8.2. Задачі закупівельної логістики

Основні питання, на які варто відповісти в процесі забезпечення підприємства предметами праці, традиційні й визначаються логікою постачання:

• що закупити;

• скільки закупити;

• у кого закупити;

• на яких умовах закупити.

До традиційного переліку логістика додає свої питання:

• як системно пов’язати закупки з виробництвом і збутом;

• як системно пов’язати діяльність підприємства з постачальниками.

Означене коло питань закупівельної логістики визначає склад задач, які необхідно розв'язати в даній функціональній області та характер робіт, що виконуються.

Задачі та роботи, що відносяться до закупівельної логістики.

1. Визначення потреби в матеріальних ресурсах

У процесі визначення потреби в матеріальних ресурсах необхідно ідентифікувати внутрішньофірмових споживачів матеріальних ресурсів. Потім виконується розрахунок потреби в матеріальних ресурсах. При цьому встановлюються вимоги до ваги, розміру та інших параметрів поставок, а також до сервісу поставок. Далі розробляються план - графіки та специфікації на кожну позицію номенклатури та (чи) номенклатурні групи.

Для матеріальних ресурсів, що споживаються може розв’язуватися задача "зробити чи купити".

2. Дослідження ринку закупок

Дослідження ринку закупок починають з аналізу поводження ринку постачальників. При цьому необхідно ідентифікувати всіх можливих постачальників за безпосередніми ринками, ринками замінників і новими ринками. Далі випливає попередня оцінка всіх можливих джерел матеріальних ресурсів, що закуповуються, а також аналіз ризиків, пов'язаних з виходом на конкретний ринок.

3. Вибір постачальників

Включає пошук інформації про постачальників, створення банку даних про постачальників, пошук оптимального постачальника, оцінку результатів роботи з обраними постачальниками.

4. Здійснення закупівель

Реалізація даної функції починається з проведення переговорів, що повинні завершитися оформленням договірних відносин, тобто підписанням контракту. Договірні відносини формують господарські зв'язки, раціоналізація яких також є задачею логістики.

Здійснення закупівель містить у собі вибір методу закупівель, розробку умов постачання й оплати, а також організацію транспортування матеріальних ресурсів. При цьому складаються графіки постачання, здійснюється експедирування, можливо, організовуються митні процедури. Завершуються закупівлі організацією прийомного контролю.

5. Контроль поставок

Однією зі значимих задач контролю поставок є контроль якості поставки, тобто облік кількості рекламацій і браку. Контроль поставок містить у собі також відстеження термінів поставки (кількість ранніх поставок чи запізнень), відстеження термінів оформлення замовлення, термінів транспортування, а також контроль стану запасів матеріальних ресурсів.

6. Підготовка бюджету закупівель

Істотною частиною закупівельної діяльності є економічні розрахунки, тому що необхідно точно знати, у що обходяться ті чи інші роботи й рішення. Про цьому визначають наступні види витрат:

• витрати на виконання замовлення за основними видами матеріальних ресурсів;

• витрати на транспортування, експедитування та страхування;

• витрати на вантажопереробку;

• витрати з контролю за дотриманням умов договору постачання;

• витрати на приймання та перевірку матеріальних ресурсів;

• витрат на пошук інформації про потенційних постачальників.

У рамках проведення економічних розрахунків до задач закупівельної логістики варто віднести розрахунок витрат через дефіцит матеріальних ресурсів.

7. Координація і системний взаємозв'язок закупівель з виробництвом, збутом, складуванням і транспортуванням, а також з постачальниками

Це специфічна задача закупівельної логістики, що розв'язується за допомогою організації системного взаємозв'язку закупівель з виробництвом і збутому, а також тісних зв'язків з постачальниками в області планування, економіки, техніки й технології.