^{Міністерство освіти та науки України}

АКАДЕМІЯ МУНІЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛІННЯ

ІВАНОВА Т.В. ПЩДУБНА Л.П.

ДІЛОВОДСТВО

В ОРГАНАХ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ ТА

МІСЦЕВОГО САМОВРЯДУВАННЯ

ПІДРУЧНИК

Київ 2007

Іванова Т.В., ІНддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування: Підручник.- Київ 2007

2

з

Підручник "Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування" містить комплекс теоретичних, методичних і організаційно-практичних проблем, які розглянуті з точки зору ролі та значення документаційного забезпечення державного управління та місцевого самоврядування. Висвітлюються питання нормативно-методологічної бази діловодства, стандартизації, уніфікації та трафаретизації управлінських документів та особливості захисту документів в умовах впровадження інформаційних технологій підтримки документообігу. Розглядаються питання організації документообігу установи та побудови служб документаційного забезпечення управління, а також документування діяльності колегіальних органів управління. У підручнику значна увага приділена організації роботи з документами, які містять державну таємницю або є документами для службового користування, а також питанням документування діяльності роботи з кадрами, зокрема організацію кадрової роботи з державними службовцями, подані цікаві матеріали щодо історичних аспектів становлення в Україні місцевого самоврядування та розвитку документального оформлення його діяльності.

Для студентів вищих навчальних закладів, викладачів, спеціалістів з організації діловодства установ, керівників підприємств та організацій, широкого кола читачів.

4

Передмова

Кінцевий результат управлінської діяльності як органів державного управління, так і окремих підприємств залежить від значної кількості факторів. Не останнє місце серед яких займає діловодство, яке дозволяє забезпечити оперативність та гнучкість у прийнятті рішень. Діловодство координує всі етапи роботи: від проектування до контролю за виконанням рішення.

З документами в органах державного управління та місцевого самоврядування пов'язана діяльність усіх працівників апарату управління - від технічних виконавців до керівників підрозділів. Одні з них створюють документи, інші забезпечують їх оформлення й передавання в архів, використовують ці документи й на їх основі ухвалюють управлінські рішення.

З кожним документом в апараті управління державної установи та органа місцевого самоврядування проводиться велика робота щодо складання, вичитування, обліку (реєстрації), сортування, зберігання, пошуку, переробки інформації, що зберігається в них, копіювання, переносу відомостей, транспортування документа в середині й поза апаратом управління організацією.

В управлінні однаково шкідлива як переоцінка, так і недооцінка значення кореспонденції і діловодства. Переоцінка як правило призводить до розповсюдження канцелярсько-бюрократичних методів управління, коли живе керівництво, увага до людей, оперативне вирішення питань, що виникають, підміняється надто великим захопленням паперами і надлишковим канцелярським листуванням. З іншого боку, незадовільна організація діловодства, неправильне

5

використання кореспонденції призводить до безвідповідальності в роботі, створює умови для різноманітних зловживань.

В якості одного із засобів регулювання документопотоків виступають державні стандарти, загальнодержавні класифікатори, і уніфіковані системи документації. Ці та інші нормативи покликані стабілізувати документообіг в країні по всьому технологічному циклу, створити оптимальну технологію ведення документального господарства кожної управлінської одиниці.

Виходячи з вище викладеного, курс "Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування" є однією з провідних загальнопрофесійних дисциплін при підготовці фахівців з напрямку «Державне управління та місцеве самоврядування», він має сприяти вихованню грамотного управлінця.

Діловодство вивчається з метою формування у майбутніх фахівців, які будуть працювати в органах державного та муніципального управління, уміння та навичок роботи з документами, які супроводжують діяльність будь-якої організації, і державної, і приватної, а в органах місцевого управління мають свою специфіку, оскільки значна частина цих документів виходить за рамки самої організації і їх дія розповсюджується на всю територію, яка підпорядкована органу місцевої влади. Крім того, до цих документів звертається велика кількість людей, вони дуже часто носять нормативний, правовий характер, складаючи основу документальної комунікації муніципальних органів управління як з населенням, так і з підприємствами, які розташовані на підпорядкованій органу управління території, а також з організаціями та установами, які безпосередньо підпорядковані держадміністраціям.

6

Підручник має ознайомити студентів з основними видами документів, вимогами, що пред'являються до оформлення документів, ведення документообігу в організації та здійснення контролю за виконанням документів, забезпечення зберігання та користування документами, що є в організації. Детальніше розглядаються питання оформлення окремих видів документів, зокрема таких груп, як оргнанізаційно-розпорядчі та довідково-інформаційні документи, документи з кадрових питань, з питань документування діяльності колегіальних органів управління, та роботи зі зверненнями громадян тощо. Об'єктом вивчення курсу є ті документи, які спеціально створюються для фіксації прийнятого управлінського рішення, зберігання та передачі соціальної інформації у просторі та часі. Особлива увага приділяється роботі з документами, які містять державну таємницю, або є документами, які є власністю держави і служать лише для службового користування. В підручнику висвітлено питання та документальне оформлення роботи з персоналом органів державної влади та місцевого самоврядування (державними службовцями).

Найбільша увага приділяється підготовці проектів розпоряджень голови державної адміністрації, наказів - основних розпорядчих документів, написанню листів - одного з найпоширеніших видів документів, протоколів, а також підготовки інших документів, а саме: актів, доповідних та пояснювальних записок, договорів, характеристик, резюме, заяв тощо.

При підготовці цього видання враховані найновіші офіційні, нормативні і інструктивно-регламентуючі документи в області загального діловодства і зокрема діловодства в органах Державного управління та місцевого самоврядування, які діють на території України.

7

Авторами використано значну кількість спеціальних публікацій, які видані як в Україні, так і в Росії, Білорусі, найбільш важливі з яких наведені у списку літератури.

Підручник доповнено термінологічним словником, де підібрана велика кількість визначень різних документів, процесів, які мають місце при організації документального забезпечення діяльності установи.

Автори складають подяку науковому співробітникові Інституту програмних систем НАН України Л.В.Кибі за підготовку розділу «Інформаційні технології підтримки документообігу».

8