Тема 2. Документ як система

Характеристика документа як системного об’єкта. Документ – складний об’єкт, що є єдністю інформації матеріального носія. З’ясувати його єство – це завдання, яке розв’язується за допомогою системного підходу – методологічного напряму в науці, що ставить своїм завданням розробку засобів, методів дослідження складно організованих об’єктів – систем.

Документ є системою – безліччю закономірно пов’язаних один з одним елементів і частин як певне цілісне утворення, єдність. Елемент – гранична одиниця розподілу документа. Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію, називається підсистемою. Якщо в системі є декілька підсистем, то вся система стає складною.

Підсистемою документа може виступати і текст, що складається з глав, параграфів, абзаців. Як елементи документа виступають заголовок, передмова, колонтитул, політурка, форзац тощо.

Вивчення документа як системи полягає у виявленні його елементів, підсистем і зв’язків між ними, тобто у вивченні його структури. Встановлюються ознаки і параметри, що характеризують документ як систему.

Визначають функції, виконувані елементами, підсистемами всередині і зовні цієї системи, її властивості, тобто якісні відмінності, що обумовлюють відносну самостійність, стійкість і стабільність даної системи, придатність документа для використання в соціальній комунікації.

При системному підході документ, що вивчається, розглядається як частина більш крупної системи соціальних комунікацій. Тому перш за все важливо з’ясувати, частиною якої більш загальної системи (цілого) є в даному випадку документ. Саме цим визначаються його можливості, задаються цілі існування, виконувані в суспільстві, закономірності функціонування.

Документ є відносно самостійною системою завдяки наявності власних ознак і властивостей, що обумовлюють його відмінність і схожість з іншими матеріальними об’єктами. Ознака відображає зовнішню прикмету, по якій можна віднести спостерігаючий об’єкт до документа. На відміну від нього властивість відображає якісне, тобто внутрішньо властива документу відмінність.

Документ характеризується наявністю всіх властивостей одночасно (різний лише ступінь їх прояву), а набір ознак документа в кожному випадку може бути індивідуальним.

Властивості документа. Документ має такі властивості як: атрибутивність, функційність, структурність.

Атрибутивність документа виявляється у наявності складників, без яких він існувати не може. Документ як цілісна система складається із двох основних складників – інформаційного і матеріального. Документ має двоєдину природу: він складається із змісту (інформації) і форми (матеріальної основи, яка призначена для закріплення і поширення інформації). Теза про двоїстість природи документа є аксіомою документознавства. Між інформацією і матеріальним носієм, на якому вона зафіксована, існує нерозривний зв’язок, що зумовлює існування терміну документна інформація. Відсутність одного із складників перетворює документ в не документ.

Функційність документа визначається його призначенням бути засобом передавання інформації в просторі і часі. Документ – полі функціональний об’єкт: він виконує багато загальносистемних і специфічних функцій, які зумовлені різноманітними потребами суспільства в інформації і знаннях. Саме здатність документа виконувати свої функції дозволяє розглядати його як джерело інформації, засіб соціальної документної комунікації.

Структурність документа забезпечує тісний взаємозв’язок і цілісність його елементів і підсистем. Будь-який документ має певну структуру, послідовне та взаємозумовлене розміщення його елементів і підсистем: Інформаційного складника і матеріального складника.

Типову структуру, тобто однаковий набір елементів певного виду документів, мають практично всі документи, які функціонують у системі соціальних комунікацій. Типова структура документів різних видів визначається спеціальними стандартами, положеннями, інструкціями. Саме структура забезпечує ефективність і довговічність зберігання документа.

Властивості документа становлять єдину цілісну систему, кожен елемент якої визначений і взаємозумовлений існуванням інших елементів.

Функції документа. Будь-який офіційний документ одночасно виконує кілька функцій, що й дозволяє йому задовольнити різноманітні людські потреби. Серед функцій документа виокремлюють загальні та спеціальні.

Загальними функціями документа є: 1) інформаційна: будь-який документ створюється для зберігання документації, оскільки потреба її зафіксувати інформацію – причина укладання будь-якого документа; 2) соціальна: документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою; 3) комунікативна: документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури; 4) культурна: документ є засобом закріплення і передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів, де дістає відображення рівень наукового, технічного і культурного розвитку суспільства.

Спеціальними функціями документа є : 1) управлінська: документ є інструментом управління; цю функцію мають управлінські документи (організаційно-розпорядчі, звітні, фінансові та інші), створені спеціально для реалізації завдань управління; 2) правова: документ є засобом закріплення і зміни правових норм та право взаємин у суспільстві; цю функцію мають законодавчі та правові нормативні акти, попередньо створені для фіксації правових норм і правовзаємен, а також будь-які документи, які набувають правової функції на деякий час (наприклад, для використання як судового доказу це може бути будь-який документ); 3) історична: коли документ виступає як джерело історичних відомостей про розвиток суспільства; цю функцію має лише частина документів, які створюються в суспільстві і лише після того, коли вони виконують свої оперативні функції і надійдуть до архіву на зберігання.

