5.11.3 Технологія обробки перевізних документів при прийомі вантажів до перевезення

Оформлення перевізних документів здійснюється на бланках встановленої форми відповідно до Правил, Інструкції про станційну комерційну звітність, Угоди про міжнародне залізничне вантажне сполучення (СМГС), Інструкції про порядок оформлення перевізних документів, стягнення провізної плати за перевезення вантажів у міждержавному і міжнародному сполученнях, Порядку оформлення перевізних документів при перевезенні вантажів у міжнародному залізничному сполученні між залізницями держав-учасниць Співдружності Незалежних Держав, Латвійської Республіки, Литовської Республіки і Естонської Республіки (Збірники правил перевезень і тарифів залізничного транспорту держав - учасниць Співдружності) і нормативних розпоряджень Укрзалізниці.

Операції, пов'язані з оформленням перевезень вантажів, виконуються в товарній касі. Бланки накладних, дорожніх і пересильних відомостей, пересильних накладних, квитанцій різних зборів відносяться до бланків суворої звітності. Запаси бланків суворого обліку зберігаються в сейфі, доступ сторонніх до них забороняється .

При оформленні перевізних документів, на них у відповідних графах проставляються календарні штемпелі з чітким відбитком дати: приймання вантажу до перевезення, прибуття на станцію призначення, розкредитування документів.

Перевізні документи при прийманні вантажу до перевезення проходять дві стадії оформлення: до навантаження у вагон і після навантаження.

Оформлення перевізних документів до навантаження вантажу у вагон здійснює відправник і пред'являє їх товарному касиру, що перевіряє правильність заповнення перевізних документів. При оформлені перевізних документів на вагони призначенням за кордон, після перевірки документів товарним касиром, вантажовідправник зобов’язаний надати ці документи в митницю для проходження митного контролю.Договір про перевезення вантажу може бути складений у випадку:

– можливості приймання вантажу станцією призначення, відповідно до її спеціалізації, позначеної в Тарифному керівництві №4;

– відсутності обмежень і заборон (адреса 72,75).

Адресою 72 об'являються терміни початку і припинення навігації на водному транспорті. Адресою 75 об'являються заборони відвантаження вантажів в окремих напрямках, тимчасове припинення або обмеження навантаження при явищах стихійного характеру, катастрофах і аваріях, що призвели до припинення руху.

– наявності права підпису перевізних документів представником відправника, що має довіреність відправника на оформлення перевезення і є відповідальною особою за правильність навантаження і кріплення вантажу у вагоні;

– платоспроможності відправника;

– в окремих випадках - наявність згоди станції призначення на приймання вантажу.

У випадку наявності плану (договору) і відповідності оформлених документів вищевказаним вимогам, пред'явлені перевізні документи візуються та повертаються відправнику.

Візування документів здійснюється начальником станції, або його заступником. На підставі завізованих документів проводиться навантаження вагона.

Оформлення перевізних документів після навантаження вагона передбачає перевірку наявності:

- даних про кількість місць і маси вантажу, фактично навантажених у вагон і спосіб їхнього визначення;

- відмітки про правильність навантаження і кріплення вантажу на рухомому складі, засвідчена уповноваженим представником відправника;

- підпису, що засвідчує правильність відомостей, зазначених відправником у перевізних документах;

- відмітки "Експорт" (у відповідних випадках);

- кодів відправника й одержувача;

- коду платника;

- коду вантажу згідно з Алфавітним списком вантажів, а при відправленні вантажів на експорт додатково в графі "Найменування вантажів"- коду згідно з Гарманізованою номенклатурою вантажів;

- кодів станцій відправлення і призначення - відповідно з Алфавітним списком станцій (Тарифний посібник № 4);

- найменування і кодів вихідної прикордонної станції України і всіх транзитних залізниць (при експортних перевезеннях);

