2.4 Понятие «документир.Трудовых отношений». Документационно-информацион.Система суп

Под оформлением трудовых отношений понимается их документирование, т. е. создание соответствующих документов.

В результате документирования создаются организационные, распорядительные, учетные, информационно-справочные и другие документы различных видов и разновидностей. Одновременно с документами оформляются книги, журналы, карточки, в которых учитываются (регистрируются) составленные в организации документы.

Комплексы документов по функциям управления:

Комплекс плановой документации включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирования труда, повышения квалификации рабочих и служащих и т.п. Плановые документы составляются совместно сотрудниками планово-экономического управления (отдела), управления (отдела) кадров и других заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы подписываются обычно руководителем планово-финансового подразделения и утверждаются первым руководителем организации.

Программа - это плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития того или иного вида деятельности, имеет, как правило, перспективную направленность, например программа социального развития коллектива работников организации на 2010 - 2015 гг.

План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей, например план комплектования рабочими кадрами производств.подразделений.

График отпусков - документ, который определяет очередность предоставления отпусков сотрудникам организации. Необходимость его утверждения, а также правила составления прямо предусмотрены ч. 1 ст. 123 ТК РФ.

Технологическая цепочка процедуры составления плановых документов в обобщенном виде включает в себя:

- сбор, обобщение и анализ отчетных экономических показателей в сфере кадрового обеспечения организации за предыдущий и текущий периоды времени;

- получение концепции предполагаемого развития деятельности организации и проектирования новых направлений работы в последующие годы, совершенствования технической и технологической сферы обеспечения направлений деятельности, роста финансовых возможностей, размеров прибыли и состояния рынка продукции и услуг;

- прогнозирование динамики изменения должностного состава работников организации в разрезе специальностей, профессий, квалификации;

- проектирование динамики роста или уменьшения потребности по каждой должности, рабочему месту;

- определение источников пополнения работниками по каждой должностной категории и динамики удовлетворения потребности;

- расчет числа сокращаемых работников по должностям и перспектив их трудоустройства;

- расчет возможностей роста материального обеспечения труда работников по должностям;

- расчет возможностей совершенствования социальной инфраструктуры организации;

- разработку проектов программ развития и реализующих их долгосрочных и текущих планов;

- согласование, подписание и утверждение программ и планов;

- детализацию программ и планов по направлениям деятельности организации, структурным подразделениям и филиалам;

- текущее корректирование программ и планов с учетом реальных условий деятельности организации.

Планы бывают различных разновидностей: перспективные, годовые, квартальные, месячные. В качестве приложений планы и программы могут иметь графики, обоснования и расчеты, которые подписываются руководителями, составившими основной документ. Плановые документы согласов. с профсоюзным органом и утверждаются первым руководителем или его заместителем.

К плановой документации мы относим также такие документы, как структура и штатная численность предприятия, штатное расписание, график отпусков рабочих и служащих, программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменения их квалификационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения, справки и др.). Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утвержденными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельности организации.

Структура и штатная численность организации имеет в содержательной части две графы: наименование структурных подразделений и должностей; штатная численность. Документ подписывается заместителем руководителя организации или руководителем структурного подразделения, утверждается первым руководителем и заверяется печатью организации. При необходимости внесения изменений и дополнений в этот документ издается приказ, во вводной части которого указывается основание для корректирования отдельных позиций структуры и штатной численности.

Штатное расписание (форма N Т-3) содержит в табличной части следующие графы: код и наименование структурного подразделения; код и наименование должности; количество штатных единиц; должностные оклады; надбавки: персональные и прочие; месячный фонд заработной платы; примечание. Штатное расписание утверждает первый руководитель организации ("Утверждаю штат в количестве____единиц месячным фондом заработной платы ______ рублей"). Гриф заверяется печатью организации. Для внесения изменений и дополнений в штатное расписание необходимо издание приказа.

График отпусков (форма N Т-7) в табличной части содержит следующие графы: табельный номер; фамилия, имя, отчество; должность; месяцы для фиксирования продолжительности отпуска и изменений даты ухода в отпуск и выхода на работу; основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу. График подписывает руководитель кадровой службы, визируют руководители структурных подразделений, график согласовывается с профсоюзным органом и утв. первым руководителем организации.

