Тема 3. Методи і способи документування

Загальні положення.

Кодування інформації.

Знакові методи фіксування інформації.

Класифікація знаків.

Документ як знакова системи.

Способи і засоби запису інформації.

Тема 4. Класифікація документів

Поняття про класифікацію документів.

Розвиток класифікації документів.

Класифікація за інформаційною складовою документа. Дуже важливим напрямом у класифікації документів є їх Класифікування „за інформаційною складовою”. Зазвичай вважають, що документ – це єдність двох складових: матеріальної та інформаційної. Особливості матеріального носія (речовина, з якої він складається, конструкція та ін.) характеризують як матеріальну складову.

Характеристику документа за особливостями знакових систем запису інформації відносять до характеристики інформаційної складової документа. Характеристику знакових систем запису інформації точніше було б кваліфікувати як семіотичну (знакову) складову документа, відокремлюючи її як від матеріальної, так і від інформаційної складової.

Характеристика суто інформаційної складової документа викликає певні труднощі, бо інформація це – абстрактне поняття, що свідчить про „рух ідеального в суспільстві”. Інформацію важко побачити, виокремити з метою аналізу. Для визначення видів інформації частіше за все використовують зовнішні, системно-комунікаційні ознаки: вид джерела інформації; вид каналу комунікації, яким передається інформація; характеристика споживача інформації і т. ін. Деякі з цих ознак використовують і для класифікації документів, у яких відображається той чи інший вид інформації.

Частіше за все аналіз інформаційної складової і визначення видів документа за її характеристиками здійснюють стосовно не всіх документів разом, а окремих її частин (підсистем), що мають більш-менш спільні риси. Наприклад: до текстових видань; до наукових документів; до управлінської документації і т. ін. Класифікувати всі документи разом за їх інформаційною складовою, по-перше, важче, по-друге, це завдання має суто теоретичне, а не практичне значення. Певно, з цієї причини пропозиції щодо класифікації усіх документів за інформаційною складовою дуже рідкісні.

У класифікації виокремлено напрям „Класифікація за інформаційною складовою документа”, але більшість ознак, що застосовуються для класифікації документа у цьому блоці, стосуються семіотичної (знакової) складової документа. Поділ на опубліковані й неопубліковані документи, належить до класифікації за обставинами існування документа у зовнішньому середовищі.

Класифікація за матеріальною (фізичною) складовою документа.

Класифікація документів за обставинами їх побуту в зовнішньому середовищі. Для організації роботи з документами важливим є їх поділ на опубліковані та неопубліковані. Опублікованими вважають документи, призначені для використання будь-яким споживачем інформації (тобто призначені невизначеному конкретно адресату), і такі, що пройшли офіційну реєстрацію як опубліковані документи. Неопубліковані документи, відповідно, - це такі, що призначені конкретно визначеному адресату і не мають офіційної реєстрації як опубліковані документи. Це – поділ за характером аудиторії, на яку розрахований документ.

Як правило, опубліковані документи – це видання, що є одним із засобів масової комунікації. У процесі опублікування документ проходить редакційно видавничу обробку і тиражується у будь-якій кількості примірників, кожен з яких є повноправним представником цього видання, тобто опублікованого документа.

Видання в цілому вважається за один опублікований документ, і водночас кожний примірник видання – теж окремий опублікований документ. Кожне видання має пройти офіційну реєстрацію в державних установах або організаціях, що забезпечують дотримання закону про авторське право. Автор опублікованого документа зберігає права на нього як свою інтелектуальну власність.

Всі інші документи, що не пройшли процес офіційної реєстрації, є неопублікованими, навіть у тому випадку, коли вони розмножуються у значній кількості примірників. Наприклад, наказ міністра чи виробнича інструкція можуть тиражуватися в кількості, що залежить від кількості підлеглих установ, але залишаються неопублікованими документами. Водночас неопубліковані документи можуть стати об’єктом редакційно-видавничої діяльності, після чого будуть опубліковані

Однак є певна категорія документів, які не проходять редакційно-видавничих процесів, але офіційно вважаються опублікованими документами. Це – депоновані документи. Вони призначаються для депонування у спеціально визначених науково-інформаційних центрах.

Окрім тих документів, що потрапляють у розряд опублікованих внаслідок депонування, будь-який неопублікований документ може стати опублікованим, якщо він буде експонований на виставці в архіві, музеї, чи після того, як він буде продемонстрований на телебаченні або прочитаний по радіо.

Є різні категорії неопублікованих документів. Одні – ті, що в майбутньому можуть бути опубліковані, бо вони створюються спеціально для опублікування, і лише тимчасово залишаються неопублікованими. Є також документи, що первісно не призначаються для опублікування, або призначаються для вузького, конкретно визначеного кола споживачів інформації.

Проміжним видом документів між опублікованими і неопублікованими є так звані препринти. Насправді, це – опубліковані документи, бо вони мають всі ознаки опублікованих. Але в них є така особливість: вважається, що препринт передує більш ґрунтовній, завершеній публікації, а видається тому, що пропонується для обговорення фахівцями, і, як правило, обмеженим тиражем.

Важливою умовою опублікування взагалі й депонування зокрема є незмінність тексту, притаманна опублікованому документу. Зміни можуть відбуватися в іншому виданні цього документа, якщо це потрібно, але нове видання – це вже інший, новий документ.

Таким чином, поділ документів на опубліковані та неопубліковані є дуже важливим для організації їх використання.

Типологічна класифікація документів.