26.4. Кассовые операции в отечественной и иностранной валюте

Морское судно, как звено хозрасчетного предприятия, каким является морское па­роходство, может иметь в своем распоряжении денежные средства, а, следовательно, производить различные кассовые операции.

К денежным средствам морского транспортного судна относятся деньги:

получаемые с клиентуры за перевозку грузов, пассажиров и багажа, за радиограм­мы и т.п.;

получаемые из пароходства для выплаты заработной платы экипажу, на столовое довольствие, на приобретение материалов и инвентаря, топлива, на ремонт, судовые сборы и пр.

Основной учет денежных средств сосредоточен в главной бухгалтерии пароход­ства; на судне же ведется только частичный учет (по доходам - за перевозку пассажи­ров, багажа, радиограммы; по расходам - на зарплату экипажу, столовое довольствие).

Деньги судно получает в пароходстве (если находится в порту прописки) и по пе­реводам через агентство (если находится в других портах). Ответственность за сохран­ность денежных средств лежит на капитане. Он должен также принимать и выдавать деньги. Но под свою ответственность он может выдавать доверенность на получение денег для судна любому своему помощнику и поручить ему судовую кассу (обычно этим занимается третий помощник).

Касса принимает деньги по приходному ордеру установленной формы. Лицу, вно­сящему деньги в кассу приходный ордер на руки не выдают, а вручают квитанцию. При получении денег приходный кассовый ордер подписывает лицо, ведущее кассу, а приложенные к ордеру документы погашаются надписью "Получено" с указанием даты.

Выдаются деньги по расходному ордеру также установленной формы или платеж­ным ведомостям, заявлениям на выдачу, счетам и т.п. Документ на выдачу денег под­писывает только капитан судна. Расходный ордер может быть оплачен только в день его составления, выдавать его на руки получающему деньги запрещается. Немедленно после выдачи денег ордер подписывает третий помощник, а приложенные документы гасят надписью "Оплачено".

Приходные и расходные ордера должны выписываться чернилами, четко и ясно. Никаких подчисток, помарок и исправлений, даже оговоренных, не допускается.

Деньги экипажу выплачивает третий помощник капитана по платежным ведомо­стям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На платежных ведомостях должна быть наложена разрешительная виза капитана. По истечении трех дней после получения наличных денег против фамилий лиц, не по­лучивших зарплату, делается отметка "Депонировано". После выплаты составля­ется реестр-перечень депонированных сумм, а на каждой ведомости делается надпись о фактической выплаченной сумме и депонированной зарплате.

Вес поступления и выдачи наличных денег учитываются в кассовой книге. Запи­си в ней делает третий помощник капитана сразу же после получения или выдачи де­нег по каждому документу. Суммы, выданные из кассы без подтверждения расходны­ми кассовыми ордерами или распиской получателя в платежной ведомости, считаются недостачей третьего помощника капитана и взыскиваются с него. Он обязан отчитать­ся в срок за вес суммы, полученные авансом для выдачи заработной платы. Несмотря на это, именно капитан всегда остается ответственным за сохранность денежных средств и ценных документов на судне.

Пассажирские билеты, багажные квитанции, талоны на пользование ванной, кви­танции камеры хранения багажа, квитанции на взыскание штрафов в системе бухгал­терского учета относятся к бланкам строгой отчетности, которые учитывают и хра­нят как денежные документы, имеют для всех пароходств единую форму и порядко­вую нумерацию. Учет их начинается с момента выхода из типографии и продолжается до израсходования.

Вес бланки строгой отчетности выписываются по требованиям; их заполняют в четырех экземплярах, один из которых с отметкой склада остается на судне. Бланки строгой отчетности на основании корешка требования заносят в книгу учета билетов и бланков строгой отчетности, которую ведет на судах обычно помощник капитана, от­вечающий за денежный учет.

