4.4. Типологічна класифікація документів

Типологізація пов'язана з групуванням документів на основі їх відповідності певній узагальненій моделі -типу, тобто найсуттєвішим рисам, властивим певній групі документів. Типологічний ряд утворюється так: тип документа - науковий, підтип - науково-дослідний, різнотипність - монографія.

Типологія документа - належність документа до певного типу за сукупністю ознак. Найсуттєвіші типоутво-рювальні ознаки для класифікації документів визначаються цільовим призначенням документа, читацьким призначенням, характером інформації (жанром), яка міститься в документі.

Сутність видової і типологічної класифікації документів полягає у диференціації об'єктів вивчення за певними визначальними ознаками. Видова і типологічна класифікаційні схеми створюється на основі різних логічних процесів. Якщо в основу видової класифікації покладено Диференціацію ознак, то в основу типологізації - їх інтеграція.

Класифікація документів створює основу для подальшої диференціації документів, дозволяє встановити специфіку кожного виду і типу документа, допомагає орієнтуватися у документній інформації та ефективно її використовувати.

4.4.1. Типологічна класифікація документів за цільовим призначенням

Цільове призначення - відповідність документа потребам певної сфери суспільної діяльності: науки, виробництва, освіти, управління.

Типологічна класифікація документів за цільовим призначенням передбачає виділення таких типів:

• офіційний документ (забезпечення управління суспільством) ;

• науковий документ (забезпечення суспільства науковою інформацією);

• науково-популярний документ (забезпечення популяризації досягнень науки, техніки, виробництва, їх історії);

• навчальний документ (забезпечення навчального і виховного процесів);

• виробничий документ (забезпечення виробництва);

• довідковий документ (забезпечення суспільства довідковими відомостями);

• інформаційний документ (забезпечення суспільства вторинною інформацією про зміст джерел первинної інформації) ;

- літературно-художній документ (ознайомлення суспільства зі змістом художніх творів);

• документ для дозвілля (поширення у суспільстві загальнодоступних відомостей про виготовлення або експлуатацію різних предметів у побуті, про самодіяльну творчість);

• рекламний документ (поширення у суспільстві відомостей про вироби, послуги, заходи з метою створення на них попиту).

Цільове призначення конкретного твору повинно збігатися з потребами певної сфери діяльності і запитами певної читацької групи, для якої він призначений. Так, науковий документ містить відомості про відкриття або аналіз, виклад, узагальнення наукових фактів (монографія). Та ж інформація у навчальному документі (підручнику) викладається в систематизованому і методично опрацьованому вигляді відповідно до навчального плану; у виробничому документі - у вигляді спеціально розроблених інструкцій, нормативів, правил, обов'язкових для виконання.

4.4.1.1. Офіційний документ

Одним із найважливіших видів офіційного документа є офіційне видання.

Офіційне видання публікується від імені державних органів, закладів, відомств або громадських організацій і містить матеріали нормативного характеру.

До офіційних видань належать: видання конституції, указів, постанов, розпоряджень, рішень, програм, статутів, інструкцій, методичних вказівок, прейскурантів, стандартів, нормативів та норм.

Функційне призначення офіційних видань полягає У наданні чинності і розповсюдженні затверджених

відповідними органами норм, вимог і правил суспільного життя, науки, культури, виробництва. Більшість із них мають обов'язковий характер.

Офіційні видання містять інформацію, необхідну для керування суспільством і державою (Конституція України, Указ Президента, рішення Кабінету Міністрів України), окремою територією (республікою, областю, районом, містом, селом); конкретною сферою діяльності (наукою, технікою, освітою); окремими підприємствами, закладами,

організаціями.

За сферою дії і нормативності офіційні видання поділяються на види: нормативно-правові, нормативні видання із стандартизації; нормативно-інструктивні видання.

Нормативно-правові видання

Конституція - основний закон держави, який визначає суспільний устрій, порядок і принципи формування представничих органів влади, виборчу систему, основні права та обов'язки громадян. Конституція України має вищу юридичну силу. Закони та інші нормативно-правові акти приймаються на основі Конституції України і повинні їй відповідати.

Закон ~ нормативний акт, прийнятий вищим органом законодавчої влади (Верховною Радою України). Має вищу юридичну силу стосовно інших нормативних актів (указів, постанов). Закони розрізняються за тематикою і змістом (Кодекс законів про працю, Цивільний кодекс). Указ - нормативний акт глави держави (Президента). Постанова - нормативний документ вищого органа виконодавчої влади (Кабінету Міністрів, міністерств, відомств).

Розпорядження видають міністерства (відомства), органи виконавчої влади з важливих питань.

Рішення видають органи самоврядування у межах наданих їм прав.

Статут - офіційне видання, яке містить звід правил щодо врегулювання діяльності, права і обов'язки членів одного закладу, підприємства.

До нормативних видань із стандартизації належать стандарти і технічні умови.

Нормативно-інструктивні видання (накази, інструкції, правила, положення) призначені для реалізації чинних законів, постанов уряду тощо. Вони мають меншу інформативність і вужчу сферу дії.

Накази регламентують питання практичного керування підприємством (фірмою, організацією), галуззю. Містять обов'язкові до виконання приписи посадової особи для підлеглих посадових осіб, органів.

Інструкція містить правила щодо врегулювання виробничої або громадської діяльності. Видають міністерства, заклади, підприємства.

Правила встановлюють порядок та умови діяльності закладу, визначають права та обов'язки осіб.

Положення визначає завдання і функції, права і обов'язки заклад^, організації, міністерства, відомства.

Загальні вимоги до складання, викладу та оформлення офіційних видань визначені стандартами. Офіційні видання специфічні за структурою, характером викладу, рубрикацією, нумерацією положень основного тексту. Офіційним виданням притаманна одноманітність в оформленні титула. Завжди вказується ким і коли прийнятий, затверджений і рекомендований документ. У назві видання вказується назва виду документа - закон, указ, інструкція.

Випускаються офіційні видання у вигляді моновидань або збірників. У збірниках матеріали групуються за тематичною ознакою, наприклад: Процесуальний кодекс, Цивільний кодекс. Частина з них мають передмови, додатки, допоміжні покажчики.

Для офіційних видань властивий компактний набір (застосовуються шрифти дрібних кеглів), невеликі береги, двобічні колонтитули. Переважають брошури з м'якою обкладинкою, надруковані на дешевих сортах паперу.

Офіційні документи публікуються в громадсько-політичних виданнях.

Громадсько-політичне видання містить твір громадсько-політичної тематики, в якому агітаційно-пропагандистська і виховна інформація викладена у формі, доступній широким колом читачів.

Книжкові видання громадсько-політичної тематики часто випускаються в обкладинках. Ілюстрації охоплюють до 2 % площі набору.

Аркушеві видання займають значне місце серед громадсько-політичних документів, зокрема газетні видання.