1.4 Функции службы управления персоналом

Состав функций управления определяется целями организации. Первоначально при формировании функций выявляют объекты и их носители.

Объекты управления – это сотрудники организации; носители функций управления – руководители организации; заместители организации по экономическим, научно-техническим и производственно-коммерческим вопросам, по кадрам; линейные руководители производственных и функциональных подразделений организаций; специализированные подразделения по управлению персоналом; специалисты занимающиеся вопросами управления персоналом.

Этапы процесса управления персоналом и их задачи:

1.Определение потребностей в персонале (планирование качественной потребности, выбор методов расчета и планирования количественной потребности)

2.Обеспечение потребности в персонале (получение и анализ маркетинговой информации в этой области; разработка инструментов обеспечения потребности в персонале; отюор персонала и его деловая оценка.

3.Мотивация результатов труда и поведения персонала (управление содержанием и процессом мотивации трудового поведения, конфликтами; использование монетарных и немонетарных побудителей систем)

4.Обеспечение процесса управления персоналом (правовое регулирование трудовых взаимоотношений, учет и статистика персонала, информирование коллектива по кадровым вопросам, разработка кадровой политики)

5.использование персонала (определение содержание и результатов труда на рабочих местах, производственная социализация, введение персонала. Адаптация, упорядочение рабочих мест, обеспечение безопасности труда, высвобождение персонала);

6.Развитие персонала (планирование и реализация карьеры и служебных перемещений, организация и проведение обучения).

Общей главной задачей кадровой службы является обеспечение качественных ( способности, мотивации, свойства) и количественных характеристик персонала целями организации.

Способы выполнения задач службы кадров: через затребованную линейным руководителем консультативную помощь; через совместную с линейным руководителем консультативную помощь; через собственные управленческие полномочия по выполнению собственных мероприятий (в области персонал-маркетинга). Перечисленные выше задачи кадровой службыеще называют практическими.

Дополнительные задачи могут выполняться совместно с основными но управленческое распорядительство по ним осуществляют внешние подразделения: охрана труда и техника безопастности; расчет и выплата зароботной платы;оказание различного рода услуг.

Общая численность сотрудников кадровой службы 1-1,25%от общей численности коллектива.

Разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития предприятия.

Цель организации и ее персонала необходимо планировать постоянно, систематически, учитывая правовые нормы и исходные принципы кадровой политики.

Этапами поцессами планирования являются: поиск целей, анализ целей и их ранжирование, оценка возможности реализации, выбор целей, реализация целей.

Планирование мероприятий затрагивает разработки программ, которые необходимо применить для реализации кадровых функций. Предварительно нужно провести анализ системы производственных целей в области управления персоналом. Планирование потенциала - ориентация кадрового планирования на выявление потенциала персонала для получения преимущества в соревновании с конкурентами. Для этого проводиться анализ степени использования кадрового потенциала в бедующем, сохранение и развитие.

В планирование кадрового потенциала входит стратегическое развитие кадров и системы стимулирования, усиление участия сотрудников управлении, структурирование труда сотрудников в управлении с целью мотивационного повышения групповой и индивидуальной ответственности, целенаправленный отбор кадров как концептуальный фундамент создания кадрового потенциала. При стратегическом планировании речь идет о проблемно-ориентированном, долгосрочном планировании (от 3 до 10 лет). Этот вид планирования в большей мере зависит от внешних факторов.

Основными задачами становится своевременное распознание главных направлений развития их качественная оценка и информация о технической политике организации и долгосрочной производственной программе. Стратегическое кадровое планирование является составной частью стратегического планирования организации, более детализированной. Стратегические решения являются основопологающими и руководящими. Оперативное кадровое планирование- краткосрочное (до 1 года) ориентировано на достижение отдельных оперативных целей планирования. Требования к кадровому планированию : необходимо конкретизировать проблемно-ориентированное стратегическое планирование в виде краткосрочных детализированных оперативных планов; особая трудность кадрового планирования связана с невозможности количественной оценки многих плановых показателей; необходимость координации отдельных планов.

Учет личного состава предприятия.

