2.8 Оформление поощрений работников и наложения дисциплин.Взысканий

Приступая к работе, сотрудники по-разному проявляют себя в организации. Во многом это зависит от целей, которые преследует работник. Для одних это может быть заведомо временная работа и он продолжает искать что-либо для него более интересное, другие дорабатывают свой стаж и не проявляют большого интереса к успехам организации в целом. Для третьих это начало их карьеры, и они надеются на повышение квалификации и продвижение по службе. Поэтому и работают сотрудники с разной степенью старания и результаты их работы могут поощряться или, наоборот, на них накладываются различные меры взысканий. Все эти моменты: поощрения и взыскания обязательно неоднократно документируются.

Добросовестная работа, особенно работа с инициативой, приносящая прибыль, как правило, поощряется. Кроме того, принято поощрениями отмечать многолетнюю работу сотрудника в организации или юбилейные даты.

Поощрение – признание работодателем заслуг работника, дань уважения ему за добросовестную работу. Оформление поощрения является функцией кадровой службы. Работа облегчается если есть локальный нормативный акт, подробно регламентирующий вопросы поощрения. Если нет, то базовым документом используются Правила внутреннего трудового распорядка. Поощрение оформляется приказом по унифицированной форме № Т-11, а группы работников – Т-11а.

Поощрения документируются в соответствии с требованиями УСОРД или УСПУД. В приказе необходимо указать мотив поощрения. (ст. 191 ТК РФ - добросовестное исполнение работником трудовых обязанностей). Но не рекомендуется ограничиваться только этой формулировкой. Лучше точно указать за какие именно достижения поощряется («за образцовое выполнение тр. обязанностей», за повышение производительности труда» и т.д.). Вид поощрения указывается в соответствии со ст. 191 ТК РФ, которая предусматривает следующие формы и виды поощрения:

1. Моральные: объявление благодарности, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии;

2. Материальные: выдача премии, награждение ценным подарком.

Коллективным договором, Правилами внутреннего тр. распорядка могут вводиться дополнительные виды поощрения (занесение на Доску почета, награждение дипломами, присвоение почетных званий и т.д.)

Иные виды поощрений также могут предусматриваться уставами и положениями о дисциплине. Может быть применено два вида поощрения (одновременно) объявление благодарности и выдача премии → в приказе указываются два вида.

Для того, чтобы каждый раз не выяснять, кто и какой документ должен представить в кадровую службу, в Правилах ВТР, ином локальном нормативном акте следует описать предварительный этап поощрения (кто составляет представление на поощрение, в какие сроки после его получения кадровая служба готовит приказ и т.д.).

Поощрениям за труд посвящена статья 191 ТК РФ, в котором называются основные формы поощрения: объявление благодарности, награждение именным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию «лучшего по профессии» и наиболее часто встречаемая форма поощрения – выдача премий.

В настоящее время ни действующее трудовое законодательство, централизованно изданные нормативные акты не регламентируют положения о премировании работников в организации.

Но для регулирования порядка премирования организация должна утвердить Положение о премировании работников.

Премирование, осуществляемое в рамках действующей в организации системы оплаты труда, предполагает регулярную (ежемесячную) или периодическую (ежеквартальную) выплату премии определенному кругу лиц на основании заранее установленных конкретных показателей и условий премирования.

В положении о премировании должны быть предусмотрены:

- показатели премирования;

- круг премируемых лиц;

- конкретные условия премирования;

- размеры, шкала и сроки премирования;

- источник премирования.

Показатели премирования могут быть разными, но они должны быть конкретными и определенными. Прежде всего они должны соответствовать задачам производства на конкретном предприятии, в данном подразделении. Такими показателями могут быть: повышение производительности труда и увеличение выпуска продукции, выполнение графика сдачи изделий на склад и т.д.

Размер премии, выплачиваемой конкретному работнику, определяется по результатам его деятельности.

Все формы поощрений объявляются приказом руководителя организации.

Приказ оформляется по унифицированной форме № Т-11/№ Т-11а.

Если поощрение не предполагает денежного вознаграждения, из текста приказа по форме № Т-11 исключается раздел «в сумме…».

Приказ визируется в следующей последовательности: отдел кадров, руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находится работник, бухгалтерия, заместитель руководителя организации, курирующий работу данного структурного подразделения.

Приказ подписывает руководитель организации. Работник знакомится с приказом, ставя свою роспись на первом экземпляре приказа.

Основанием для составления таких приказов служит докладная записка/представление руководителя структурного подразделения, в котором работает поощряемый работник.

