Требования к бланкам документов

ГОСТ 16487-83 определяет бланк как «стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной». Основные требования к бланкам документов изложены в ГОСТ Р.6.30-97, который введен в действие с 01.07.98.Сущность этих требований заключается в следующем.

Документы должны изготавливаться на бланках. При этом следует использовать 2 основных формата бумаги — А4 и А5 (ГОСТ 9327). Допускается использование бланков формата А3 и А6.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением гербов Российской Федерации и ее субъектов, порядок изготовления и учета которых регламентируется специальными нормативами.

Устанавливается два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой (Рисунок 1) и продольный (Рис). Реквизиты 01, 02, 03 располагаются над срединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

С 1 июля 2003 г. Введен в действие Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, приказы, письма, протоколы, акты и т.д. Требования данного стандарта являются рекомендательными.

ЛЕКЦИЯ №7

Правила оформления реквизитов, определяющих юридическую силу документа

№ п./п.	Реквизиты, отражающие юридическую силу документа
	Автор документа (наименование организации) 08
	Регистрационный номер (12)
	Дата документа (11)
	Гриф утверждения документа (16)
	Наименование вида документа (10)
	Текст документа (20)
	Подпись (22)
	Гриф согласования документа (23)
	Оттиск печати (25)

Наименование организации

Наименование организации, являющейся автором документа, располагается под реквизитом 03 и пишется в строгом соответствии с наименованием, зафиксированным в ее учредительных документах: уставе предприятия или учредительном договоре, положении о предприятии, свидетельстве Регистрационной палаты и т.д. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Например:

Министерство общего и профессионального образования

Государственная академия управления

Институт информационных систем управления

Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатаются на двух языках — русском и национальном.

Сокращенное наименование организации помещают на бланке документа в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещается ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают лишь в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер (индекс) документа должен содержать порядковый номер, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела, информацией об исполнителе и др. Например: 03-26/144, где 03 — индекс структурного подразделения, 26 — номер дела по номенклатуре, 144 — порядковый номер отправляемого документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, составляется из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 1998 г. следует оформлять как 05.01.98.

В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются также часы и минуты.

Гриф утверждения

Документ утверждается должностным лицом (лицами) или специально издаваемым документом.

1. В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек; наименования должности лица, утверждающего документ; личной подписи этого должностного лица, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ Директор предприятия _____________В.В.Чернов 27.09.2006

2. Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать наименование этого документа, его номер и дату. Например:

УТВЕРЖДЕНО Приказ директора завода от 22.07.2006 № 23

Наименование вида документа

Данный реквизит является одним из важнейших (позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов, структуру текста и степень обязательности выполнения его требований), проставляется на общем бланке предприятия (отсутствует на бланках для писем) и располагается в заголовочной части документа после реквизита «Наименование предприятия» вместо реквизита «Справочные данные об организации».

Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных УСОРД. Проставляется на всех документах, кроме писем и печатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА.