12.3. Класифікація ділових документів

Найважливіші ознаки, які покладено в основу класифікації ділових документів, полягають у сутності їх інформаційного та матеріального складників, а також в умовах існування ділових документів.

Класифікація ділових документів за інформаційним складником передбачає їх поділ за такими ознаками:

• за функційним призначенням: управлінські (організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, з особового складу, особисті офіційні документи) і спеціалізовані документи (документи зтосподарсько-договірної діяльності, з господарсько-претензійної діяльності, з посередницької діяльності, документи в науковій діяльності, в банківській діяльності, обліково-фінансові документи, дипломатичні документи);

• за назвами: заява, лист, телеграма, інструкція, протокол, наказ, акт, довідка;

- за формою: стандартні (типові) і нестандартні

(індивідуальні); стандартний документ містить однорідні питання і складається за типовим зразком; зазвичай він віддрукований на бланку з постійною інформацією (посвідчення про відрядження, довідка); стандартні документи мають однакову форму, їх заповнюють у певній послідовності і за обов'язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення); нестандартні документи створюють на основі типових, їх складають у кожному конкретному випадку, для пояснення конкретної управлінської ситуації, друкують або пишуть від руки (протокол, наказ, заява, доповідна записка);

• за структурою: прості і складні; прості документи відображають одне питання (наказ, договір, акт, пояснювальна записка), складні - декілька (протоколи);

• за походженням: службові (офіційні) та особисті;

службові документи створюють організації, підприємства та службові особи, які їх представляють; їх оформляють в установленому порядку; особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності.

Класифікація ділових документів за матеріальним складником передбачає їх поділ за такими ознаками:

• за матеріальною основою документа (носієм інформації): паперові (на папері), дискові (на полімерній, металевій пластині), плівкові (на фотоплівці, магнітній стрічці);

• за способом документування: рукописні, механічні, магнітні, фотографічні, оптичні, лазерні, електронні;

Класифікація ділових документів за умовами існування передбачає їх поділ за такими ознаками:

• за місцем виникнення: внутрішні і зовнішні; до внутрішніх належать документи, що мають чинність лише у тій організації, установі чи підприємстві, де їх складено; до зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

• за напрямком руху в процесі документообігу: вхідні

та вихідні;

- за терміном виконання: звичайні (безстрокові), термінові,

дуже термінові; звичайні (безстрокові) документи виконуються за загальною чергою; до термінових належать ті, для яких встановлено термін виконання, а також, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма); до дуже термінових належать документи, які мають позначку "дуже терміново";

• за ступенем конфіденційності: для загального користування, для службового користування, таємні, цілком таємні;

• за часом створення: оригінали і копії; оригінал -основний вид документа, перший і єдиний його примірник; на оригіналі стоїть підпис керівника установи, в разі потреби його засвідчують штампом або печаткою; копія - точне відтворення оригіналу; на ній обов'язково роблять помітку вгорі праворуч Копія; різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат; відпуск -повна копія відправленого із установи документа, яку залишають у відправника; витяг відтворює не весь документ, а лише його частину; дублікат - другий

примірник документа, виданий у зв'язку із втратою оригіналу; в юридичному відношенні оригінал і дублікат - рівноцінні;

- за терміном зберігання: тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років), постійного зберігання.