Розділ ііі табличний процесор microsoft excel 2003

Тема 3.1 Сортування та фільтрація даних в Excel

Мета: ознайомитись з поняттями та засобами сортування та фільтрації даних в програмі Excel, виконати вправи на сортування та фільтрацю.

Література:

1. „Інформатика та комп’ютерна техніка. Навчально-методичний посібник” – Редько М.М. , Вінниця: Нова книга, 2007 (стор. 397-398, 409-410)

2. „Енциклопедія Microsoft Office 2003” - Фролов І., Бук Пресс, 2006 (стор. 145)

3. „Microsoft Office 2003. Керівництво користувача” – Берлінер З.М., Глазиріна І.Б., Глазирін Б.З., М.: Біном, 2004 (стор. 215-218)

Завдання: законспектувати тему до зошита з самостійної роботи у вигляді відповідей на контрольні запитання, приведені в кінці теми та виконати практичні завдання приведені в темі, скласти звіт з практичного завдання.

Зміст теми:

Excel дозволяє впорядкувати дані таблиці в алфавітно-цифровому порядку по зростанню або спаданню значень. Числа сортуються від найменшого від’ємного до найбільшого додатного, а текстову інформацію — в алфавітному порядку (по зростанню чи спаданню). З цією метою використовують відповідні піктограми на стандартній панелі інструментів Excel.

У якості ключа Excel бере виділений стовпчик, або стовпчик у якому знаходиться курсор.

Сортування даних по декількох полях. Засоби Excel дозволяють одночасно сортувати записи по трьох полях. Слід виділити поля, дані яких підлягають сортуванню, а потім подати команду Дані – Сортування... Послідовність сортування полів вибирається в діалоговому вікні Сортування діапазону в списках, що розкриваються: Сортувати по А, Потім по В, В останню чергу по С.

Розташовані поруч із кожним списком перемикачі по зростанню, по зменшенню дозволяють задати напрямок сортування.

Перемикач Ідентифікувати діапазон даних по дає можливість ідентифікувати дані по підписах або позначених стовпців аркуша.

За необхідності сортування по чотирьох i більше полях варто виконати кілька послідовних сортувань. Щоб не втрачати результати попереднього сортування, необхідно спочатку виконати сортування за останніми трьома ключами, а потім за найпершим.

Фільтрація використовується при роботі з великими таблицями i дає можливість бачити не всю таблицю, а тільки її частину, котра висвітлюється за певними ознаками (критеріями). Щоб вибрати критерії, за якими здійснюється фільтрація потрiбно виконати такі дії:

• виділити таблицю;

• скористатися командою Дані – Фільтр – Авто фільтр. Відразу в кожній клітинці верхнього рядка таблиці з’явиться по кнопці списку (рекомендується верхній рядок залишити вільним).

Клацаючи кнопки списку, вибираємо відповідні критерії фільтрації, тобто відбору. І одержимо таблицю з відібраними даними. У цій таблиці можна отримувати необхідні суми, добутки, виконувати інші дії, як i в будь-якій таблиці.

Практичні завдання:

1. Включити комп’ютер, відкрити програму Excel.

2. Присвоїти книзі ім’я Успішність.

3. На листі 1 побудувати таблицю Успішність групи, що відображає оцінки групи з дисципліни „Інформатика і обчислювальна техніка” за останній місяць.

4. Виконати фільтрацію інформації, що знаходиться в таблиці:

• вибрати студентів, що навчаються на 5, виділити діапазон (зверху масиву залишити один вільний рядок для кнопок фільтру), що містить інформацію, яка підлягає фільтрації;

• ввімкнути авто фільтр (Дані – Фільтр - Автофільтр);

• у полях таблиці встановити умови фільтрації (Умова – рівно – 5 - ОК);

• результати фільтрації зберегти на окремому листі як Успішність5;

• аналогічно виконати фільтрацію і вибрати студентів, які навчаються на 4 і 5, на 3 та на тих, що мають незадовільні оцінки;

• результати фільтрації зберігати на окремих листах;

5. Визначити, користуючись початковою таблицею, середній бал за місяць. Для цього використати Вставка – Функція... – СРЗНАЧ.

6. Відсортувати студентів за середнім балом успішності у зростаючому і спадаючому значенні середнього балу успішності.

7. Таблицю, відсортовану за спадаючим значенням зберегти на окремому листі з назвою Рейтинг.

8. Закрити вікно програми Excel, зберігши результати.

Контрольні запитання:

1. Що таке сортування даних?

2. Як виконати сортування даних в Excel?

3. Як виконати сортування даних по декількох полях?

4. Що таке фільтрація даних?

5. Як виконати фільтрацію даних в Excel?

6. Як зберегти отримані результати сортування або фільтрації?