Учет личного состава работающих ведется путем оформления соответствующих документов на всех этапах движения работников организации. Для этого используются унифицированные формы первичных учетных документов:

• Приказ (распоряж) о приеме работника на работу (форма №Т-1) и приказ (распоряж) о приеме работников на работу (форма №Т-1а);

• Личная карточка работника (форма №Т-2) и Личная карточка государственного служащего (форма №Т-2ГС);

• Штатное расписание (форма №Т-3);

• Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма №Т-4);

• Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма №Т-5а);

• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма №Т-6а);

• График отпусков (форма №Т-7);

• Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работников (форма №Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма №Т-8а);

• Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма №Т-9а);

• Командировочное удостоверение (форма №Т-10).

Хранение и заполнение трудовых книжек.

Трудовая книжка должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовление бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя, утв.Пост.прав.РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках», и с Инстр. по заполнению трудовых книжек, утв. Пост.Мин.Труда и соц.развитияРФ от 10.10.2003 №69.

Т.К. нового образца были введены в действие с 01.01.2004г. они заполняются на работников принимаемых на работу впервые.Работодатель заводит Т.К. на работника проработавшего у него свыше 5 дней. Т.К.должна быть заполнина в присутствии работника не позднее недельного срока после приема на работу. Выдача Т.К. на руки не разрешается. Получить Т.К. можно только в день увольнения или перевода на другую работу.Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня подачи заявления выдать заверенную копию Т.К.

Элементы Т.К.: обложка, титульный лист, содержательная часть (сведения о работе, сведения о нагрождениях). На внутреннюю сторону обложки выносятся сведения об изменениях в записях, сделанных на титульном листе. На титульном листе отражаются основные сведения о работнике: фамииля, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия и специальность. ФИО и дата рождения указывается по паспортным данным. ИО пишутся полностью а не заменяются инициалами. Запись дат производится арабскими цифрами. Профессия и специальность указывается на основании документов об образовании. При получении гражданином второй и последующих профессий записи об этом вносятся на титульный лист путем дополнения имеющихся записей или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей. Титульный лист закрепляется подписью владельца и подписью, печатью ответственного лица за ведения Т.К. Содержательная часть Т.К. представляет собой таблицу из 4х граф: порядковый номер записи, дата, указание действия, основание внесение записи.

Сведения о работе. Каждая из записей должна быть пронумерована, в третьей графе ставиться штамп организации, либо пишется от руки наименование организации в соответствии с уставом организации. Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются. Датами записей являются даты приема на работу взятые из приказа. Номера и даты приказов вносятся в графу 4 трудовой книжки. При приеме на работу в графе 3 необходимо написать структурное подразделение в которое принимается сотрудник. При переводе пишется –переведен.При записи о повышении квалификации работника в графе 4 делается ссылка на приказ. Записи о причинах увольнения работника должны вноситься в Т.К. в точном соответствии с ТК РФ и со ссылкой на соответствующие пункты статьи Кодекса. Запись в Т.К. об увольнении должна быть сделана в день увольнения. Если организация изменила свое название то в трудовые книжки всех работников в графе 3 делается запись об этом переименовании.

Сведения о награждениях.

-награждение гос. наградами, почетные звания;

-награждения почетными грамотами, нагрудными знаками. Значками, дипломами

-другие виды поощрений.

Записи о наградах вносятся в Т.К. на основании приказа, не позднее недельного срока.

Оформляются записи о награждениях в Т.К. сдел. образом.: в графе 3- в виде заголовка указывается полное наименование организации и сокращенное ниже указывается в графе 1 порядковый номер, в графе 2-дата награждения, в графе 3-кем награжден работник, за какие успехи, и какой наградой. В графе 4- дата и номер документа.

Дисциплинарные взыскания в трудовую книжку не записываются.

При замене ФИО и даты рождения одной чертой зачеркивается прежняя запись, а затем записывается новая. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» исправление недопустимо, при необходимости пишется «Запись№3 недействительна».

