2. Состав, содержание, назначение кадровой документации

2.7 Документирование предоставления отпусков работникам. Виды отпусков и оформление приказов (распоряжений). График отпусков. Заявление о предоставлении отпуска. Порядок заполнения и визирования приказа (распоряжения о предоставлении отпуска). Приказ о переносе отпуска. Оформление приказа об отзыве работника из отпуска. Записка-расчет. Учет отпусков.

Трудовой кодекс глава. 19 ст.114-128. глава. 26 ст. 173.

Комплекс документов по оформлению отпусков:

- Заявление работника;

- График отпусков №Т-7;

-Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (работникам) №Т-6 и Т-6а;

- Журнал регистрации приказов по отпускам;

- Приказ об отзыве работника из отпуска;

- Приказ о переносе отпуска работнику;

- Записка- расчет №Т -61.

В соответствии с ТК РФ работникам предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Продолжитель­ность такого отпуска составляет 28 календарных дней (ТК РФ, ст. 114, 115). Право на использова­ние отпуска за первый год работы возникает у работ­ника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон (работодатель и работник) оплачиваемый отпуск мо­жет быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Отпуск за второй и последующий годы работы мо­жет предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегод­ных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации. Очередность предоставления оплачиваемых отпус­ков определяется ежегодно работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной орга­низации в виде графика отпусков.

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется раб-кам, занятым на работах с вредными усл-ми труда, с ненормированным рабоч. днем, работающим в районе Крайн. Севера и приравнен. к ним местностях; в др. случаях, предусмотренных законодат-вом, кол. дог-ми и локал. актами орг-ции (ст. 116-119)

В соответствии с ТК РФ работники имеют право на отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128). Предоставляются работнику по семейн. обстоят-вам, по заявлению раб-ка с разрешения рук-ля орг-ции.

Работникам, совмещающим работу с обучением в образовательных учреждениях высшего профессионального образования, имеющих государственную аккреди­тацию, работодатель предоставляет дополнительные от­пуска с сохранением среднего заработка (ст. 173) – учебные отпуска.

Основанием для предоставления работнику очеред­ного отпуска может служить его личное заявление или график отпусков, все иные виды отпуска предостав­ляются на основании личного заявления.

Заявление об отпуске

Форма заявления унифицирована в УСОРД и со­держит следующие реквизиты: адресат (руководи­тель организации с указанием его должности, ини­циалов и фамилии), автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись и дата. В тексте указывается вид отпуска, дата ухода в отпуск, его продолжительность (количество дней), основание для по­лучения отпуска. Многие кадровые службы разрабаты­вают для заявления о предоставлении отпуска трафа­ретный бланк, в котором работник заполняет только переменные реквизиты. Заявление пишется в одном экземпляре. На заявлении проставляется виза руково­дителя структурного подразделения.

График отпусков

График отпусков является документом, обяза­тельным как для работодателя, так и для работника (Трудовой кодекс, ст. 123). Он фиксирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков.

Форма графика отпусков унифицирована в Альбоме унифицированных форм первичной учетной докумен­тации по учету труда и его оплате.

График отпусков является сводным документом, содержащим информацию о распределении по меся­цам календарного года ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации. График отпусков со­ставляет кадровая служба не позднее чем за две недели до наступления календарного года на основе данных структурных подразделений (ст. 123 Трудового кодекса РФ). График подписывает руководитель кадровой служ­бы, визируют руководители структурных подразделе­ний, согласовывает профсоюзный орган, утверждает руководитель организации. Форма Т-7 графика отпус­ков предусматривает внесение изменений о переносе срока отпуска. Первый экземпляр графика хранится в отделе кадров, второй — передается в бухгалтерию, третий экземпляр (или выписки из графика) направ­ляется в структурные подразделения.

Кадровая служба организует выполнение графика отпусков, извещая работников о времени начала от­пуска не позднее, чем за две недели (ст. 123).

Приказ об отпуске

Предоставление отпуска оформляется с примене­нием типовой формы Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» или формы Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам».

