Визы согласования
Внутреннее согласование обычно оформляется при помощи визы согласования. Виза состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Например:
Главный бухгалтер
подпись О.Г.Лукьянова
12.07.2006
Существует также краткий вариант оформления визы, когда она состоит лишь из личной подписи и даты.
Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет замечания, дополнения или если он не согласен с документом, то свои замечания он должен оформлять на отдельном листе с указанием об этом при визировании: «Замечания прилагаются».
На внутренних документах виза проставляется внизу на последнем листе первого экземпляра3). На исходящих — на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении и подшит в дело.
Отметка о заверении копии
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют: заверительную надпись «Верно»; наименование должности сотрудника, заверившего копию; его личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения. Например:
Верно Инспектор отдела кадров |
подпись |
Ю.Ю.Быстрова |
01.01.2006 |
|
|
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя и отчество) исполнителя и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:
Белова
924 43 25
или:
Белова Мария Игнатьевна
924 43 25
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Данный реквизит включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись исполнителя документа и дату. Например:
В дело 12-25 за 1998 г.
Николаева 25.06.2006
Отметка о поступлении документа в организацию
Содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). Например:
АО «Эталон»
27.06.2006
Вх. № 43
Отметка для автоматического поиска документов
Данный реквизит может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ и другие поисковые признаки.
1 Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам, во многих случаях оно является обязательным, предписывается законом, а актами государственного управления.
2) В электронных аналогах бланков, именуемых шаблонами, вместо ограничительных отметок (обычно в форме уголков) нами будут использоваться средства скрытой разметки макета документа — таблицы, кадры, рамки для текста и пр.
3) Часто на обороте, внизу.