2. Оформлення пояснювальної записки

Пояснювальна записка – це текстовий документ з ілюстраціями, який виконується відповідно до вимог ГОСТу 2.105–79 і ГОСТу 2.106–68.

За структурою пояснювальна записка складається з листів і розділів, які рекомендується розташовувати в такій послідовності:

Титульний лист

Завдання

Зміст

Вступ

1. Загальна частина

2. Спеціальна частина

3. Організація виробництва

4. Економіка виробництва

5. Охорона праці і навколишнього середовища

Список використаної літератури

Додатки (технологічна документація)

Наведена структура пояснювальної записки подана відповідно до ви­мог щодо написання дипломного проекту. У курсовому проекті деякі розділи пояснювальної записки (наприклад, організація й економіка виробництва) можуть бути відсутніми.

2.1Загальні вимоги

Пояснювальна записка виконується на листах паперу формату А4 (297´210 мм), а схеми, таблиці, графіки і т.п. можна виконувати на листах будь-яких форматів, встановлених ГОСТом 2.301–69.При цьому на кожному листі (з одного боку) чорною тушшю (чорнилом, пастою) викреслюється внутрішня рамка, що утворює поля : зліва 20 мм, справа, зверху й знизу по 5 мм. Окрім того, на кожному листі (за винятком титульного, завдання) виконується основний напис за ГОСТом 2.104–68: для першого листа – форма 2, для наступних листів – форма 2а (рис. 2.4,2.5).

Усі ілюстрації, наведені в пояснювальній записці, слід виконувати чі­тко й охайно, чорною тушшю (чорнилом , пастою) або олівцем.

Зразки текстових документів виконуються друкарським або рукопис­ним способами. Шрифт повинен бути чітким, висотою не менше 2,5 мм.

Листи пояснювальної записки нумерують наскрізною нумерацією арабськими цифрами. Титульний лист не нумерується. Додатки також включають у загальну нумерацію пояснювальної записки.

Текст пояснювальної записки виконується тільки чорним кольором.

• Відстань від внутрішньої рамки до меж тексту слід зали­шати: на початку рядків не менше 5 мм, в кінці – не менше 3мм.

• Відстань від верхньої або нижньої частини рамки до тексту повинна бути не менше 10 мм.

• Починаючи абзац, відступайте 20…22 мм від рамки.

• Відстань між рядками тексту (мінімум) – 8мм, при машинописному способі- 1,5 інтервал.

• Від тексту до назви підрозділу, а також від заголовка до тек­сту при рукописному способі відстань повинна бути 15мм, а при машинописному – 2-3 інтервали.

• Відстані між заголовками розділу і підрозділу – 8мм, при ма­шинописному – 2 інтервали.

• При машинописному способі текст виконується 14 розміром шрифта Times New Roman.

2.2. Побудова записки

Текст пояснювальної записки курсових та дипломних проектів скла­дається з розділів і підрозділів. Цей поділ пов’язується з завданням на проектування. Наприклад, пояснювальна записка дипломного прое­кту складається з таких основних розділів:

1. Загальна частина

1. Спеціальна частина

3. Організація виробництва

4. Економіка виробництва

5. Охорона праці і навколишнього середовища

Розділи пояснювальної записки повинні мати порядкові номери, по­значені арабськими цифрами.

Підрозділи повинні мати нумерацію в межах кожного розділу. Но­мери підрозділів складаються з номерів розділу і підрозділу, розділе­них крапкою.

Розділи, як і підрозділи, можуть складатись з одного або кількох пун­ктів.

Якщо розділ не має підрозділів, то нумерація пунктів у ньому повинна бути в межах розділу і номер пункту повинен складатись із номерів розділу і пункту, розділених крапкою.

Якщо розділ має підрозділи, то нумерація пунктів повинна бути в ме­жах підрозділу і номер пункту повинен складатись із номерів розділу, підрозділу і пункту, розділених крапками, наприклад :

3. ОРГАНІЗАЦІЯ ВИРОБНИЦТВА

3.1. Організація ремонтної служби виробництва

3 .1.1. Нумерація пунктів першого підрозділу

3.1.2. третього розділу записки

3.2. Технологічний процес

3.2.1. Нумерація пунктів другого підрозділу

3.2.2. третього розділу записки

Якщо розділ або підрозділ складається з одного пункту, він також ну­мерується.