Работник, ведущий кадровое делопроизводство, знакомит с представлением начальника отдела кадров, бухгалтерию, заместителя руководителя организации, курирующего работу данного структурного подразделения, получает их визы и передает представление руководителю организации. Руководитель подписывает резолюцию и возвращает обратно в отдел кадров, где на основании представления готовится приказ о поощрении.

На основании приказа работник кадровой службы вносит соответствующие записи в Л/К работника – форма № Т-2 (№ Т-2ГС) и в трудовую книжку. В разделе Л/К «Поощрения и награды» необходимо указать вид поощрения.

В соответствии с правилами о порядке ведения трудовых книжек, в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях государственными наградами, почетными грамотами, нагрудными знаками и значками, дипломами о присвоении званий и т.д. Запись о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносится. Запись в трудовую книжку о награждениях и поощрениях вносится не позднее недельного срока после издания приказа.

В соответствии со ст. 192 ТК РФ «За совершение дисциплинарного проступка, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право применить дисциплинарные взыскания». В статье перечислены и формы дисциплинарного взыскания: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям. Здесь же сказано «ФЗ, уставами и положениями о дисциплине для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания». Например, ФЗ от 27.07.2004 № 79-ФЗ ст. 57 устанавливает такую форму дисциплинарного взыскания для государственных служащих, как «Предупреждение о неполном должностном соответствии».

Схема издания приказа: Решение о поощрении, в конечном счете, принимает руководитель организации или иное, уполномоченное им лицо → предложение о поощрении из кадровой службы направляется в дирекцию, для проставления резолюции (на представлении). Обычно до резолюции представление визируется руководителем кадровой службы, а если материальное поощрение, то и гл. бухгалтером.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ ПООЩРЕНИЯ:

1. СОСТАВЛЕНИЕ руководителем структурного подразделения ПРЕДСТАВЛЕНИЯ о поощрении с указанием вида поощрения в соответствии с Правилами ВТР,

2. Согласование (ВИЗИРОВАНИЕ) представления профсоюзным органом, гл. бухгалтером, руководителем кадровой службы и зам. первого руководителя (согласование обоснование и вида поощрения);

3. ПЕРЕДАЧА представления или выписки из протокола заседания профсоюзного органа первому руководителю для принятия решения;

4. При положительном решении – ПЕРЕДАЧА представления с резолюцией в кадровую службу для составления и оформления приказа;

5. Составление сотрудником кадровой службы унифицированной или традиционной формы ПРИКАЗА → распечатка бум. экземпляра; при необходимости согласование черновика приказа с руководством организации.

6. Визирование приказа, ПОДПИСАНИЕ приказа руководителем, ОЗНАКОМЛЕНИЕ работника с приказом, выдача по его просьбе заверенной копии приказа;

7. Внесение записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;

8. Внесение записи в учетные формы: личную карточку (Т-2/Т-2ГС), перестановка учетных карточек в картотеке

9. Внесение записи в трудовую книжку

10. Торжественное объявление приказа о поощрении; вручение ему премии; ценного подарка; помещение копии приказа на доску приказов организации.

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ (или докладная записка) имеет в содержательной части: ФИО; год рождения; образование; должность; структурное подразделение; стаж работы в организации; оценка производственной деятельности; мотив поощрения; основание; вид поощрения. Представления составляются на группу работников, может составляться по инициативе руководства или профсоюзного органа. Составляется и подписывается руководителем структурного подразделения.

ПРИКАЗ о поощрении.

Вводная часть обосновываются мотивы и основания поощрения, высокие результаты деятельности и общественной активности поощряемого лица.

Распорядительная часть: вид поощрения объявить благодарность, наградить ценным подарком и т.п.); ФИО работника (если Т-11а – В алфавитном порядке); место работы; краткое формулирование мотива поощрения. Для Т-11а сведения сгруппированы в таблицу.

Приказ о поощрении составляется непосредственным руководителем работника, выдвигающим предложение о поощрении. Инициатива о поощрении может исходить от кадровой службы, от руководства организации (руководителя, его заместителей). С ходатайством может выступить и коллектив.

В строке Основание (Т-11) указывается не только наименование документа, но и лицо, подписавшее (должность, фамилия, инициалы), номер и дата.

При оформлении всех видов поощрения, кроме денежных вознаграждений допускается исключить из формы Т-11 реквизит «в сумме ___ руб ___ коп».

Форма Т-11а может быть использована, если к группе работников единовременно применяется только один вид поощрения. Либо строка «вид поощрения» переформируется в дополнительный столбец таблицы (5), и в нем по каждому работнику указывается конкретный вид поощрения.

