4.3.3. Класифікація документів за обставинами їх існування у зовнішньому середовищі

Класифікація документів за обставинами їх існування у зовнішньому середовищі передбачає поділ за низкою ознак. Класифікація документів за регулярністю виходу у світ (періодичний, неперіодичний)

Періодичні документи виходять через певні проміжки часу нумерованими або датованими, однотипно оформленими випусками. До них належать: газети, журнали, бюлетені, календарі, експрес-інформація, серіальне і продовжуване видання. За регулярністю виходу у світ розрізняють: щорічник, щоквартальник, щомісячник, щотижневик, щоденник.

До неперіодичних документів належать: книги, брошури, альбоми, карти, афіші, плакати, оптичні диски, дискети, грамплатівки.

Класифікація документів за ступенем його поширеності (опублікований; неопублікований; документ, що не

публікується)

Опубліковані документи призначені для широкого і багаторазового використання, мають тираж незалежно від способу тиражування і вихідні відомості. Видання -основний вид опублікованого, друкованого документа, який призначений для розповсюдження інформації, пройшов редакційно-видавниче опрацювання, створений

шляхом друку або тиснення, поліграфічно самостійно оформлений і має вихідні відомості. Не вважаються виданнями усі письмові документи, які не пройшли редакційно-видавничого опрацювання; всі твори в усній формі; документи на магнітофонній стрічці, диску, дискеті. Важливою ознакою видання є наклад, тобто загальна кількість надрукованих примірників. Тиражування є характерним для всіх видів опублікованих документів. Особливість видання полягає в тому, що воно тиражується друкарським способом. Зараз розширилися засоби розмноження видань. Тому, до видань можна віднести всі документи, які відповідно до видавничих планів або позапланово за договорами авторів з видавництвами випускається друкарським або іншим способом (набірним, засобами оперативної поліграфії, копіювально-розмножувальною технікою, електронними засобами друку).

Видання - документ, виготовлений на папері (крейдованому, глазурованому, книжково-журнальному, папері машинної гладкості).

Видання відрізняється від інших видів документів своєю конструкцією, специфікою оформлення і поліграфічного виконання. Набір типових конструктивних елементів видання, а також вимог до його оформлення регламентовано спеціальними стандартами. Водночас конструкція кожного виду видання залежить від цільового та читацького призначення, характеру інформації і може конкретизуватися.

Особливу роль у виданні відіграє довідковий аппарат, який умовно поділяється на дві частини: матеріали, що мають допоміжний характер і розкривають зміст книги (передмова, післямова, коментарі, видавнича анотація); і

матеріали, що мають довідковий характер стосовно змісту цього видання (допоміжні покажчики, зміст, прикнижкова і внутрішньо-книжкова бібліографія).

Видання - найважливіший вид документів, головне джерело інформації, універсальний засіб соціальної комунікації. Воно не має аналогів за своєю функційністю, простотою і доступністю. До XX ст. видання були практично єдиним засобом зберігання інформації. Зараз видання поступилися частиною функцій іншим видам документів. Неопубліковані документи містять інформацію, яка не призначається для широкого поширення, не тиражується та існує в обмеженій кількості машинописних примірників (звіти про науково-дослідну роботу і дослідно-конструкторську роботу, дисертація, депонований рукопис, препринт). До документів, які не призначені для опублікування, належать документи одноразового використання для прийняття управлінських рішень (адміністративна, планово-економічна, фінансово-бухгалтерська, технологічна, комерційна документація).

Класифікація документів за часом виходу усвіт (оригінал, копія)

Оригінал - перший і єдиний примірник документа. У видавничій справі оригінал - видання, яке пройшло редакційно-видавниче опрацювання, підписане в набір або друк і підготовлене для передавання у друкарню для виготовлення друкарської форми. У процесі копіювання оригінал - документ, який відтворюється і розмножується. Копія документа відтворює інформацію, зафіксовану у цьому документі, і всі його зовнішні ознаки або їх частину.

Класифікація документів за місцем створення

(місцевий, регіональний, загальнодержавний, зарубіжний) Місцевий документ публікується в межах області, міста, району, підприємства, навчального закладу, регіональний - кількох областей, загальнодержавний -держави; зарубіжний ~ надрукований за кордоном.

Існують також інші ознаки класифікації: за ступенем цілісності інформації в одиниці обсягу документа; за обсягом, складом основного тексту; за структурою, мовою, хронологією, соціально-культурною цінністю документа.