Пункти при необхідності можуть бути розбиті на підпункти, які повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного пун­кту, наприклад: 4.2.1.1., 4.2.1.2., 4.2.1.3.

• Кожен пункт, підпункт і перелік записують з абзацу.

• Найменування розділів і підрозділів повинно бути коротким. На­зви розділів записують у вигляді заголовків (симетрично до тексту) ве­ликими літерами (при рукописному та машинописному виконанні – буквами висотою 7 мм).

• Найменування підрозділів записують у вигляді заголовків (з абзацу) малими літерами (окрім першої ве­ликої).

• Слова в заголовках не переносяться. Крапку в кінці заголовка не cтавлять. Якщо заголовок скла­дається з двох речень, їх розділяють крапкою.

• Кожен розділ пояснювальної записки починають з нової сторінки.

2.3. Виклад тексту

Текст пояснювальної записки повинен бути коротким, чітким і не допускати різних тлумачень.

Виклад матеріалу повинен іти від першої особи множини, напри­клад: “приймаємо”, “визначаємо”. Допускається також використання неозначеної форми, наприклад: “приймається”, “визначається”, “роз­робляється” і т.п.

При викладі обов’язкових вимог у тексті повинні використовува­тись слова “повинен”, “слід”, “необхідно” і похідні від них.

У пояснювальній записці можуть використовуватись науково-технічні терміни, позначення і визначення, встановлені відповідними стандартами, а при їх відсутності – загальноприйняті в науково-технічній літературі.

Якщо в пояснювальній записці прийнята специфічна терміноло­гія, то в кінці її (перед списком літератури) повинен бути наведений пе­релік прийнятих термінів із відповідними поясненнями. Перелік включають у зміст записки.

У тексті пояснювальної записки не допускається:

• використовувати для одного і того ж поняття різні науково-технічні терміни, близькі за змістом (синоніми), а також іншомо­вні слова і терміни при наявності рівнозначних слів і термінів в українській мові;

• скорочувати позначення одиниць фізичних величин, якщо вони використовуються без цифр, за винятком одиниць фізичних величин у таблицях і в поясненнях буквених позначень, які вхо­дять у формули;

• застосовувати скорочення слів, крім встановлених прави­лами української орфографії, пунктуації, а також відповідними державними стандартами (наприклад , ГОСТ 2.316-68);

• використовувати в тексті математичний знак мінус ( - ) пе­ред від’ємними значеннями величин. Замість математичного знаку ( - ) слід писати слово “мінус”;

• використовувати математичні знаки без цифр, наприклад £ (менше або рівне), ³ (більше або рівне), ¹ (не дорівнює), а також знаки № (номер), % (відсоток);

• використовувати індекси стандартів ( ГОСТ, ОСТ, РСТ, СТП) без реєстраційного номера.

Якщо в документі прийнята особлива система скорочення слів або найменувань, то в ньому повинен бути наведений перелік прийнятих скорочень, який розміщують у кінці пояснювальної записки перед пере­ліком термінів.

Умовні буквенні позначення величин, а також умовні графічні по­значення повинні відповідати встановленим державним стандартам.

У тексті пояснювальної записки перед позначенням параметра дають його пояснення, наприклад: “Тимчасовий опір розриву sв ”.

Числові значення величин у тексті повинні вказуватись із необ­хідним ступенем точності, при цьому в ряді величин вирівнювання чи­сло знаків після коми не обов’язкове.

У тексті пояснювальної записки числа з розмірністю слід писати цифрами, а без розмірності – словами, наприклад: “Просвердлити п’ять отворів діаметром 20 мм “.

Одиниця фізичної величини одного і того ж параметра в межах усієї записки повинна бути постійною.

2.4. Оформлення розрахунків

У формулах слід використовувати позначення, встановлені стан­дартами. Значення символів і коефіцієнтів, що входять до її складу, по­винні бути наведені безпосередньо під формулою.

Якщо формул у документі більше як одна, їх нумерують арабськими ци­фрами в межах розділу. Одна формула позначається – ( 1 ) .

• Номер формули складається з номера розділу і порядкового номера формули, які розділяються крапкою і пишуться в круглих дужках.

• Якщо на одному листі декілька формул, то їх номери розміщують на одній вертикальній лінії.

Пояснення кожного символу і числових коефіцієнтів, які входять у формулу, якщо вони не пояснені раніше у тексті, повинні бути наведені під формулою. Пояснення починається зі слова “де” без двох крапок після нього.