2. Состав, содержание, назначение кадровой документации

2.5 Документирование приема на работу. Комплекс документов, представляемых в кадровую службу при оформлении приема на работу: рекомендательные письма, резюме, автобиография, заявление. Трудовой договор, его виды, оформление. Подготовка и оформление приказов о приеме на работу. Личный листок по учету кадров. Личная карточка форма № Т-2, форма № Т-2 ГС, форма № Т-4. Процесс приема на работу персонала, работающего с конфиденциальной информацией.

Трудовой кодекс глава. 10. ст. 56-71.

Комплекс документов при приеме на работу:

-Положение о найме и увольнении;

-Положение о конкурсном отборе претендентов;

-Положение об адаптации;

- Положение о подготовке персонала;

- Трудовой договор (служебный контракт);

-Заявление о приеме на работу;

- Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу форма №Т-1 и Т-1а;

- Журнал регистрации приказов о приеме;

-Личный листок по учету кадров или анкета;

- Дополнение к личному листку;

- Резюме или автобиография;

- Журнал регистрации трудовых договоров;

- Договор о материальной ответственности;

- Журнал регистрации договоров;

- Личная карточка работника (государственного (муниципального) служащего Т-2, Т-2ГС;

-Трудовая книжка.

Установление трудовых отношений между работником и организацией на­чинается с беседы должностного лица, ответственного за прием на работу, с претендентом на рабочее место.

В службе кадров оформляется прием на работу, что предусматривает проверку личных документов работ­ника, в числе которых паспорт, трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (Трудовой кодекс РФ, ст. 65). Прием на работу без предъявления этих документов не допуска­ется. При приеме на работу, требующую специальных знаний, проверяется документ (документы) об образо­вании (дипломы, свидетельства и др.) или полученной профессии с указанием разряда (квалификации). Воен­нообязанные предъявляют военный билет, лица, подлежащие призыву, — приписное свидетельство.

Гражданин, поступающий на государственную служ­бу, обязан представить справку из органов государ­ственной налоговой службы о представлении сведений об имущественном положении и медицинское заключение о состоянии здоровья (Федеральный закон «О государственной гражданской службе Российской Федера­ции», ст. 26).

Запрещено требовать от работника документы, не пре­дусмотренные законодательством (Трудовой кодекс РФ, ст. 65).

В соответствии с Трудовым кодексом РФ основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме.

Трудовой договор — соглашение между работодате­лем и работником, в соответствии с которым работо­датель обязуется предоставить работнику работу по обус­ловленной трудовой функции, обеспечить условия тру­да, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, законами и иными нормативными право­выми актами, коллективным договором, соглашения­ми, локальными нормативными актами, содержащи­ми нормы трудового права, своевременно и в полном объеме выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать дей­ствующие в организации правила внутреннего трудо­вого распорядка (Трудовой кодекс РФ, ст. 56).

Сторонами трудового договора являются работода­тель и работник. От лица работодателя, как правило, выступает руководитель организации (или его замес­титель по кадровой работе).

Трудовой договор заключается в письменной фор­ме, составляется в двух экземплярах, каждый из ко­торых подписывается сторонами. Один экземпляр тру­дового договора передается работнику, другой хранит­ся у работодателя (в кадровой службе) на экземпляре остающимся в организации работник должен написать, что экземпляр договора получил, подпись, дата. (Трудовой ко­декс РФ, ст. 67).

Трудовые договоры могут заключаться:

-на неопределенный срок;

-на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

Срочный договор, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, заключается в тех случаях, когда тру­довые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

В тексте трудового договора должны быть указаны стороны, заключившие договор:

-фамилия, имя, отчество работника;

-фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица.

Кроме того, к существенным условиям трудового договора законом отнесены:

-место работы (с указанием структурного подразделения);

-дата начала работы;

-срок действия (в случаях заключения срочного трудового договора);

-наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

-права и обязанности работника;

-права и обязанности работодателя;

-характеристика условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

-режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

-условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

-виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Возможно включение в трудовой договор других условий:

-об испытании;

-о нераспространении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);

-об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя.

