12.4.3. Довідково-інформаційні документи

Довідково-інформаційні документи містять інформацію про фактичний стан справ в установах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. До них належать: акт, відгук, рецензія, анотація, висновок, довідка, огляд, доповідь, доповідна записка, пояснювальна записка, подання, пропозиція, звіт, план роботи, оголошення, запрошення, протокол, витяг із протоколу, службовий лист, службова телеграма, факс, телефонограма, прес-реліз.

Акт - документ правової чинності, складений однією або кількома особами, що підтверджують будь-які встановлені факти або події.

Відгук - документ, який містить висновки уповноваженої особи (осіб) чи установи щодо запропонованих на розгляд вистави, фільму, творів мистецтва, рукописних праць.

Рецензія - критичний відгук (містить аналіз та оцінку) на художній твір, друковану наукову працю.

Анотація — коротка, стисла характеристика змісту книги, статті, рукопису.

Висновок - документ, в якому уповноважені особи, комісія або установа викладають свої зауваження, оцінки, рішення та їх аргументи щодо окремого питання або іншого документа.

Довідка - документ, який засвідчує факти біографії або діяльності установи, надається за вимогою до іншої установи.

Огляд - різновид довідки, який складається для інформування підвідомчих та інших організацій про хід робіт чи їх підсумки за певний період.

Доповідь — документ, в якому викладаються певні питання, даються висновки, пропозиції.

Доповідна записка - службовий документ, адресований керівникові установи, в якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов'язань, а також даються висновки і пропозиції.

Пояснювальна записка - службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту) чи причини якихось подій, фактів.

Подання (клопотання) - документ, який готує завідувач певного структурного підрозділу організації, підприємства, установи до вищої інстанції із проханням, клопотанням затвердити конкретне рішення чи взяти участь у вирішенні певних питань.

Пропозиція - документ, в якому особа (установа) висловлює свої думки щодо методів покращення діяльності державних органів, установ, громадських організацій.

Звіт - службовий документ, який містить повідомлення про діяльність особи чи організації за певний період часу, виконання дорученої роботи, узагальнення зробленого.

План роботи - документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, терміни виконання, керівників і конкретних виконавців.

Оголошення - інформація про будь-який масовий захід.

Запрошення - документ, який адресується конкретній особі і містить пропозицію взяти участь у події або заході.

Протокол - документ колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень, склад присутніх, зміст доповідей, заслуханих виступів та ухвали з обговорених питань.

Витяг з протоколу - частина протоколу, оформлена належним чином, що надсилається (передається) окремим особам (підприємствам).

Службовий лист - управлінський документ, який служить засобом спілкування з установами та приватними особами.

Інформаційний лист - службовий лист, в якому адресант інформує адресата про якісь факти чи події.

Рекламний лист - інформаційний службовий лист, який містить детальний опис товарів чи послуг і надсилається конкретному адресатові, щоб спонукати його скористатися запропонованим.

Лист-запрошення - службовий лист, в якому адресатові пропонують взяти участь у заході.

Супровідний лист - службовий лист, в якому адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа.

Лист-повідомлення — службовий лист, в якому повідомляється про щось чи стверджується певний факт.

Лист-підтвердження - службовий лист, в якому підтверджується отримання якого-небудь відправлення (листа, телеграми, товару) або про те, раніше складений документ залишається чинним (договір, інструкція).

Лист-нагадування - службовий лист, в якому нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання завдання (зобов'язання), проведення заходу і необхідність унаслідок цього вжити відповідних заходів.

Ініціативний лист - службовий лист, який спонукає адресата дати відповідь адресантові.

Лист-відповідь - службовий лист, в якому дають відповідь на ініціативний лист.

Службова телеграма - службовий документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом).

Факс - службовий документ, одержаний за допомогою телекомунікаційного зв'язку та принтера.

Телефонограма - усне термінове повідомлення, передане адресатам телефоном.

Прес-реліз - повідомлення, яке установа, організація складає для оприлюднення у засобах масової інформації.