Докладная записка

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).

Внутренние записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата A4 или A5. Подписывает их автор-составитель.

Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата A4. Подписывает их руководитель организации.

Датой документа считается дата ее подписания.

Текст докладной записки делится на две части. Первая – изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая – выводы, мнения составителя – организации или должностного лица.

Реквизиты внутренней ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ:

• наименование структурного подразделения – автора документа;

• наименование вида документа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

• дата, номер;

• адресат;

• заголовок;

• текст;

• приложение (если есть);

• подпись;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Реквизиты внешней ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ:

• наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) – автора документа;

• наименование вида документа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

• дата, номер;

• место издания;

• адресат;

• заголовок;

• текст;

• приложение (если есть);

• подпись;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.), или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Объяснительные записки, как приложение к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляют на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.

Объяснительные записки, где объясняются причины поведения, поступки, ситуации, составляют отдельные работники. Как и внутренние докладные записки, они могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписывают такие записки составители.

Реквизиты ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ:

• наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) – автора документа;

• наименование вида документа – ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;

• дата, номер;

• заголовок;

• текст;

• подпись;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.