Матеріальна (фізична) складова документа. Матеріальна складова документа – це його речовинна (фізична) основа і форма (конструкція) носія інформації.

Речовинна (фізична) основа документа складається з матеріалів, що використовуються для фіксування повідомлень.

Історичний розгляд документів свідчить, що спочатку для запису інформації використовували природні матеріали: дерев’янні дошки, кору дерев (у тому числі берест, тобто березовий луб), листя дерев (переважно пальм), спеціально оброблені шкіри тварин, кістки тварин, каміння тощо.

У Стародавньому Єгипті винайшли такий матеріал, як папірус, що складається зі склеєних стрічок, вирізаних із стеблин папірусу – трав’янистої рослини, поширеної у Північній Африці. Назва „папірусу” була перенесена і на документи, виготовлені з папірусу.

Від стародавнього міста Пергама у Малій Азії походить назва „пергамент”, що початково позначала спеціально оброблену шкіру молодих тварин, яку використовували як матеріал для писання. Словом „пергамент” почали називати і самі документи, виготовлені на такому матеріалі.

Справжній папір складається переважно з рослинних волокон, тісно переплетених між собою, що утворюють тонкий аркуш. Вважається, що спосіб виготовлення паперу був винайдений у Китаї у ІІ ст. н. е., хоча згадки про папір належать до 12 р. до н.е. У Х ст. виробництво паперу здійснюється у країнах Європи. В Україні перші папірні виникли на початку XVI ст. насамперед у Галичині та на Волині.

Папір – це штучний (неприродний) матеріал для письма, друкування, інших записів механічним способом (перфорування, тиснення). Разом із тим папір виготовляється з природних матеріалів, головним з яких є деревина.

Відомо понад 600 видів паперу, зокрема папір писальний, газетний, офсетний, друкарський, картографічний, фотографічний, картковий, ватманський, картон та ін.

Відомо багато спроб знайти замінник паперу, який би мав усі його властивості, але виготовлявся з полімерних матеріалів, хімічним способом. Деякі спроби були вдалими, але надто дорогими для масового виготовлення. Папір залишається головним матеріалом для виготовлення документів.

Інші штучні матеріали для виготовлення документів способом запису мають переважно полімерну основу, виготовляються хімічним способом. Це – плівки або пластинки, диски.

Матеріальна основа документа, призначена для запису інформації, змінювалася історично залежно від умов створення документів, наявних способів виробництва, техніки для виготовлення документів, способів зчитування інформації, що міститься у документах.

Структура документа. Функційність документа, тобто здатність бути використаним для зберігання і передавання інформації, визначається його структурою.

Структура документа – відносно сталий спосіб організації елементів документа як системи.

За своєю структурою документ може бути простим або складним. Простий документ – одне, окреме, завершене повідомлення, яке розміщене на одному матеріальному носії (книга, газета, автореферат дисертації, препринт, відкритка). Складний документ складається з двох або більше повідомлень (творів), частин або томів, об’єднаних спільною темою або проблемою, метою, автором, зафіксованих на кількох матеріальних носіях (зібрання творів, журнал, багато аркушева газета, серія, комплект грамплатівок).

Існує поділ документів на монодокументи і полідокументи. Монодокумент містить один твір (монографія, підручник, буклет, карта). Полі документ складається з кількох творів: збірник – документ, який містить кілька творів; багатотомник – документ, який складається з кількох нумерованих томів; серіальне видання – періодичне видання (журнал, газета, бюлетень) і продовжуване видання (серія). Усі вони, окрім збірників, складається з нумерованих (датованих) томів або випусків і виходять в однотипному оформлені.

Цільове призначення документа визначає його структуру, конструкцію, тобто побудову, розміщення його частин та елементів.

Документ як цілісність складається з внутрішніх і зовнішніх елементів.

Внутрішня структура документа. Внутрішня структура документа – набір взаємопов’язаних елементів і частин, які дають змогу ефективно знаходити, сприймати і використовувати інформацію. Вона об’єднує документ в єдине ціле, підпорядковує внутрішні елементи один одному.

Склад внутрішніх структурних елементів і частин визначається видом видання. Найчіткіше простежується структура у книгах, журналах, газетах. У книжкових і аркушевих виданнях до внутрішніх елементів належать: текст, ілюстрації і декоративні прикраси.

Текст – головний елемент документа, який відтворює зміст документа, інформацію, зафіксовану за допомогою певної послідовності знаків, які сприймаються візуально.

