12.5.6. Обліково-фінансові документи

Обліково-фінансові документи оформляють з метою забезпечення повної схоронності грошей та інших цінностей, точного виконання фінансових, банківських операцій, своєчасного відображення виробничих операцій, запобігання фінансових порушень і зловживань, можливості документального обгрунтування відповідальності службових осіб, складання бухгалтерської та іншої звітності, права здійснення грошово-розрахункових операцій у фінансових і банківських установах. Фінансово-розрахункова документація відзначається високим рівнем стандартизації. До них належать: акт, відомість, гарантійний лист, заява-зобов'язання, заявка, квитанція, накладна.

Акт - документ, складений однією чи кількома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти або події.

Відомість - документ, який найчастіше використовується в бухгалтерській справі, банківській системі.

Гарантійний лист - службовий лист, в якому підтверджуються фінансово-розрахункові зобов'язання.

Заява-зобов'язання - документ, що є різновидом термінового зобов'язання, яке оформляється з метою отримання кредиту за спеціальними позиковими рахунками.

Заявка - документ, що використовується для організації операцій купівлі-продажу.

Квитанція - документ, що видається установами на підтвердження одержання певних матеріальних цінностей і грошових коштів.

Накладна - документ про приймання, відправлення чи видачу матеріальних цінностей.

12.5.7. Дипломатичні документи

Дипломатичні документи - одна із форм дипломатичної діяльності держави з метою здійснення завдань зовнішньої політики. Найвагомішу категорію становлять дипломатичні документи, за допомогою яких здійснюються письмові офіційні зносини між державами і які висловлюють позицію держави з того чи іншого питання міжнародного життя. Частина таких документів через певні конкретні обставини має конфіденційний характер. Значну частку дипломатичних документів становлять ті, що мають виключно внутрішньо відомчий характер. До них належать: дипломатичне листування, вербальна нота, особиста нота, пам'ятна записка, меморандум, приватний лист напівофіційного характеру, особисте послання, заява, комюніке, спільна заява, декларація, візитна картка.

Дипломатичне листування — сукупність різноманітної офіційної кореспонденції та документації дипломатичного характеру, за допомогою яких здійснюються зносини між державами. Дипломатичне листування — одна з основних форм зовнішньополітичної та дипломатичної діяльності держави.

Вербальна нота - дипломатичний лист, в якому викладаються політичні, економічні, науково-технічні проблеми двостороннього або багатостороннього змісту.

Особиста нота - дипломатичний лист, який надсилається з важливих, принципових питань або містить інформацію про будь-яку значну подію.

Пам'ятна записка - документ, що, як правило, передається особисто.

Меморандум - дипломатичний документ, який може бути самостійним документом або додатком до особистої чи вербальної ноти. Відрізняється від ноти тим, що він не починається й не закінчується формулою ввічливості, не повинен мати підпису.

Приватний лист напівофіційного характеру -дипломатичний лист, який надсилається знайомим офіційним особам у випадках, пов'язаних із наданням певної особистої послуги (подяка за запрошення, прохання про сприяння) чи з питань, ставити які в офіційному порядку небажано з тих чи інших причин.

Особисте послання - дипломатичний документ із найважливіших, значних і невідкладних питань міжнародної політики.

Заява (уряду, міністерства закордонних справ) -документ, який не є прямим зверненням до певної держави чи держав і тому не вимагає обов'язкової офіційної відповіді.

Комюніке - офіційне повідомлення про хід міжнародних переговорів, про міжнародну угоду, що відбулася.

Спільна заява - заключний документ міжурядових переговорів, візитів, які інформують про те суттєве, що з'явилося у ході переговорів, у сфері спільних міжнародних проблем, двосторонніх відносин.

Декларація - одно-, дво- або багатосторонній акт, у якому держави, міжурядові або міжнародні громадські організації визначають принципи у сфері політики, міжнародних зносин або міжнародного права.

Візитна картка (візитівка) - невеликий аркуш картону (зазвичай 5X9 см, іноді 6X10 см), на якому друкують прізвище, ім'я, по батькові, місце роботи, посаду, адресу, телефон, телекс, факс.