Тема 4.2 Робочий стіл та інструменти скбд Access

Мета: ознайомитись зі складом робочого столу, основними панелями інструментів та меню СКБД Access.

Література:

1. „Інформатика та комп’ютерна техніка. Навчально-методичний посібник” – Редько М.М. , Вінниця: Нова книга, 2007 (стор. 448 - 451)

2. „Енциклопедія Microsoft Office 2003”-Фролов І., Бук Пресс, 2006(стор. 240-243)

3. „Microsoft Office 2003. Керівництво користувача” – Берлінер З.М., Глазиріна І.Б., Глазирін Б.З., М.: Біном, 2004 (стор. 321-325)

Завдання: законспектувати тему до зошита з самостійної роботи у вигляді відповідей на контрольні запитання, приведені в кінці теми та виконати практичні завдання приведені в темі, скласти звіт з практичного завдання.

Зміст теми:

Microsoft Access — це функціонально повна реляційна СУБД. У ній передбачені всі необхідні засоби для визначення та обробки даних, а також для керування ними при роботі з великими обсягами інформації.

Основними об’єктами будь-якої бази даних є таблиці. Найпростіша БД має хоча б одну таблицю. Отже структура БД тотожна структурі двомірної таблиці. Основними елементами БД є запис – це сукупність деяких полів, до кожного з яких занесене деяке повідомлення. Кожен рядок бази даних називається записом, а стовпчик – полем. Характер зв’язку між записом і полем  визначає тип організації баз даних.

На робочому столі СУБД Access є такі об’єкти БД:

1.      Таблиці – основні об’єкти БД, в них зберігається структура БД (поля, їх типи і властивості).

2.      Запити – служать для отримання даних із таблиць і представлення їх користувачеві в зручному вигляді. З допомогою запитів виконують такі операції як відбір даних, сортування, фільтрацію

3.      Форми – це засоби для вводу даних. Переваги форм розкриваються наглядно тоді, коли відбувається введення даних і заповнення бланків (наприклад, АС "Диплом", заповнення анкет студентів)

4.      Звіти – призначені для виводу даних на друкуючий пристрій. Передбачає спеціальні елементи оформлення, характерні для друкуючих документів. Наприклад, АС "Диплом", друк заявок на дипломи (фірмовий бланк, внизу – дата, печатка, підпис керівника).

Система управління базами даних Access, запуск системи.

Система управління базами даними Microsoft Access входить до складу пакета Microsoft Office. Вона дозволяє розв'язувати широке коло завдань користувачів без програмування.

Одна з переваг СУБД Access полягає в тому, що вона має прості та зручні засоби обробки кількох таблиць у одній базі даних. Таблиця – це місце зберігання даних, вона є основним елементом бази даних.

У системі Access є різні способи управління даними: система меню, панелі інструментів, контекстне меню, вказівник миші та комбінації клавіш. СУБД Access має значну кількість спеціальних програм, які отримали назву "майстри". Є майстер таблиць, майстер кнопок, майстер форм і т.д. Майстри здійснюють діалог з користувачем.

Система Access має розвинуту систему запитів, яка дозволяє отримувати на екрані різні відомості з таблиць.

Запуск системи Access здійснюється з ОС Windows. В головному меню вибрати Программы→Microsoft Access.

Після завантаження Access на екрані з’явиться вікно програми з розташованою на ділянці завдань панеллю Приступаючи до роботи, де на ділянці Відкрити користувач повинен вибрати один із наступних варіантів роботи:

• створити нову базу даних - посилання Створити файл...

• відкрити існуючу базу даних – посилання Додатково...

Вибравши перше посилання одержимо такі варіанти створення нової бази даних:

• Нова база даних... – створення нової бази даних „з чистого аркуша”;

• Із наявного файлу... – дозволяє створити базу даних на основі уже існуючої;

• На моєму комп’ютері ... – забезпечує створення бази даних на основі шаблонів, що є на даному комп’ютері.

Найчастіше обирають перший варіант створення бази даних. Отже, при виборі Нова база даних... на панелі Створення файлу, то з’явиться вікно Файл нової бази даних де потрібно вибрати папку розміщення бази, ввести ім’я нової бази і натиснути кнопку Створити.

Після створення файлу в програмі відкривається пусте вікно бази даних і в ньому можна проводити всі операції – створювати і редагувати об’єкти БД.

Відкриття БД відбувається за допомогою вибору посилання Додатково... на панелі Приступаючи до роботи. У діалоговому вікні Відкриття файлу бази даних потрібно вказати ім’я і адресу існуючого файлу бази даних, яке забезпечує доступ до об’єктів БД і можливість створювати нові об’єкти.

Головне вікно бази даних містить вкладки з надписами Таблиці, Запити Форми, Звіти, Сторінки, Макроси, Модулі і кнопок:

• Відкрити – дає можливість відкрити вибрану таблицю, форму, запит або Переглянути звіт, або Запустити макрос;

• Конструктор – дозволяє перейти в режим доопрацювання будь-якого раніше створеного об’єкта;

• Створити – дозволяє приступити до створення нового об’єкту будь-якого вибраного типу;

• Видалити – вилучає виділений об’єкт;

• Великі значки – Маленькі значки – відображає об’єкти БД обраного типу у вигляді великих або малих значків у вікні бази даних;

• Список – малі позначки розташовані у вікні БД по вертикалі в алфавітному порядку за іменами об’єктів;

• Таблиця – виводить список з об’єктивними відомостями.