Вкладыш в трудовую книжку и дубликат. Если закончилось место в трудовой книжке, то прилагается вкладыш к Т.К., он вшивается в Т.К., вкладыш без Т.К. недействителен. Если Т.К. утеряна то по заявлению работника организация обязана выдать дубликат Т.К. не позднее 15 дней, в подписью дубликат в верхнем правом углу титульного листа. В дубликат вносятся сведения об общем стаже, до поступления в данную организацию, сведения о работе и награждениях.

Ведение Т.К. Приступая к работе с Т.К. сотрудник отвечающий за их ведение должен прежде всего решить следующие вопросы:принять по соотв.акту Т.К.; провериьт наличие и правильность ведения книги учета трудовых книжек; проверить наличие и сохранность трудовых книжек они должны храниться в сейфах, не выданные Т.К. хранятся в течении 2х лет в кадровой службе отдельно от остальных по истечению срока хранения передаются в архив организации с 50 сроком хранения; проверить наличие в организации приходно-расходной книги по учету бланков Т.К.

Ведение документации по делопроизводству.

Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности. Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника. Особое внимание следует уделять ведению трудовых книжек, которые в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) являются основным документом для расчета трудового и страхового стажа работника.

В случае потери трудовой книжки другие кадровые документы (приказ о приеме и увольнении, трудовой договор, личная карточка, книга учета движения трудовых книжек, расчетные и платежные ведомости и др.) могут помочь работнику подтвердить трудовой стаж документально.

В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам.

Итак, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

•        Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя .

•        Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления

Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путем четкой регламентации: чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя.

•        Создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как для работников, так и для работодателя.

Разрешить трудовые споры.

по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов: Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении, должностные инструкции, Структура и штатная численность, Штатное расписание).

1. Документация по приему на работу: Заявление о приеме на работу; Контракт о назначении на должность; Приказ о приеме на работу;Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу: Заявление о переводе на другую работу; Представление о переводе на другую работу; Приказ о переводе на другую работу.

3.Документация по увольнению с работы: заявление об увольнении; Приказ об увольнении; Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков: График отпусков; Заявление о предоставлении отпуска; Приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений: Представление о поощрении; Приказ о поощрении; Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий: Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины; Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины; Приказ о наложении дисциплинарного взыскания; Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят: Штатное расписание (статья 57 ТК РФ); Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ); Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ); При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ); График отпусков (статья 123 ТК РФ); Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).

Изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по их устранению.

Под движением кадров предприятия понимается совокупность всех случаев поступления на предприятие работников извне и всех случаев выбытия за пределы предприятия. Под движением кадров обычно понимают:- прием на работу;- перевод на другую работу;- увольнение;- предоставление отпусков;- командирование. Сегодня текучесть кадров — также одна из многих проблем, с которыми сталкиваются современные предприятия. Следует различать ее естественный уровень в пределах 3—5% от численности персонала и повышенный, вызывающий значительные экономические потери. Естественный уровень способствует обновлению производственных коллективов.

Другое дело, когда текучесть существенно превышает 3—5%. В этом случае издержки становятся значительными и возрастают с увеличением оттока кадров. 1 ЭТАП. Определение уровня текучести кадров. Следует выявить наличие и величину сезонных колебаний текучести. 2 ЭТАП. Определение уровня экономических потерь, вызванных текучестью кадров. Потери рабочего времени;— временной интервал между увольнением сотрудника и принятием нового работника, в течение которого незаполненное рабочее место не производит продукцию;-потери, вызванные проведением процедуры увольнения;— выплаты выходных пособий увольняющимся работникам (если они производились); — затраты на поиск кандидатов. 3 ЭТАП. Определение причин текучести кадров.

Высокий уровень текучести кадров может быть вызван спецификой производственно-хозяйственной деятельности предприятия либо несовершенством системы управления им. -неудовлетворенность уровнем оплаты труда,— задержки выплаты заработной платы,— причины личного характера,— тяжелые и опасные условия труда,— неприемлемый режим работы.

Анализ состава деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования.

