Тема 5. Соціальна документно-комунікаційна система

Документна комунікація. Поняття документна комунікація, документно-комунікаційна система, система документних комунікацій є базовими для документознавства.

Документна комунікація – процес поширення інформації в суспільстві, який здійснюється за допомогою документів. Документна комунікація є підсистемою соціальної комунікації.

Процес переведення документної інформації в суспільстві називається соціальною документної комунікацією. Її відправником і споживачем є людина або група людей, суспільство загалом. У соціальній документній комунікації документа інформація зафіксована на матеріальному носієві.

У процесі соціальної документної комунікації лежить комунікаційний акт, який охоплює три основних елементи: комунікант, комунікат і реципієнт.

Комунікант – автор і відправник документного повідомлення, який починає процес комунікації – особа або організація, які створюють і передають документну інформацію. Реципієнт повідомлення – отримувач, споживач документної інформації – особа (читач, слухач, глядач) або група осіб, для яких призначена інформація і які приймають повідомлення.

Між комуні кантом і реципієнтом існує канал комунікації, без якого цей процес не може відбутися. Роль каналу передавання інформації від комуніканта до реципієнта виконує комунікат – документне повідомлення (документ у вигляді книги, журналу, газети, диска). Повідомлення складається із двох провідних компонентів: зміст повідомлення (думки, аргументи, факти) і матеріальний носій інформації (книги, журнали).

У процесі комунікації здійснюється кодування інформації автором та її декодування реципієнтом. Кодування – процес відтворення у повідомленні ідеї, яку комунікант доносить до реципієнта у знаках. Декодування повідомлення – процес переведення його змісту на мову споживача. Воно визначається особистим сприйняттям споживача, його здатністю розпізнавати та інтерпретувати коди.

Таким чином, документ є засобом (каналом) передавання інформації, якщо його розглядати як елемент передавання комунікаційного процесу загалом або джерелом інформації (комуні кантом), якщо його розглядати з погляду реципієнта.

Документна комунікація як підсистема соціальної комунікації. Документна комунікація є однією з основних підсистем соціальної комунікації, тобто системного обміну інформацією між людьми.

Залежно від каналу передавання повідомлень соціальні комунікації поділяються на неформальні та формальні. Неформальні комунікації встановлюються між відправником і споживачем безпосередньо шляхом особистих контактів, бесід. Формальні комунікації – через спеціально створені суспільством організації і заклади: систему друкованих видань, бібліотеки, інформаційні служби. Уся документна інформація поширюється через формальні канали комунікації. До основних офіційних каналів документної комунікації належать: видавнича, книготорговельна, бібліографічна та інформаційна діяльність, бібліотечна, архівна, музейна справа. Кожна із цих сфер як об’єкт своєї діяльності розглядає документи в різних аспектах і розрізняється різними формами й методами їх опрацювання для представлення споживачеві.

Залежно від кількості учасників соціальної комунікації виділяються такі види: двостороння комунікація (учасники виступають почергово – то комунікантом, то реципієнтом); групова комунікація (охоплює порівняно невелику кількість людей, коли комунікант може врахувати особливості і реакцію кожного із реципієнтів); масова комунікація (офіційні структури поширення інформації на великі аудиторії: преса, радіо, телебачення, кіно-, звуко-, відеозапис).

За формою подання соціальні комунікації поділяються на документні та недокументні. У людському суспільстві спочатку виникли недокументні комунікації, під час яких використовувались жести, звуки, знаки. У недокументній комунікації інформація передається шляхом усного мовлення, радіо-, телевізійної передачі.

Документна комунікація існує паралельно із недокументної. Одне й те саме повідомлення може бути передане різними каналами – телебаченням, під час особистої зустрічі, публічного виступу, в газеті, журналі. Тому, одна й та сама інформація може бути представлена в документній і в недокументній формі.

Документна комунікаційна система. Документна комунікаційна система (ДКС) – це підсистема соціальної комунікації, яка забезпечує створення, опрацювання, зберігання і поширення документної інформації в суспільстві.

У документно-комунікаційні системі виділяють три історично сформовані підсистеми: атрибутивну, функцій ну, управлінську.

Атрибутивна підсистема ДКС – сукупність відносно самостійних рівнів документної комунікації, які групуються на ознаках документів: 1) первинно-документний рівень охоплює бібліотечну, архівну і музейну діяльність, які оперують усіма первинними документами; 2) вторинно-документний рівень – охоплює інформаційну, бібліографічну і бібліотечну діяльність, які оперують усіма вторинними документами.

Функцій на підсистема ДКС – сукупність відносно самостійних рівнів, утворених за видами діяльності: документування інформації, опрацювання, поширення, зберігання, використання, утилізації документів. Документ – це продукт діяльності функційної підсистеми документно-комунікаційної системи.

Управлінська підсистема ДКС охоплює питання зміни знакової системи, способів запису, сприйняття і відтворення інформації, вдосконалення матеріальної основи і форми документа, врегулювання всіх процесів, пов’язаних із створенням і функціонуванням документа, відповідає за постійне, неперервне впорядкування атрибутивної і функційної підсистеми.

Документно-комунікаційні системи обслуговують усі сфери людської діяльності. Система документних комунікацій – сукупність усіх документів, відправників документної інформації, її споживачів, професійних посередників, виробничих процесів, спеціально створених суспільних інститутів, документних структур і відношення між ними. Відсутність хоча б одного із цих елементів призводить до руйнування системи.

Документна діяльність.

Документний фонд.