Капитан судна в присутствии представителя экипажа ежемесячно проверяет на­личие пассажирских билетов и бланков строгой отчетности. По окончании проверки он составляет акт о наличии документов строгой отчетности по установленной форме, который прилагается к кассовому пассажирскому отчету, передаваемому по окончании каждого рейса в финансово-валютный отдел пароходства, При обнаружении недоста­чи (или излишка) бланков строгой отчетности капитан выявляет причины и принима­ет меры к устранению недостатков в учете и хранении этих документов.

На морских судах все наличные деньги и ценные бумаги хранят в несгораемом шкафу или железных сундуках, которые закрывают и опечатывают сургучной печатью. Третий помощник капитана несет полную материальную ответственность за сохран­ность всех принятых им денежных сумм и ценных бумаг. Кассовый отчет по доходам ведется только на пассажирских и грузопассажирских судах.

Третий помощник капитана после получения или выдачи денег обязан сразу же записать суммы в судовую кассовую книгу на основании приходных и расходных ор­деров. Приходные и расходные ордера выписывает третий помощник капитана, а кас­совую книгу, прошнурованную и скрепленную подписями начальника пароходства и главного бухгалтера, получают из пароходства. Записи в кассовой книге делают чер­нилами, без помарок и подчисток. Неправильную запись зачеркивают тонкой чертой, чтобы была видна зачеркнутая сумма или текст. Любое исправление в кассовой книге оговаривается словом "исправлено" за подписью кассового помощника.

Итоги по приходу и расходу па пассажирских судах подсчитываются кассовым помощником ежедневно, а на грузовых - ежемесячно. Остаток денег на начало следу­ющего дня (месяца) выводится сложением остатка с приходом за данный день.

Кассовый отчет в национальной волюте с приложением всех оправдательных до­кументов капитан представляет в бухгалтерию пароходства после окончания каждого рей­са. Копии кассового отчета и прилагаемых к нему документов остаются на судне.

Кассовый отчет оформляется и представляется в следующем порядке:

1. Кассовый отчет со всеми документами должен быть представлен в главную бух­галтерию пароходства или выслан ценным письмом не позже чем через 5 дней по окон­чании отчетного месяца.

Если судно находится в заграничном плавании, отчет высылается но прибытии в первый украинский порт. Все документы должны быть пронумерованы и сшиты.

2. При получении денег из кассы пароходства запись по приходу кассового отчета делает работник финансового отдела (бухгалтерии) пароходства. Его подпись скрепля­ется печатью кассира пароходства.

При получении денег из Госбанка Украины (по переводам пароходства) запись по приходу кассового отчета делает капитан судна в гот же день с указанием даты и порта получения денег.

З.По приходу кассового отчета кроме сумм, поступающих в кассу судна наличны­ми деньгами, записывают также суммы не выплаченной по ведомостям заработной пла­ты членам экипажа (по графе "Сумма к выдаче").

По расходу кассового отчета записывают суммы начисленной заработной платы по ведомостям (по графе "Всего начислено").

4. Остаток на конец месяца выводится сложением остатка на начало месяца с сум­мой по строке "Итого по приходу" и вычитанием суммы по строке "Итого к расходу",

Вместе с кассовым отчетом представляется акт проверки наличия денег в кассе судна на конец месяца с указанием о соответствии наличия денег остатку по кассовой книге судна или недостач и излишков и об обстоятельствах их возникновения.

Кассовые отчеты на судах составляют (кассовые) третьи помощники. Вес докумен­ты на получение и выплату денег скрепляются подписью помощника капитана, веду­щего учет денежных средств, и утверждаются капитаном судна с указанием даты и ме­ста выплаты или получения денег.

К кассовому отчету по национальной валюте должны быть приложены следующие документы:

платежно-расчетные ведомости на выдачу зарплаты;

расчетные листки по зарплате на каждого члена экипажа;

табель учета рабочего времени членов экипажа;

акт о продаже из продовольственной кладовой судна за наличный расчет продук­тов команде;

справка на выплату премии за экономию топлива и смазочных материалов;

справка о расходах на культурные нужды экипажа;

квитанция приходного ордера на сдачу в кассу пароходства остатка судовой кас­сы.