Комплекс организацион.-правовой документации по кадрам регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме. В комплекс входят: ПВТР, положение об оплате труда, штатное расписание, или положение о персонале, положение об отделе (управлении) кадров, положение о службе персонала, положения о структурных подразделениях организации, положение о защите перс.данных, положение по охране труда, инстр.по делопроизв.,должностные инструкции сотрудников организации, в том числе сотрудников отдела кадров, приказы (схемы, матрицы) разграничения полномочий между руководителями организации, различные положения, технологические инструкции, правила, методики, памятки по организации, контролю и анализу работы персонала, разнообразные методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и другие документы.

Технологическая цепочка процедуры составления организационно-правовой документации в обобщенном виде включает в себя:

- сбор и изучение действующих законодательных и нормативных правовых актов, утвержденных типовых и примерных положений, инструкций, рекомендаций и методик, ранее действовавших организационно-правовых документов;

- сбор и изучение распорядительных документов организации, касающихся объекта регламентации (учредительные документы, приказы о создании структурных подразделений, штатное расписание и другие);

- собеседование с руководством организации и основных структурных подразделений, ведущими специалистами, работниками по заранее разработанной схеме вопросов с целью выяснения их мнения по поводу содержания будущего организационно-правового документа;

- разработку концепции организационно-правового документа (назначение, структура, основные разделы, принципиальные положения и т.п.); согласование концепции с заинтересованными должностными лицами и работниками;

- составление первого варианта организационно-правового документа, рассылка его в копиях заинтересованным должностным лицам и работникам, сбор замечаний, предложений и пожеланий;

- обобщение и анализ полученных отзывов, составление окончательного варианта (проекта) организационно-правового документа;

- согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными должностными лицами и руководителями соответствующих функциональных структурных подразделений;

- подписание, утверждение документа, рассылка его в структурные подразделения для изучения работниками и использования в работе; проставление на документе росписей работников об ознакомлении с документом;

- контроль со стороны руководителей всех рангов реализации требований и правил, установленных организац.-правовым док-том;

- регулярное внесение изменений и дополнений в организационно-правовой документ в соответствии с эволюцией направлений деятельности организации, структ. подразделений, методов управления, способов документирования и технологии производства.

Правила внутреннего трудового распорядка являются локальным нормативным актом организации, регламентирующим порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Правила составляют на основе утвержденного типового варианта подобных правил совместно руководителем кадровой службы, юрисконсультом организации и представителем профсоюзного органа, подписывает правила, как правило, руководитель кадровой службы.

Правила утверждаются работодателем после консультаций с представительными органами работников. Они могут быть приложением к коллективному договору.

Положение о структурном подразделении определяет статус подразделения в иерархической структуре организации и имеет следующие разделы содержательной части: Общие положения; Основные задачи; Функции; Права и обязанности руководителя подразделения; Ответственность руководителя; Взаимоотношения. Связи; Организация работы. Составляется положение в структурном подразделении по заданию и под контролем заместителя первого руководителя, согласовывается с заинтересованными функциональными структурными подразделениями, подписывается заместителем первого руководителя (или руководителем вышестоящего структурного подразделения) и утверждается первым руководителем. Изменения в положение вносятся приказом.

Должностная инструкция устанавливает организационно-правовое положение работника и имеет следующую структуру содержательной части: Общие положения; Функции; Должностные обязанности; Права; Ответственность; Взаимоотношения (связи по должности). Инструкция составляется руководителем структурной части подразделения (бюро, группы, участка), подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается, как правило, заместителем первого руководителя, курирующим подразделение. Изменения в инструкцию вносят приказом.

Другие организационно-правовые документы могут иметь упрощенную методику составления и основываться на аналогах, используемых в других организациях.

Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Комплекс персональной документации.

Персональной документацией называется группа кадровой документации, которая относится к персоне работника. Комплекс:

1.   документы, выданные гражданину соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие сведения, которые граждане сообщают о себе, об образовании, специальности, профессии, стаже работы, семейном положении, состоянии здоровья – паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат, листок нетрудоспособности и другие;

2.   справочно-информационные документы, выдаваемые работникам по месту работы для подтверждения различных правовых фактов: копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя, пропуски, удостоверения, Почетные грамоты и другие;

3.   документы по учету кадров и их движению (личное дело, личная карточка работника, документационное сопровождение приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, предоставления отпусков, командирования);

4.   документы по анкетированию, тестированию, по повышению квалификации, переподготовке сотрудников, их аттестации и др.;

5.   автобиографии, характеристики и другие. Форма персональных документов, правила их составления, заполнения, оформления и восстановления регламентируются различными нормативными документами и государственными стандартами.