Розрізняються текст основний, довідковий і допоміжний. В основному тексті (авторському) викладено зміст твору. Довідковий і допоміжний текст виконує функції апарату документа. Апарат документа поділяється на довідковий апарат і науково-допоміжний апарат.

До довідкового тексту належать: відомості, вміщені на титульному аркуші, зміст, покажчик, анотація або реферат, список ілюстрацій, колонтитули, колон цифра, вихідні відомості, випускні відомості.

Основними носіями інформації про видання, на яких вказують основні відомості про документ, є: титульний аркуш, зворот титульного аркуша, перша та остання сторінка видання (у книгах, брошурах, альбомах, нотних виданнях, журналах, бюлетенях, збірниках); перша сторінка і нижня частина останньої сторінки (у буклетах, листівках, газетах і календарях).

Допоміжний текст сприяє кращому розумінню основного тексту. До допоміжного тексту книги належать: вступна стаття; передмова автора, редактора, видавця; післямова; коментарі з тлумаченням твору загалом або його частин; примітки (пояснення застарілих термінів, короткі відомості про персоналії, значення чужомовних слів); бібліографічні посилання на джерела цитат; список літератури, посвята, епіграф, додатки.

Зовнішня структура документа. Зовнішня структура документа дозволяє ідентифікувати його як вид.

До зовнішніх композиційних елементів книжкових видань належать: книжковий блок, обкладинка, суперобкладинка, політурка, форзац, титульний аркуш, шмуцтитул, колонтитул, авантитул, контртитул, колонцифра, футляр, манжетка.

Книжковий блок – це комплекс скріплених у корінці зошитів або аркушів, який охоплює всі сторінки і деталі видання. Бік книжкового блоку, місце скріплення зошитів або аркушів блоку називають корінцем блоку. Частину політурки, яка покриває корінець книжкового блоку, називають корінцем політурки. Кожен аркуш поділяється на шпальту і береги. Книжкова шпальта – площа сторінки з текстом або зображенням. Береги – незадруковані ділянки по периметру сторінки (верхній, нижній, внутрішній, зовнішній).

Політурка – цупке покриття, що складається з обтягнутих шкірою, тканиною або папером крил з картону, яке з’єднується з книжковим блоком за допомогою форзаців. Політурка призначена для захисту книжкового блоку від походження, а також для подання найважливішої інформації про видання. вона є елементом художнього оформлення книги. Обкладинка – покриття книги зі цупкого паперу, іноді ламіноване прозорою полімерною плівкою, з’єднане з книжковим блоком без форзаців.

Книжковий блок – основний композиційний елемент книги, решта – захищають його від пошкодження, забруднення. Для виміру книжкового блоку використовують спеціальні величини: обсяг і формат. Уся видавнича і поліграфічна продукція вимірюється в аркушах (авторських, обліково-видавничих, паперових, фізичних та умовних друкованих).

Особливості оформлення зовнішніх елементів документа залежать від його видових характеристик, цільового та читацького призначення, використаних матеріалів і технологій виробництва.

Реквізити документа. Термін „реквізит” латинського походження (requisutum), що перекладається як „потреба.” У Середньовічній Італії ним означали необхідні й обов’язкові елементи боргових зобов’язань цінних паперів, у першу чергу векселів.

У термінологічному словнику слово „реквізит” подається як обов’язків елемент офіційного документа. Це означає, що реквізити проставляються в першу чергу на офіційних документах. Звідси витікає, що реквізити – це елемент структури документа, що дозволяє його ідентифікувати. У стандарті зазначено, що реквізит це елемент, що відбиває процес оформлення службового документа, тобто фіксування його реквізитів, що необхідно для надання йому юридичної сили.

„Реквізити” – це обов’язковий елемент оформлення офіційного документа. Реквізити у документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення і виконання.

Кожному реквізиту, який містить постійну інформацію, відводиться суворо обмежений обсяг аркуша, достатній для розміщення максимальної кількості друкованих знаків. Саме реквізити надають документові юридичної сили.

Згідно з Державним стандартом України 4163-2003 реквізити вирізняють постійні та змінні.

Постійні реквізити наносять тоді, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні – під час його складання.

Український Документознавець проф. Н. М. Кушнаренко, відмічаючи правову природу реквізитів, підкреслює, що це „сукупність обов’язкових даних про документ, установлених стандартом або положенням.” Основну функцію реквізитів автор бачить у забезпеченні соціальних комунікацій. Стосовно книг, вона відмічає, що основні реквізити знаходяться. як правило, у вихідних даних документа.

Спираючись на теоретичні розробки джерелознавців, дослідник виділяє в документі зовнішню та внутрішню форми. При цьому зовнішня міститься в „формі і форматі подання матеріального носія,” а внутрішня – „в організації внутрішньої структури подання змістової інформації й реквізитів.”