Вопрос 3. Комплекс документов по учету кадров.

3.1 Унификация кадрового учета

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

• разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

• внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД

• внедрение разработанных ОКТЭИ;

• ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;

• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

• разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Унификацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения.

Основными принципами унификации документов являются:

• унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

• единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

• комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

• информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

• сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;

• стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

• сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико- экономической информации;

• экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

В основе создания УСД лежит метод унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической с социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.

Государственная система документированного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

Основная цель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации сокращения количества и повышение количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора., обработки и анализа информации. Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.

Различают следующие виды документов:

• По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма).

• По происхождению (служебные и личные документы).

• По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).

• По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные).

• По месту составления (внутренние и внешние).

• По наименованию (проказы, указы, отчеты).

• По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).

Альбом унифицированных форм первичной документации разработан НИПИстатинформ Госкомстата России на основании постановления Правительства РФ от 8 июля 1997 г. №835. Формы первичной отчетной документации согласованы с Минфином России и Минэкономики России от 30 октября 1997 г. №71а.

Введение первичного учета по унифицированным формам настоящего альбома распространяется на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность в отрасли экономики.

Авторские права на унифицир. формы первичной учетной документации принадлежит НИПИстатинформ Госкомстата России.

Изменения форм без согласия Госкомстата не допускается. Тиражирование форм на коммерческой основе возможно только по заключению договора с НИПИстатинформ Госкомстата России. Допускается тиражирование отдельных форм организациями для внутреннего использования в количестве, необходимом для оформления хозяйственных операций.

По учету труда и его оплаты:

• Т-1 приказ (распоряжение) о приеме на работу А-4;

• Т-1а приказ (распоряжение) о приеме работников на работу А-4;

• Т-2 личная карточка 2А-4; Т-2 ГС Личная карточка госслужащего 2А-4;

• Т-4 Учетная карточка научного работника А-5;

• Т-5 Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу А-5;

• Т-6 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;

• Т-8 Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора;

• По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

• Т-12 Табель учета использования рабочего времени и расчета з/п 2х2/3 А-3;

• Т-13 Табель учета использования рабочего времени А-3;

• Т-49 Расчетно-платежная ведомость ½ А-2;

• Т-51 Расчетная ведомость 2 А-3;

• Т-53 Платежная ведомость 2 А-4;

• Т-54 Лицевой счет А-3;

• Т-54а Лицевой счет 2 А-5.

Унифицированные формы первичных документов по учету кадров, порядок их заполнения и ведения.

Учетные массивы информации о работниках можно условно разделить на первичные и вторичные. Первичные массивы содержат исходные персональные данные, содержащиеся в трудовых книжках, документах личного дела, приказах (распоряжениях) по личному составу и личной учетной карточке Т-2. Вторичные массивы отражают повторяемые исходные данные, систематизированные по определенным тематическим признакам.

При заполнении справочного карточного учетного аппарата заполняются графы и зоны традиционных или электронных учетных карточек, а также вносятся дополнения в журналы регистрации, книги учета и т.д. карточки заполняются на основании документов, сопровождающих оформление трудовых правоотношений граждан с предприятием.

Основным учетным документом, заполняемым на все категории работников после приема на работу, является личная карточка унифицированной формы Т-2, Т-2ГС. Карточка является машиноориентированной, и большинство типовых персональных данных вводится в учетный автоматизированный массив с помощью соответствующих кодов, что сокращает трудоемкость ввода. Формат карточки А-3 (2А4).

Для работников, на которых на распространяется порядок ведения личных дел, карточка Т-2 заменяет собой личное дело и является первичным учетным документом. В остальных случаях она вторична.

Карточка состоит из 4 страниц, на лицевой стороне которых располагаются тематические блоки, отражающие все персональные данные о сотруднике. Блоки в зависимости от содержания имеют анкетную или табличную форму. В правой стороне формы располагаются кодовые поля блоков анкетного содержания. Содержание табличных форм не кодируется.

Первая и вторая страницы формы Т-2 заполняются при поступлении гражданина на работу. Содержат: основные поисковые направления (номер карточки, табельный номер работника и т.п.), анкетно-биографические данные, общее образование, образование по профессии, стаж работы, состав семьи, паспортные данные и т.п.

Коды профессии и специальности указываются в соответствии с ОКПДТР (классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов) и специальностей по образованию (ОКСО). Внесенные сведения заверяются росписью руководителя кадровой службы или росписью гражданина.

Третья и четвертая страницы формы Т-2 заполняются в процессе работы гражданина. Содержат: прием на работу, назначения, перемещения, повышение квалификации, профессиональная переподготовка, аттестация, поощрение, награды, навыки работы (вне специальности), отпуска, отметка об увольнении. В табличной части блока «Прием на работу, назначения, перемещения» (копирующего записи в трудовой книжке) предусмотрена роспись работника за каждую внесенную запись.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре на основании паспорта, военного документа, трудовой книжки, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения и др. документов, а также на основании опроса работника. Записи вносятся без сокращений, разборчивым почерком (при ручном заполнении). Номер ставится в соответствии со штатно-должностной книгой, штатным формуляром или штатным расписанием предприятия.

Личная карточка в электронной форме заполняется аналогичным образом. Затем изготовляется бумажный экземпляр карточки, в котором ставятся необходимые росписи. Он выполняет страховую функцию. Дополнения вносятся в электронный вариант, а затем распечатывается новый экземпляр.

Личные карточки систематизируются по структурным подразделениям (подведомственным учреждениям или по старшинству должностей), а внутри подразделений – по алфавиту фамилий работников. Страховые (бумажные) экземпляры карточек также располагаются в алфавитном порядке.

При подготовке к архивному хранению личные карточки уволенных работников формируются в дела по году увольнения, а внутри - по алфавиту фамилий. В личные дела карточки не подшиваются. При увольнении в личной карточке делается соответствующая запись, ставится роспись увольняющегося в получении им трудовой книжки (также роспись ставится и в журнале учета трудовых книжек), после чего карточка переставляется из основной картотеки в картотеку уволенных сотрудников.