Работодатель не имеет права требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым до­говором.

Трудовой договор является основанием для из­дания приказа руководителя организации о приеме сотрудника на работу.

Личное заявление работника о приеме на работу пишется обычно от руки в произвольной форме. Распространена практика использования для заявлений трафаретной формы. В заяв­лении указывается адресат (должность, инициалы, фамилия руководителя организации), автор (инициа­лы, фамилия работника, его паспортные данные, адрес проживания, номер телефона), наименование до­кумента (заявление), дата, текст (в котором указыва­ется, на какую должность (по какой профессии и ква­лификации), в какое структурное подразделение ав­тор заявления просит принять его на работу), подпись. На заявлении обычно оформляется виза руководителе структурного подразделения и руководителя кадровой службы, после чего оно передается руководителю орга­низации для оформления резолюции.

Следует отметить, что заявление о приеме на рабо­ту документ не унифицированный, не упоминается он и в Трудовом кодексе. Единственным правовым ак­том, который называет заявление о приеме на работу, является Указ Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения на государственные должности федеральной государственной службы». В условиях обязательного заключения трудового договора, подписав который работник тем самым выражает в письменной форме согласие на работу, обязательность написания заявления представляется проблематичным.

Личный листок по учету кадров является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера о работнике.

Личный листок поступающий на работу заполняет собственноручно без помарок и исправлений в одном экземпляре. Ответы на вопросы личного листка даются в соответствии с данными, которые содержатся в лич­ных документах поступающего на работу. Сведения о фамилии, имени, отчестве, дате и месте рождения дол­жны соответствовать сведениям паспорта (удостовере­ния личности). Сведения об образовании заполняются на основании диплома (удостоверения, свидетельства) с указанием названия учебного заведения, продолжи­тельности обучения, полученной специальности. Отве­ты на вопросы о наличии ученых степеней, званий да­ются на основании документов Высшей аттестацион­ной комиссии, об изобретениях — на основании патен­тов. Сведения о работе с начала трудовой деятельности должны соответствовать записям в трудовой книжке с указанием полных лет и месяцев работы, названия орга­низации, ее местонахождения, занимаемой должности. Пункт об отношении к воинской обязанности заполня­ется на основании военного билета.

Все отрицательные ответы при заполнении личного листка по учету кадров даются без повторения вопроса. Например: «Отношение к воинской обязанности» — не военнообязанный; «Ученая степень, звание» — не имею и т.д.

Работник подписывает личный листок по учету кадров, проставляет дату заполнения и сдает на проверку инспектору кадровой службы вместе с фотографией 4x6 см. Инспектор обязан проверить соответствие заполненного личного листка представ­ленным документам, после чего в него вклеивается фотография.

Личный листок по учету кадров хранится в личном деле работника.

Такую же функцию, как и личный листок по учету кадров, выполняет анкета - документ, содержащий расширенные анкетно-биографические данные работника с перечислением не только родственников, проживающих вместе с работником, но и всех-близких родственников (жена (муж), отец, мать, взрослые братья и сестры, взрослые дети) с указанием степени родства, фамилии, имени и отчества, года и места их рождения, места работы и должности, местожи­тельства, а также девичьей фамилии жены, сведений о бывших женах (мужьях), если ранее гражданин со­стоял в браке. В анкете указываются и паспортные дан­ные. Кроме того, анкета подписывается не только работником, но и инспектором отдела кадров с распис­кой в том, что «фотокарточка и данные о трудовой деятельности, учебе соответствуют документам, удос­товеряющим личность», которая заверяется печатью организации.