Текст приказа о предоставлении отпуска начинает­ся словами «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК», затем ука­зывают фамилию, имя, отчество, табельный номер, должность и структурное подразделение, в котором работает сотрудник, вид отпуска, период, за который он предоставляется, общее число рабочих (календар­ных) дней, в течение которых работник находится в отпуске, даты ухода в отпуск и возвращения на работу. Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление, объяснительная или док­ладная записка, справка, график отпусков.

Формы Т-6, Т-6а заполняются в двух экземплярах. Руководитель организации подписывает первый экземпляр, который остается на хранении в кадровой службе, копия приказа передается в бухгалтерию для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск. Приказ объявляется работнику под расписку.

Отдел кадров готовит Записку-расчет № Т-60 о предоставлении отпуска работнику - заполняет лицевую сторону - наимен-е орг-ции, №, дата док-та, Ф.И.О. раб-ка, наимен-е струк. подразд-я, за какой период и на какой срок предоставляется отпуск, кол-во календ. дней отпуска, подписывает, регистрирует в журнале рег-ции и вместе с копиями приказов об отпуске передает в бухгалтерию.

На основании подлинника приказа кадровая служ­ба вносит отметки об отпуске в формы Т-2 или Т-2 ГС, а бухгалтерия производит расчет причитающихся работнику выплат.

Приказ о переносе отпуска. Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть перенесен по соглашению между раб-ком и работодателем на другой срок, если раб-ку своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо раб-к был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за две недели до его начала. В исключительных случаях, когда предоставление отпуска раб-ку в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы орг-ции, допускается с согласия раб-ка перенос отпуска на следующий рабочий год – отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того раб. года, за который он предоставляется. Продление отпуска производится в случаях временной нетрудоспособности раб-ка, исполнения раб-ком во время отпуска госуд. обяз-тей, в др. случ. предусмотренных законодат-вом. Приказ о переносе отпуска оформляется на общем бланке (или бланке приказа), В заголовочной части документа размещаются наименование организации, ее код по ОКПО, наименование вида документа (приказ), ме­сто для даты и номера, место издания документа. содержит заголовок к тексту «О переносе отпуска работнику (кам)». Содержательная часть приказа может оформляться в табличной форме, в графы вносятся сведения: Ф.И.О. работника (работников), табельный номер, струк. подразделение, профессия (должность), дата отпуска, основание перенесения отпуска. Подписывает рук-ль орг-ции, раб-к ознакамливается под роспись. Визирует рук-ль струк. подразд-я. При переносе срока отпуска на другое время с согласия раб-ка и рук-ля струк. подразд-я в график отпусков вносятся соотв-е изменения.

Трудовой кодекс предусматривает отзыв работника из отпуска (ст.125 ТК РФ). Однако это возможно только с согласия работника, и при этом неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Не допускается отзыв из отпуска - несовершеннолетних работников,- беременных женщин - работников, занятых на работах с вредными и/или опасными условиями труда (ст.125 ТК РФ).

При этом работодатель должен издать приказ (распоряжение) об отзыве работника из отпуска. Приказ составляется в текстовой форме, как правило, на бланке приказов. В заголовочной части документа размещаются наименование организации, ее код по ОКПО, наименование вида документа (приказ), ме­сто для даты и номера, место издания документа. К приказу обязательно составляется заголовок, отвечающий на вопрос «О чем?»: «Об отзыве из отпуска…» Текст приказа состоит из двух частей: констати­рующей (или вводной) и распорядительной. В первой части излагаются причины издания при­каза, необходимо указать, что отзыв производится с согласия работника. Распорядительная – содержит Ф.И.О. работника, табельный номер, струк. подразделение, профессия (должность), дата выхода на работу, порядок предоставления оставшейся части отпуска. Приказ визируют работники кадровой службы (ее руководитель), руководитель структурного подразде­ления, в подчинении которого находится работник, а также другие должностные лица. Приказ подписывает руководитель организации.

Приказ о сообщает­ся работнику под рас­писку в течение трех рабочих дней со дня его издания. Первый экземпляр приказа остается на хранении в службе кадров в деле приказов.