11.6. Препринт

Препринт містить матеріали попереднього характеру, опубліковані до виходу у світ видання, в якому вони

можуть бути вміщенні. Препринт розсилають обмеженому колу осіб для попередньої оцінки і підготовки кінцевого варіанту тексту (стенограми, тези доповідей, макети окремих томів словників, енциклопедій), пробні видання підручників.

Препринт має високу інформаційну цінність. Його переваги полягають у тому, що він випереджує офіційну публікацію.

11.7. Науковий переклад

Переклад іноземної і вітчизняної документації, науково-технічних текстів - важливий засіб обміну науково-технічною інформацією, вивчення зарубіжного і популяризації вітчизняного досвіду.

Наукові переклади (реферативний, переклад-анотація) оформляють у вигляді рукописів. Вони призначені спеціалістом відповідних галузей. Переклади містять текст, відомості про переклад та оригінал. Авторське право на переклад належить перекладачеві.

11.8. Оглядово-аналітичний документ

Оглядово-аналітичний документ відрізняється від інших неопублікованих документів тим, що він є результатом аналітико-синтетичного опрацювання докуметів і тому належить до вторинних документів. Містить систематизовані відомості про документи або результати аналізу та узагальнення відомостей, які розкрито в первинних документах.

Оглядові документи поділяють на види: інформаційно-реферативний огляд, річний огляд, річна доповідь, прогностичний огляд, бібліографічний огляд. Бібліографічний

огляд - посібник, який містить зв'язну розповідь про документи. Серед них розрізняють: тематичні та інформаційні огляди, універсальні, персональні.

Контрольні запитання

1. У чому полягають особливості опублікованих, неопублікованих документів і документів, що не публікуються?

2. Які види документів належать до неопублікованих?

3. Яка державна інституція здійснює реєстрацію звітів про НДР і ДКР?

4. У чому полягає відмінність юридичного статусу депонованих рукописів і дисертацій, авторефератів дисертацій?

5. Які є види дисертацій?

6. Де зберігаються захищені дисертації?

7. Хто є автором автореферату дисертації?

8. З якою метою друкують препринти?

9 Чим відрізняється дисертація від оглядово-аналітичного документа за рівнем узагальнення інформації?

Тема 12. Діловий докумеїгг

1. Діловий документ як різновид докуметів, що не публікуються

2. Реквізити ділових документів

3. Класифікація ділових документів

4. Управлінські ділові документи

1. Організаційні документи

2. Розпорядчі документи

3. Довідково-інформаційні документи

4. Документи з особового складу

5. Особисті офіційні документи

12.5. Спеціалізована ділова документація

1. Документи з господарсько-договірної діяльності

2. Документи з господарсько-претензійної діяльності

3. Документи в науковій діяльності

4. Документи з посередницької діяльності

5. Документи в банківській діяльності

6. Обліково-фінансові документи

7. Дипломатичні документи

12.1. Діловий документ як різновид докуметів, що не публікуються

Діловий документ є різновидом докуметів, що не публікуються, тобто призначений для одноразового використання з метою ухвалення або виконання безпосередніх управлінських рішень. Діловий документ утворюється у процесі управлінської діяльності. Управління суспільством,

галуззю народного господарства або підприємством (організацією, установою) є з погляду технології процесом отримання, опрацювання і передавання інформації. Управлінська інформація (первинні початкові фактичні відомості, показники, параметри) фіксується у ділових документах.

Документи, які містять управлінську інформацію і оформлені відповідно до певних правил, називають управлінськими, а їх сукупність - управлінською документацією, тобто управлінська документація являє собою систему документів, які забезпечують управлінські процеси в суспільстві.

Діловий документ використовують в усіх сферах суспільної діяльності. Він використовується як засіб фіксації інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності за визначеним стандартом чи формою.

В управлінській діяльності використовують здебільшого письмові (текстові) документи, в яких інформацію зафіксовано будь-яким способом письма -рукописним, машинописним, друкарським, електронним.

Форми всіх ділових документів, які використовують в АСУ, повинні бути стандартизовані та уніфіковані. Уніфікація систем документації грунтується на дотриманні чинних державних стандартів. Інформаційне забезпечення АСУ створює уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), яка пристосована для використання і в АСУ, і в умовах традиційних методів опрацювання документів.