• відмітки про спосіб оплати провізних платежів за транзитні залізниці при відправленні на експорт за участю однієї чи декількох транзитних залізниць (графі 20 СМГС) відправником проставляється відмітка - скорочені назви залізниць, за які здійснюється оплата, назви експедиторських організацій і їхні коди в порядку проходження вантажу;

• додаткових примірників дорожніх відомостей для транзитних залізниць;

• оформлення в митному відношенні і дозвіл митних органів (проставлення штампу "Під митним контролем" і особистої номерної печатки інспектора митниці в перевізних документах);

• супровідних документів (перевіряється відповідність прикладених документів до запису в гр. 23 УМВП) ;

• відмітки представника залізниці про дату, кількість місць і масу кожної частини вантажу на зворотній стороні накладної у випадку завезення вантажу частинами.

У разі позитивних результатів перевірки визначається сума провізної плати, додаткових зборів і термінів доставки вантажів.

Для визначення розміру провізної плати у випадку перевезення вантажу користуються:

• Тарифним керівництвом № I, у якому викладені правила застосування тарифів, зборів і штрафів, номенклатура вантажів, алфавіт до тарифно-статистичної номенклатури вантажів і розрахункові таблиці за перевезення вантажів;

• Тарифним керівництвом № 4, по якому визначається тарифна відстань перевезення вантажів залізницями України.

Суми, що не відносяться до провізної плати, супроводу вантажу (страхування вантажу, комісійні збори, договірні збори та ін.) у перевізні документи не вносяться.

Розрахунки за перевезення експортно-імпортних вантажів здійснюються згідно з міжнародними угодами і чинним законодавством.

Платежі за перевезення імпортних вантажів сплачуються на станції призначення за відстань від вхідної прикордонної станції (включаючи відстань від державного кордону) до станції призначення.

У випадку перевезення імпортних вантажів по документах внутрішнього сполучення в графі "Провізна плата" цих документів позначається "Розрахунок на станції призначення".

Платежі за перевезення експортних вантажів сплачуються на станції відправлення за відстань від станції відправлення до вихідних прикордонних станцій, включаючи відстань до державного кордону.

У випадку наявності дозволу Укрзалізниці на перевезення вантажу з оплатою провізних платежів на станції призначення проставляється в графі "Провізна плата" перевізних документів відмітка "Провізні платежі сплатити на станції призначення.

При оформленні накладної (комплекту перевізних документів) товарний касир присвоює номер відправки шляхом наклеювання голограми на кожен аркуш комплекту перевізних документів.

Після оформлення перевізного документа і проставлення календарних штемпелів про прийом вантажу до перевезення, квитанція про прийом вантажу із проставленою сумою провізної плати видається відправнику під розпис у корінці дорожньої відомості.

На кожний навантажений вагон складається вагонний лист, що прикладається до перевізних документів. При перевезенні вантажів на відкритому рухомому складі у вагонному листі повинна бути відмітка "Вантаж навантажений і закріплений вірно", засвідчена підписом прийомоздавальника станції, який перевіряє навантаження. На вагон, завантажений засобами відправника, разом з перевізними документами прийомоздавальник станції, що приймає вантаж до перевезень, здає в товарну касу пам'ятку про користування вагонами форми ГУ-45 і вагонний лист на вагонну відправку.

Час подачі вагона для навантаження і закінчення навантаження зазначається у вагонному листі, пам'ятці про користування вагоном, відомості плати за користування вагоном. Вагонний лист підписує прийомоздавальник станції. Пам'ятку підписують прийомоздавальник станції і відправник. Усі зазначені вище документи передаються в товарну касу.

Оформлені перевізні документи записуються в Книгу приймання і здачі перевізних документів і передаються в станційний технологічний центр (СТЦ) для перевезення їх з вантажем до станції призначення. Перед кожним записом партії перевізних документів вказується дата і час їхньої здачі, а після запису останнього документа прописом вказується кількість документів. Передача перевізних документів засвідчується підписами товарного касира та оператора СТЦ.