3.4. Сукупності документів

Сукупність документів утворюють документні потоки, документні масиви, документні ресурси, документні фонди.

Документний потік - організована сукупність документів (первинних, вторинних), які функціонують в соціальному середовищі. Документний потік характеризується інтенсивністю, яка визначається кількістю одиниць видань, публікацій, одиниць зберігання на одиницю часу (місяць, рік).

Документний масив - певна незмінна у часі сукупність документів (книг, карт, дисків), що характеризується кількістю, яка визначається в одиницях видань, публікацій, обліку, зберігання. Крім часових, документні масиви мають інші обмеження." за змістом, мовні, територіальні (наприклад, видання одного вченого, масив законодавчих актів за певний період, видання певною іноземною мовою, масив довідково-бібліографічних видань в бібліотеці, органі НТІ).

Документні ресурси - відносно впорядкована сукупність документів, яка використовується для поповнення документних фондів. Це документні ресурси книжкових видавництв, редакцій журналів та газет, студій, фірм, які тиражують кіно-, фото-, фонодокументи, гуртових

баз книготоргів, книгарень, бібліотечних колекторів, пошти. Документні ресурси книгарень - масиви документів, тимчасово зібраних для широкого розповсюдження серед населення і поповнення фондів бібліотек, інформцентрів. їм властива висока мобільність, актуальність змісту.

Документний фонд - сукупність документів з усіх галузей діяльності суспільства, які зберігаються і використовуються у бібліотеці, архіві, музеї, інформцентрі.

Усі документні фонди є впорядкованими масивами, їм притаманна єдність технологічних процесів формування фондів, опрацювання, зберігання, використання нормативно-виробничої документації, подібність обладнання, технічних засобів.

Документні фонди виконують ряд спільних завдань і функцій. Так, рукописні, депозитарні фонди в бібліотеках виконують ту ж функцію, що й архіви. Бібліотечний фонд є в будь-якій іншій документній системі (архіві, музеї). У бібліотеці може бути музей книг, архів, інформаційний центр. Кожен документний фонд підпорядковано завданням конкретного закладу, наприклад, книга в музеї є експонатом і призначена не для читання, а для її огляду, її не видають додому.

Водночас кожному із різновидів документного фонду властиві особливості складу та використання. Бібліотечному фонду притаманна універсальність, що зумовлено накопиченням у ньому документів незалежно від типу і виду, матеріальної основи і форми. Критерії відбору Документів до бібліотечного фонду встановлюють обмеження лише щодо змісту документа. Кожен з інших фондів спеціалізується на придбанні переважно певного виду: інформаційні центри - наукових, інформаційних,

машиночитаних документів; архіви - текстових документів, які містять ретроспективну інформацію, існують в одному примірнику і виконані на паперовій основі; музеї -найцінніших документів-пам'яток історії і культури. На відміну від музеїв та архівів у бібліотечному фонді збираються опубліковані і неопубліковані документи, які мають особливо широке соціальне призначення. Переваги бібліотеки перед архівом і музеєм полягають і в загальнодоступності, і в способі їх використання у бібліотеках.

Бібліотечний фонд - головна підсистема документного фонду. Бібліотечний фонд - систематизована сукупність документів, яка відповідає завданням, типу, профілю бібліотеки, документним потребам її користувачів. Він призначений для використання і зберігання документів упродовж усього часу, поки вони мають реальну і потенційну цінність. До головних переваг бібліотеки як головної ланки документної комунікації належать: повнота бібліотечного фонду, різноманіття типів і видів зібраних документів, надання споживачам не тільки первинних, але й вторинних документів, загальнодоступність і безкоштовність користування документами. Бібліотечні фонди різноманітні за змістом, знаковою системою запису і відтворенням інформації, матеріальною основою і конструкцією. Бібліотеки мають можливість придбати у свій фонд необхідну кількість примірників конкретного видання.

Бібліотечні фонди різноманітні за складом і структурою. За змістом вони поділяються на універсальні і спеціальні. Універсальним вважається фонд, в якому є документи всіх галузей знань, усіх типів (офіційні, наукові, науково-популярні, навчальні, довідкові) і видів документів (видання, кіно-, фото-, фоно доку менти, документи на новітніх носіях інформації, неопубліковані документи). Спеціальним (спеціалізованим) є фонд, якщо у ньому переважають документи певного змісту (фонди НТБ, сільськогосподарських, медичних), типу (фонди бібліотек для сліпих, навчальні, довідкові, виробничі) і виду (фонд патетних документів, фонд стандартів). Ці фонди зберігаються в універсальних і спеціальних бібліотеках. Документи кожного виду у фонді групуються окремо у під фонди, які формують структуру бібліотечного фонду. Чим більша бібліотека, тим складніша структура її фонду: підфонд кіно-, фото-, фоно документів, підфонд дисертацій, під фонд депонованих рукописів, підфонд образотворчих документів, картографічних документів, нормативних і технічних документів (стандартів, патентів, прейскурантів, промислових каталогів, звітів про НДР і ДКР); нотних видань, рідкісних книг, рукописів, мікрокопій.