УСОРД - комплекс стандартів, взаємопов'язаних форм документів, правил, положень, які встановлюють вимоги до змісту, побудови та оформлення документів.

УСОРД використовують для вирішення управлінських завдань в умовах застосування економіко-математичних методів, засобів обчислювальної техніки і традиційних методів опрацювання документів.

УСОРД грунтується на базових державних стандартах - ДСТУ 2732-94 "Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення", у якому стандартизовано основні положення і означення діловодства й архівної справи як галузей, пов'язаних із документуванням та роботою з документами в процесі управлінської діяльності, ДСТУ 3843-99 "Державна уніфікована система документації. Основні положення", який містить вимоги до уніфікованих систем документації (УСД), порядок їх розроблення, погодження та затвердження, форми документів і склад їх реквізитів.

До складу УСОРД входить низка інших державних стандартів, головними з яких є: ДСТУ 3844-99 "Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови", ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів". Останній із перелічених поширено на ОРД - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані внаслідок діяльності органів державної влади України, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності. Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлення документів; вимоги до документів, що виготовляють за допомогою друкувальних засобів. Вимоги цього стандарту щодо оформлення

реквізитів можна поширити на всі класи уніфікаваних систем документації. Цей стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних ОРД.

До складу УСОРД також входять уніфіковані форми документів, інструкція стосовно їх застосування, методичні вказівки щодо уніфікації текстів ОРД, класифікатор ОРД та інструкція про його застосування.

УСОРД забезпечує документування таких процесів, як створення, реорганізацію та ліквідацію організацій, закладів, підприємств; приймання на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення з роботи робітників і службовців, надання їм відпусток, їх заохочення, накладення на них дисциплінарних стягнень; контроль за виконанням документів.

До УСОРД входить 21 вид документів, з них 15 -належать до комплексу уніфікованих форм ОРД (подання, наказ, статут, положення, інструкція, правила, акт, доповідна записка, пояснювальна записка, кадрова анкета, доповнення до анкети, графік відпусток, заява, структура і штатна кількість, штатний розклад), а б документів до комплексу уніфікованих форм не включено (лист, постанова, протокол, розпорядження, рішення, вказівка).

Уніфіковані форми ОРД, розроблені згідно з державними стандартами, необхідно погоджувати з Держспоживстандартом України, Державним комітетом архівів України і реєструвати у Держспоживстандарті України.

Впровадження УСОРД призначене сприяти оперативному вирішенню управлінських завдань, зниженню витрат праці і часу на роботу з документами, підвищенню якості документів, скороченню обсягів документообігу.

12.2. Реквізити ділових документів

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно керуватися вимогами формуляр-зразка. Відповідно до ДСТУ 2732-94 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення" формуляр-зразок - модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити. Таким чином, форму ляр-зразок встановлює сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, що необхідно використати під час документування управлінської діяльності. Кожен вид документа повинен мати свій форму ляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.

Реквізити - сукупність обов'язкових відомостей в документі, без яких він не може бути підставою для обліку і не має юридичної сили.

Службові документи повинні мати реквізити і сталий порядок їх розміщення. Форму ляр-зразок передбачає такі реквізити в управлінській документації:

• зображення Державного герба України;

• емблема підприємства, установи, організації;

• зображення нагород;

• код підприємства, установи, організації;

• код форми документа;

• найменування організації вищого рівня;

• найменування підприємства, установи, організації -

автора документа;

- найменування структурного підрозділу;

• довідкові відомості про установу;

• назва виду документа;

• дата документа;

• індекс документа;

• посилання на дату та індекс документа, на який дають

відповідь;

• місце складення або видання документа;

• гриф обмеження доступу до документів;

• адресат;

• гриф затвердження документа;

■ резолюція;

- заголовок до тексту документа;

■ відмітка про контроль; • текст документа;

відмітка про наявність додатка;

■ підпис;

гриф погодження документа;

. візи документа;

відбиток печатки;

відмітка про засвідчення копії;

прізвище виконавця і номер його телефону;

відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

відмітка про наявність документа в електронній формі;

відмітка про надходження документа в установу;

запис про державну реєстрацію.

Розрізняють постійні та змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкують під час виготовлення бланка, змінні - фіксують на бланку в процесі заповнення.

Документи повинні мати такі обов'язкові реквізити: назва організації, назва виду документа (не зазначають на листах), дата, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа, текст документа, підпис.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнено іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його опрацювання.