Согласно п. 24 Правил ведения трудовых книжек на основании приказа в трудовую книжку вносятся следующие сведения:

• О награждении почетными грамотами, присвоение званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

• О других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами ВТР, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Согласно ст. 192 ТК РФ за совершение дисциплинарного проступка, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него тр. обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: ЗАМЕЧАНИЕ, ВЫГОВОР, УВОЛЬНЕНИЕ. В этом случае составляется: докладная записка о проступке, объяснительная записка (письменное объяснение работника) и приказ о наложении ДВ.

ФЗ, уставами и положениями о дисциплине для отдельных категорий работников м.б. предусмотрены и другие дисциплинарные взыскания. Применение ДВ, не предусмотренных ФЗ, уставами и положениями о дисциплине, не допускаются.

О применении ДВ работодатель должен издать приказ. Для замечаний и выговора нет унифицированной формы → руководитель сам определяет структуру и содержание приказа.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ ПРИМЕНЕИЯ ДИСЦ. ВЗЫСКАНИЯ:

Проект приказа должны проверить на предмет соответствия законодательству применяемого ДВ, соблюдения сроков привлечения к дисциплинарной ответственности. Нач. юр. отдела должен ознакомиться со всеми материалами, касающимися дисц. проступка, а также объяснениями работника, на которого готовится приказ.

Проект приказа о применении ДВ визируется начальником юр. отдела (юристом), либо руководителем работника.

1. Выявление факта проступка работника,

2. Составление акта о разовом проступке (опоздание на работу, неявка на работу без уважительной причины, уходе с работы раннее установленного времени, появление на работе в нетрезвом состоянии, нарушении правил техники безопасности и т.д.),

3. Составление руководителем структурного подразделения или руководителем кадровой службы, службы безопасности и т.д. докладной записки на имя первого руководителя о систематическом или разовом проступке с указанием меры ДВ,

4. Доведение руководителем стр. подразделения до сведения работника содержания докладной записки и акта, проставление работником росписи об ознакомлении на докладной записке,

5. Написание работником объяснительной записки на имя первого руководителя или его заместителя; передача объясн. записки руководителю структурного подразделения – автору докладной записки,

6. Передача докладной и объяснительной записок, акта о проступке первому руководителю для принятия решения,

7. При необходимости формируют руководитель и его замы комиссию для проведения служебного расследования с целью установления виновности работника и меры дисциплинарного взыскания.

8. Принятие руководителем решения о мере ДВ на основании предоставленных документов,

9. На докладной записке ставится резолюция руководителем и вместе с др. документами передается в кадровую службу для составления и оформления приказа,

10. Составление приказа по форме Т-8; распечатка бум. экземпляра; при необходимости – согласование черновика приказа с руководством,

11. При увольнении – получение согласия у профсоюзного органа,

12. Визирование приказа, подписание руководителем организации; ознакомление работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии,

13. Внесение записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле,

14. Внесение записи о наложении на работника дисциплинарного взыскания в учетные формы, в том числе в личную карточку (формы Т-2/Т-2ГС)

В докладной записке, которая подписывается руководителем структурного подразделения, фиксируется факт обнаружения нарушения с указанием его характера, вида и даты, мотивированного объяснения причины нарушения, мнения о мере ДВ. При разовом нарушении к докладной записке прилагается акт, подтверждающий факт совершения проступка.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка м.б. внутренней (создаются по инициативе работника или по заданию руководства, цель: повышение эффективности деятельности) и внешней (представляется руководителю вышестоящей организации). Внешние составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги. Обязательные реквизиты: наименование организации (для внутренней наим. структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней), заголовок к тексту, подпись.

Текст состоит из трех частей: 1.ч. излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. 2.ч. (может и отсутствовать) анализ сложившейся ситуации, возможные варианты выхода из ситуации. 3.ч. выводы и предложения о конкретных действиях которые необходимо принять.

Внутренняя подписывается составителем, если передается рук. струк. подразделения, и руководителем подразделения → руководителю организации. Внешняя – руководителем организации. Дата – дата ее составления и подписания.

Объяснительная записка составляется работником, совершившим проступок, и отражает причины, обстоятельства и дату проступка. Отказ работника дать письменное объяснение не является препятствием к применению меры дисциплинарного воздействия. Оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательные реквизиты: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись. Тест объяснительной состоит из двух частей: 1. Ч. содержит факты, послужившие поводом к ее написанию; 2. Ч. причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Подписывается составителем. Дата – дата ее подписания.