Бібліотечний фонд охоплює фонди державних, відомчих бібліотек, бібліотек на громадських засадах, особистих бібліотек.

Фонди бібліотек різних типів і видів складають Єдиний бібліотечний фонд України.

Інформаційний фонд - масив документів великих галузевих і міжгалузевих центрів та інститутів інформації, відділів НТІ підприємств, організацій, фірм, комерційних служб, обчислювальних центрів. їх головне завдання полягає у збиранні, зберіганні, опрацюванні різних видів документної і недокументної інформації, оперативне задоволення інформаційних потреб працівників науково-дослідних, дослідно-конструкторських закладів, комерційних структур. Інформаційний фонд зберігає інформацію в короткій, стислій формі. На відміну від бібліотечного

фонду тут переважають вторинні документи, які є результатом аналітико-синтетичного опрацювання первинних документів - реферування, анотування, складання фактографічних матеріалів, бібліографічних оглядів, експрес-інформації. До складу інформаційного фонду належать науково-технічні документи, довідкові видання (енциклопедії, енциклопедичні й мовні словники, довідники), каталоги, цінники, прейскуранти, звіти про НДР і ДКР, а також машиночитані документи (магнітні та оптичні диски, магнітні стрічки, мікрофільми).

Інформаційні фонди різних інституцій і підпорядкування складають Єдиний галузевий довідково-інформаційний фонд, Єдиний територіальний довідково-інформаційний фонд.

Архівний фонд - сукупність документів, утворених у процесі діяльності закладу, організації, суспільства або певної особи (сім'ї, родини). Складається здебільшого з текстових документів, які містять ретроспективну інформацію, історично і (або) логічно пов'язані між собою. В Україні існує широка мережа державних і відомчих спеціальних архівів. Фондоутворювачем архівного фонду є заклад, організація, особа, в процесі діяльності якого утворюється сукупність документів. Для архівного фонду важлива повнота наявності усіх документів, створених фондоутворювачем за певний період. Архівний фонд формується за принципом неподільності, відповідно з яким усі архівні документи з одного питання повинні збиратися і зберігатися в одному місці. Доступ до архівних матеріалів обмежений. Для отримання дозволу користуватися архівними документами необхідно подати лист-рекомендацію відповідної організації. Архівні документи додому не видаються.

Документи, незалежно від їхнього виду, місця створення і форми власності на них, які зберігаються на території України, відображають історію духовного і матеріального життя народу, мають історико-культурну цінність і визнані такими експертизою з реєстрацією у встановленому порядку, складають Національний архівний фонд України.

Музейний фонд - впорядкований масив документів у музеях-організаціях, які займаються збиранням, зберіганням, дослідженням та експозицією документів наукового і культурного змісту. В Україні існують державні, народні, громадські, шкільні, приватні музеї. Широка мережа історичних, краєзнавчих, літературних, театральних музеїв, меморіальних музеїв видатних діячів культури мистецтва, літератури.

У фондах музеїв зберігаються документи, створені природою (зразки флори і фауни) і документи, створені людиною, тобто ті, що містять соціальну інформацію (картини, книги, предмети побуту). Серед документів другої групи виділяють три види: речові, образотворчі, письмові. До письмових належать: законодавчі акти, рукописні і стародруковані книги, мемуари, приватні листи, щоденники, рукописи вчених тощо. Книги та інші письмові документи зберігаються в музеї як елементи матеріальної культури, частина культурного спадку.

Усі колекції державних музеїв становлять Національний музейний фонд України.

У системі документних комунікацій бібліотечний фонд, інформаційний фонд, архівний фонд, музейний фонд доповнюють один одного і становлять Національний документний фонд України.

Контрольні запитання

1. У чому полягає документна комунікація, соціальна

документна комунікація?

2. Які особливості функцій комуніканта, реципієнта і

комуніката в процесі соціальної документної комунікації?

3. Які види документної комунікації?

4. У чому полягають особливості підсистем документно-

комунікаційної системи?

5. Які сукупності документів утворюють документний

потік, документний масив, документні ресурси, документний фонд?

6. У чому полягають особливості складу і структури

бібліотечного, інформаційного, архівного і музейного фондів?