Управление коммуникациями проекта.
Это группа управленческих процессов, обеспечивающая формирование, сбор, распределение и сохранение информации в рамках проекта в целях его успешной реализации.
Предполагается, что у менеджера имеются специальные знания и навыки. Пример: понимание модели «отправитель-получатель», цепеобратные связи барьеров на пути взаимодействия.
Выбор средства коммуникаций: связывается письменно или устно; пользуются формальными и не формальными способами взаимодействия. Стиль письма: активный или пассивный диалог; структура предложения подбор слов.
Методы презентации: подготовка повестки для разработчика наглядных материалов; язык тела; управление конфликтами.
Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с ролью, полномочиями и ответственностью.
Процессы управления коммуникациями:
Планирование системы коммуникаций – это определение потребностей участников проекта в информации и взаимодействии. Кому какая, когда потребуется информация и каким образом она будет доставлена.
План коммуникаций может включать элементы:
План сбора информации, в котором употребляется ее потребители, методы получения, регистрации и хранение
План распределения информации, в которой употребляются методы ее доставки
Детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, используемые определения
Расписание и частота взаимодействия
Методы доступа к информации между запланированными актами
Процедура внесения изменений в план коммуникаций
План коммуникаций – составная часть плана проекта. Такой план:
Позволяет наглядно представить и согласовать общую картину коммуникаций
Является основой, на которую может ссылаться любой участник проекта при соглашении, разглашении действий.
Сбор и распределение информации – это исполнение плана коммуникаций, а так же порядок реагирования на неожиданные информационные запросы.
Виды коммуникаций:
внутренние и внешние;
формальные и неформальные;
письменные и устные;
вертикальные и горизонтальные.
Широко используются автоматизированные методы сбора и распределения информации. Важной формой взаимодействия менеджера и исполнителя является совещание. По статистике через совещание проходит от 30 до 80% времени контактов руководителя с участниками команды.
Параллельно осуществляется документирование хода работ: сбор, обработка, хранение документации по проекту. Компьютерные системы ведения электронных архивов, автоматизированные процессы накопления, кодирования и хранения текстовых и графических документов, облегчающих доступ к архивной информации.
Отчетность об исполнение – информация о текущем состоянии дел. Прогноз по исполнению оставшихся работ, ресурсов, рисков, проблем и изменений на основании этого выявляются отклонения от плана, вырабатываются корректирующие предложения.
Информационная система управления проектом (ИСУП) – организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств обеспечения эффективного управления проектом. В больших компаниях это часть корпоративной системы управления проектом.
ИСУП объединяет данные из различных подразделений, относящихся к конкретным проектам.
Принципы создания ИСУП:
Создание единой модели описания и предоставление информации по отдельным проектам или по портфелям проекта.
Настройка рабочих мест и обеспечение доступа к информации для различных участников с учетом их потребностей
Интеграция моделей ИСУП с другими корпоративными системами.
Три уровня управления:
Стратегический (утверждение финансирования, формы контроля). ИСУП обеспечивает сбор данных из различных источников, их обобщение и представление.
Уровень менеджера проекта. Нужны мощные информационные средства, создание адекватной информационной модели при различных изменениях.
Уровень исполнителя. Обеспечение детальной информации для выполнения работы и одновременной формулировки исходной информации о выполненных работах.