К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь-референт должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовленным. Он должен обладать самоорганизованностью, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформление документа и т.д. Секретарь-референт должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. При подборе секретарей-референтов на одном из первых мест выдвигается требование сохранение служебной тайны, умение в разговоре проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы- это всегда ценится в сотруднике. К важнейшим качествам секретаря-референта относится - пунктуальность. Особенно большое значение имеет своевременность предъявления документов и информации для принятия решения, организация встреч, совещаний. Секретарь- референт должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент.

Работа по созданию резерва на выдвижение.

Формирование резерва на выдвижение - это процесс подбора, изучения и подготовки кадров с целью дальнейшего использования по конкретному виду деятельности на определенном уровне управления. Организация обучения резерва на выдвижение осущ.кадровыми службами учреждений по разработанным модульным учебно-тематич. планам и программам с учетом должностного уровня обучаемых, профиля их деятельности, уровня базового образования, стажа работы в должности, цели обучения и должна быть направлена на повышение их профессионально-деловых качеств, изучение вопросов управления социально-культурной, хозяйственно-экономической деятельностью и другими сферами, приобретение навыков руководства.

Зачисление в резерв на выдвижение производится по рекомендациям аттестационных комиссий, а также руководства учреждений, организаций, общественных объединений, трудовых коллективов и оформляется соответствующим приказом. При этом зачисление работника в состав резерва должно осуществляться с его согласия.

При подборе в резерв на выдвижение проводится всесторонняя оценка каждого работника. Представляется целесообразным использование различных специальных профессиональных методов проверки кандидатов, в том числе анализ анкетных данных, наведение справок у руководителей по прежней работе и у других лиц, хорошо знающих претендентов, количественные и качественные оценки с помощью экспертов, различные по тематике и направленности собеседования. При подборе работников в резерв на выдвижение необходимо в первую очередь учитывать то, как они справляются со своими должностными обязанностями. Основным показателем при оценке кадров, выдвигаемых в резерв, являются положение дел на закрепленном за ними участке работы, а также исполнительность и творческий подход к выполнению сложных заданий. На заключительном этапе принятия окончательного решения о назначении лица, состоящего в резерве на выдвижение на должность, руководитель должен обязательно пригласить его на личную беседу, подвести итоги подготовки за время нахождения в резерве и сообщить о принятом решении.

Подготовка материалов для аттестационной комиссии.

Издается приказ об аттестации формируются аттестационные комиссии по профессиональным направлениям,; списки сотрудников; графи проведения аттестации; опросный лист аттестуемого опросный лист позволяет аттестуемому сотруднику высказать свое мнение о целесообразности углубления и расширения своих знаний, возможности получения специализации, удовлетворенности своей работой, высказать замечания о различных сторонах деятельности компании. и анкету "Аттестация"; Анкета "Аттестация" предназначена для того, чтобы оценить личностные, деловые и профессиональные качества сотрудника. Она заполняется непосредственным руководителем и самим сотрудником. Смысл ее заполнения - в выставлении баллов по категориям, в результате получаем интегрированную оценку, выраженную в баллах. Эта оценка учитывает мнение как самого сотрудника о своих личностных, деловых и профессиональных качествах, так и его непосредственного руководителя. аттестационную карту ее образец Аттестационная карта заполняется менеджером по персоналу, который вносит данные об образовании, стаже работы, повышении квалификации, поощрениях, взысканиях, указывает аттестационный балл аттестуемого и его соответствие разряду по должности. и протокол заседания аттестационной комиссии, который подписывается председателем, секретарем и членами аттестационной комиссии, присутствовавшими на заседании.

Подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению. К поощрениям за труд, морального характера установленным статьей 191 ТК РФ можно отнести: объявление благодарности; награждение почетной грамотой;представление к званию «Лучший по профессии»; представление к государственным наградам.Например, работодатели могут применять следующие меры морального поощрения работников: информирование всего персонала организации о достижениях работника; направление работника на специальные конференции, семинары, выставки; создание работнику более комфортных условий труда.Объявление благодарности. Поощрение ведомственными знаками отличия в труде раждение почетной грамотой. Основными документами для представления работников к поощрению и нагрождению являются: представление и приказ о поощрении.