Отчет составляется в двух экземплярах. Все подлинные документы прилагаются - к первому экземпляру, который направляется, в бухгалтерию пароходства.

Деньги для выплаты заработной платы экипажу и на другие расходы получает ка­питан в пароходстве, если судно находится в порту прописки, и в агентстве - в других портах. В тех порт-пунктах, где нет агентов, деньги получают в отделении Госбанка Украины по переводам из пароходства на имя капитана судна.

На всех денежных документах право первой подписи принадлежит капитану суд­на. Помощники капитана и механики подтверждают своей подписью выполнение и приемку работ или оказание услуг.

Капитан в свое отсутствие может доверить право первой подписи на денежных, документах помощнику, что оформляется приказом по судну. Если же такого приказа нет, выплачивать деньги по документам, подписанным помощником, не разрешается.

Для получения денег в пароходстве надо предъявить доверенность на получение, выписанную на имя получателя.

Кассовые операции в иностранной валюте. Находясь в заграничном плавании, экипажи судов часть заработной платы получают в иностранной валюте. Во время сто­янки судна в иностранном порту капитану разрешается производить некоторые расхо­ды, связанные с эксплуатацией судна, а при длительной стоянке и обеспечивать эки­паж наличными деньгами в иностранной валюте. На эти нужды капитану дают в па­роходстве разрешительное письмо (с распределением разрешаемой суммы по отдельным статьям расходов) и аккредитивное письмо.

С приходом в иностранный порт капитан лично получает нужную сумму наличными у агента, обслуживающего Украинские суда. Агент на основании аккредитивно­го письма пароходства выдает капитану валюту того государства, в порт которого вош­ло судно.

В случае изменения направления движения судна или удлинения рейса аккреди­тив высылается телеграфом на имя иностранного агента, а расчет аккредитива сооб­щается на судно радиограммой. При получении инвалюты на судне выписывается при­ходный кассовый ордер, который после подписания его капитаном и кассовым помощ­ником регистрируется в журнале инвалютных кассовых ордеров. К приходному ордеру прилагается заверенная капитаном копия выданной, им иностранному агенту распис­ки в получении денег. После выплаты всех необходимых сумм неиспользованные деньги возвращаются агенту под расписку, и только в исключительных случаях остаток инос­транной валюты сдается в пароходство.

Все расходы в иностранной валюте производятся исходя из действующего офици­ального курса Госбанка Украины.

В установленные сроки капитан судна представляет пароходству отчет по каждо­му рейсу об израсходованной иностранной валюте наличными и безналичному расче­ту. К кассовому инвалютному отчету должны быть приложены объяснения о причинах излишнего получения иностранной валюты и невозвращения неиспользованной сум­мы агенту, если таковое имело место.

На пассажирских судах, работающих на загранлиниях, выручка в иностранной ва­люте от продажи проездных билетов, буфетной продукции, от передачи радиограмм и оказания других услуг пассажирам ежедневно сдается в кассу судна под расписку. На эти вносимые суммы выписывают приходные ордера и аналогично выручке в нацио­нальной валюте оформляют ее оприходование. Кассовый помощник при приеме инос­транной валюты должен проверять соответствие купюр описанию. Вес служебные лица, принимающие валюту от пассажиров, должны быть также ознакомлены с описанием купюр.

На судне учет кассовых операций в инвалюте ведется в отдельной кассовой кни­ге. Записи оформляются так же как по приходу, так и по ее расходу указывается наи­менование валюты. Подсчет оборотов по кассе и выведение остатка производят но каж­дому виду валюты в отдельности.

Получив валюту, третий помощник капитана рассчитывает валютную заработную плату экипажу и составляет расчетно-платежную ведомость.

Оклады инвалютной зарплаты установлены в соответствии с занимаемой должно­стью, а у командною состава ставка зависит также от группы судна. Оклады установ­лены за месяц либо по заключенным контрактам, где оклады устанавливает судоход­ная компания.