Комплекс договорной документации реглам. правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов их социального партнерства. Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и трудовом договоре, при какой-либо недоговоренности в этих отношениях в ходе переговоров составляется протокол разногласий.

Соглашение - правовой акт, устанавливающий общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений между полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в пределах их компетенции.

Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей.

Содержание и структура, порядок разработки и заключения коллективного договора определяется сторонами. В договоре, например, закрепляются обязанности работодателя по поводу обеспечения необходимых условий и оплаты труда, техники безопасности, гарантий соблюдения трудового законодательства, защиты конфиденциальной информации и т.п. Коллективный договор и соглашение направляются на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду.

Трудовой договор (контракт) является соглашением между работником и работодателем, носит индивидуальный характер. В соответствии с договором работник обязуется выполнять определенную этим соглашением работу (трудовую функцию, работу по определенной должности, специальности, профессии), соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется предоставлять работнику обусловленную договором работу, обеспечивать необходимые условия труда, своевременно и в полном размере производить оплату труда работника. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и только в письменной форме.

Трудовой договор может иметь типовое или индивидуальное содержание и вступает в силу с момента его подписания работником и работодателем, если иное не оговорено в самом договоре. Если работник не приступил к работе в установленный срок без уважительных причин в течение недели, то трудовой договор аннулируется путем издания соответствующего приказа.

В комплекс распорядительной документации входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключенного трудового договора гражданина с организацией. Издание приказов по личному составу обязательно: при назначении работников на должность (даже при наличии контракта), освобождении от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплате единовременных денежных вознаграждений; при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности, а также при предоставлении внеочередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях. Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, ученые и другие документы.

Приказы составляются совместно отделом (управлением) кадров и заинтересованными структурными подразделениями. В установленных законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом. Проект приказа согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных и функциональных структурных подразделений. Обязательна виза руководителя службы персонала (начальника отдела кадров). Приказ подписывается обычно первым руководителем или в соответствии с распределением полномочий между заместителями первого руководителя - его заместителем по кадрам (персоналу).

Отличительной особенностью приказа по личному составу является то, что он выполняет двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора, т.е. этот документ является распорядительным. С другой стороны, такой приказ регистрирует этот факт, т.е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных кадровых документов.

Следовательно, любой приказ по личному составу как вид документа может быть отнесен одновременно не только к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), но и к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (УСПУД). Двоякая системная принадлежность многих документов по личному составу имеет объективный характер, подчеркивающий не только особую значимость этого вида документа для кадровой работы, но и единый комплекс требований к информационному содержанию этого документа в соответствии с назначением и сущностью указанных систем документации.

Основная часть документов, оформляющих отношения работников, вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации в разделе учета труда и его оплаты, утвержденных в 2004 г.

Номер формы	Наименование формы	Код по ОКУД	Наименование формы
По учету кадров		Документация по приему на работу
Т-1	Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу	02810714	Заявление о приеме на работу
Т-1а	Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу	02810714	Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу
Т-2	Личная карточка работника	Документация по переводу на другую работу
Т-2ГС	Личная карточка государственного служащего	02820718	Заявление о переводе на другую работу
Т-3	Штатное расписание	02821416	Представление о переводе на другую работу
Т-4	Учетная карточка научного, научно-педагогического работника	Документация по увольнению с работы
Т-5	Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу	02830711	Заявление об увольнении
Т-5а	Приказ (распоряжение) о переводе работников на др.работу	02831610	Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении
Т-6	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику	Документация об оформлении отпусков
Т-6а	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам	02840715	Заявление о предоставлении отпуска
Т-7	График отпусков	Документация по оформлению поощрений
Т-8	Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником	02851417	Представление о поощрении
Т-8а	Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками	02851618	Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении
Т-9	Приказ (распоряжение) о направл. работника в командировку	Документация по оформлению дисциплинарных взысканий
Т-9а	Приказ (распоряжение) о направл. работников в командировку	02860416	Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
Т-10	Командировочное удостоверение	02860913	Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины
Т-10а	Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении	02861516	Приказ о наложении дисциплинарного взыскания
Т-11	Приказ (распоряжение) о поощрении работника	02861611	Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания
Т-11а	Приказ (распоряжение) о поощрении работников
По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда		Между разработчиками унифицированных систем состав курируемых комплексов был разграничен еще в конце 1970-х годов, но иногда документы все же дублируются, например: приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении представлены в системах организационно-распорядительной и отчетно-статистической документации. Поэтому приведенный выше перечень документов дополняется более ранними по времени выпуска формами из унифицированной системы организационно-распорядительной документации:
Т-12	Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы
Т-13	Табель учета использования рабочего времени
Т-49	Расчетно-платежная ведомость
Т-51	Расчетная ведомость
Т-53	Платежная ведомость
Т-53а	Журнал регистрации платежных ведомостей
Т-54	Лицевой счет
Т-54а	Лицевой счет (свт)
Т-60	Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
Т-61	Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником
Т-73	Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы

Комплекс учетной документации выполняет функцию персонального учета работников и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров (труд.книжка, личное дело, учетная карточка Т-2, Т-2 ГМС, Т-4, журналы учета кадр.документов).

С т.зр. технологии регистрации и накопления персональных данных работников комплекс первичной учетной документации можно разделить на две подгруппы:

• Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются на основе персональных документов предоставляемых работниками при приеме на работу. Они включают в себя: личное дело, личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров.

• Вторичные учетные документы производны, базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основные цели создания этой подгруппы документов: Книги, журналы, карточки учета: а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников; б) работников, направленных в командировки; в) военнообязанных; г) отпусков; е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним; ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы; з) выдачи командировочных удостоверений.

Комплекс отчетной и отчетно-справочной документации концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие эффективность выполнения функций управления персоналом за определенный период времени.

Отчетная документация характеризуется четкой периодичностью предоставления ее адресатам (годовой, полугодовой) и наличием в большинстве случаев единых унифицированных форм, утвержденных органами функционального управления. Это прежде всего отчетная документация, представляемая в органы статистики, финансовые и налоговые органы.

В работе кадровых подразделений значительное место занимает так называемая внутренняя отчетно-справочная документация (справки, сводки, перечни), необходимая руководству или функциональным подразделениям.

Отчетная документации организации состоит из нескольких комплексов документов: документы государственной статистической отчетности; документы ведомственной отчетности; внутриучрежденческие отчетные документы. Унифицированная система отчетно-статистической документации включает в себя несколько подсистем:

- документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

- документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

- документация по статистике труда;

- документация по статистике материальных ресурсов;

- документация по статистике финансов.

Документы ведомственной отчетности

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются федеральными органами исполнительной власти (министерствами и ведомствами) и применяются в подведомственных организациях или, если федеральный орган исполнительной власти осуществляет межотраслевую координацию и контроль, во всех организациях страны. Документы государственной статистической отчетности и ведомственной отчетности, как правило, представляются в соответствующие территориальные органы с определенной периодичностью: год, полугодие, квартал, месяц, декада (10 дней), неделя. Есть и разовые отчетные документы, представляемые при совершении определенного действия. Внутриучрежденческие отчетные документы

Кроме документов государственной статистической отчетности и ведомственной отчетности в каждой организации применяются внутренние отчетные документы, в которых в обобщенном виде содержатся сведения о выполнении планов, программ, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящих органов, об итогах командировок. Такого рода отчетные документы всегда представляются руководству данной или вышестоящей организации. В отчете должны быть указаны:

- наименование организации (подразделения), подготовившей отчет (в некоторых отчетах необходимо также указывать юридический адрес организации и сведения о лицензиях, на основании которых организация осуществляет свою деятельность);

- наименование отчета;

- дата составления отчета, а также даты или сроки проведения работы, по результатам которой составлен отчет;

- регистрационный номер;

- место составления отчета;

- составители (исполнители) отчета;

- основание для составления отчета;

- подпись лица, ответственного за составление отчета, или подпись лиц, если отчет готовился группой лиц;

- печать организации, если этого требуют нормативные документы.

Отдельные виды отчетов утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации. Отчет может оформляться с титульным листом или без него.