Практиканты, руководители практики, медицинский персонал получают валюту за фактическое время пребывания в заграничном плавании но установленным окладам. Если член экипажа, имеющий право на получение иностранной валюты, увольняется с работы, уходит в отпуск или переводится на судно каботажного плавания, неполу­ченная инвалютная зарплата может быть выплачена в национальной валюте или депо­нирована. Инвалютная зарплата при исчислении среднего заработка и взимания нало­га не учитывается,

При выдаче заработной платы следует помнить, что иностранная валюта выдает­ся только тому, на чье имя выписана сумма по расходному документу. Выдача валюты по доверенности не допускается. В случае неполучения отдельными членами экипажа заработной платы в иностранной валюте кассовый помощник в графе "Расписка в по­лучении" должен поставить штамп "Депонировано". После выдачи подсчитывают от­дельно сумму выданной и депонированной валюты и на ведомости записывают: "По настоящей ведомости выплачено столько-то, депонировано столько-то, итого по ведо­мости сумма всего; кассовый помощник капитана - роспись и дата". После этого вы­писывается расходный кассовый ордер на фактически выданную сумму.

Сразу же по прибытии судна в порт приписки капитан представляет в бухгалте­рию пароходства кассовый отчет по иностранной валюте. Если же судно прибыло не в порт приписки, а в любой другой украинский порт, кассовый отчет по иностранной валюте должен быть выслан в пароходство по почте ценным пакетом.

При коротких и частых заграничных рейсах кассовый отчет представляется еже­месячно не позже третьего числа. Отчет составляется на бланке установленной формы с приложением оправдательных документов. Копии остаются на судне,

11осле сдачи кассового отчета депонированная зарплата в иностранной валюте вып­лачивается на судне только по аттестатам выдаваемым пароходством. Эквивалент де­понированной инвалютной зарплаты в гривнях выплачивается в пароходстве.

К представляемому в пароходство кассовому отчету прилагают сшитые вмес­те следующие документы:

выписки из судового журнала о дате выхода в рейс и прибытия в украинский порт;

справки агентов о сумме иностранной валюты, выданной ими капитану судна;

счета магазинов на материалы, приобретенные судном;

ведомости на выплату членам экипажа инвалютной зарплаты;

депонентские карточки;

расписки капитана о взятых им из кассы судна сумм в иностранной валюте на пред­ставительские нужды;

рапорт капитана начальнику пароходства о списании с него суммы иностранной валюты, израсходованной им на представительские нужды;

табель питания пассажиров в заграничном рейсе;

ордера на полученные от пассажиров деньги за багаж, радиограммы, питание;

квитанции на сдачу (возврат) денег в кассу пароходства. Кроме кассового отчета в иностранной валюте, капитан судна должен представить в .пароходство отчет о расходовании иностранной валюты на приобретение материалов (инвентаря). Отчет со­ставляется по специальной форме, и к нему прилагаются акты приемки и копии сче­тов иностранных фирм на материалы, отпущенные судну. Все счета подписывает ка­питан. На каждом счете должна быть отметка об оприходовании купленного материа­ла в судовой книге учета.

Вместе с кассовым отчетом и отчетом об израсходовании средств на приобрете­ние материалов капитан судна представляет в бухгалтерию пароходства копии всех подписанных им дисбурсментских счетов и других денежных документов, предъяв­ленных за услуги, оказанные судну в иностранных портах (за исключением счетов на продовольствие, включаемых в продовольственный отчет, и счетов на топливо и смазочные материалы, включаемых в машинный отчет).

Копии всех счетов, заверенные подписью капитана представляются в бух­галтерию пароходства в хронологическом порядке. Подлинники счетов, как правило, высылаются в пароходство агенту после окончания данного рейса. Кроме того, капи­тан представляет объяснение и прилагает к ним копии разрешений пароходства на все непредвиденные расходы по эксплуатации судна (ремонт, приобретение сепарационных материалов).