Резюме по сути дела представляет собой разно­видность анкеты и содержит краткие сведения био­графического характера, сообщаемые работником о себе. Чаще всего работник самостоятельно составляет и рассылает резюме при поиске работы. Структура резюме уже сложилась. Как правило, оно содержит следующие разделы:

-название вида документа;

-дату заполнения;

-персональные данные (фамилия, имя, отчество, должность и почтовый адрес претендента, телефон, семейное положение);

-цель трудоустройства (с указанием должности или вида работы, на которую претендует составитель резюме);

-образование;

-опыт работы;

-дополнительные сведения;

-рекомендации (с указанием должностей, организаций, фамилий и телефонов).

Характерной особенностью резюме является запол­нение сведений об образовании и опыте работы. Они записываются в обратной хронологической последова­тельности — начиная не с первого места учебы (рабо­ты), а с последнего. При этом следует полностью ука­зывать названия учебных заведений и организаций, в которых ранее работал (или в настоящее время работа­ет) автор резюме. Поскольку кадровые службы всегда интересует причина, по которой меняется место рабо­ты, в разделе следует это отразить, уместно дать не только указание должности, но и должностных обя­занностей. Для секретарей это особенно важно, так как при одинаковых названиях должности их обязанности существенно отличаются по содержанию: секретари выполняют не только технические функции, но и функции, связанные с организационной, админист­ративной, аналитической деятельностью.

Текст резюме оформляется в виде двух столбцов: в левой части располагают заголовок раздела, в пра­вой — информацию. Резюме обычно превышает одну страницу текста. В разделе «Дополнительные сведения» могут сообщаться любые данные, характеризующие профессиональные навыки или личность претендента, а также его деловые и личные качества.

Автобиография — документ, часто используемый кадровыми службами для получения дополнительных (по сравнению с личным листком по учету кадров (ан­кетой)) данных о работник. Автоби­ография составляется работником собственноручно без помарок и исправлений, пишется в произвольной фор­ме, но в хронологической последовательности жизни и трудовой деятельности. Как правило, в автобиографии подробно раскрываются вопросы, которые не отраже­ны в личном листке по учету кадров (анкете), — о причинах незаконченного образования, перехода на другие места работы, смены профессии и др.

Прием на работу оформляется унифицированной формой Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на ра­боту работника», которая заполняет­ся работником кадровой службы, ответственным за прием. Форма Т-1 предназначена для документирова­ния индивидуального приема.

Заголовочная часть формы содержит название орга­низации и ее код по ОКПО, название вида документа, его код по ОКУД, номер и дату приказа, распоряди­тельное действие и его продолжительность («Принять на работу с... по...»).

Наименование организации — автора документа — Должно соответствовать наименованию, закрепленно­му в ее учредительных документах.

Регистрационный номер приказа необходим для Учета документов, но, кроме того, он является одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу, то есть делающих документ бесспорным с точки зрения его официальности.

Номер приказа проставляется при его регистрации. Распространена практика регистрации кадровых при­казов порядковыми номерами в пределах календарно­го года и буквенного индекса «ЛС» (личный состав) или «К» (кадры). Ряд кадровых служб с индексом «ЛС» регистрируют приказы долговременных сроков хранения, с индексом «К» — кратковременных.

Система индексации документов создается в каж­дой кадровой службе и зависит от принятых в орга­низации правил регистрации и количества издаваемых приказов.

В унифицированной форме Т-1 содержательная часть приказа (распоряжения) о приеме на работу построена в табличной форме, которая содержит сле­дующие данные: фамилию, имя, отчество, табель­ный номер работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должно­сти), разряда, класса (категории) квалификации, условия приема на работу, характер работы, усло­вия оплаты труда, установленный испытательный срок.

Содержание приказа должно соответствовать усло­виям заключенного трудового договора.

Ссылка на документ — основание издания приказа является обязательным реквизитом любого приказа по личному составу. Основанием для издания приказа (распоряжения) о приеме на работу в форме Т-1 яв­ляется трудовой договор с указанием его даты и номе­ра, кроме него возможно также указание в качестве ос­нования личного заявления.

Оформляющая часть формы содержит подпись ру­ководителя организации и отметку об ознакомлении работника с приказом (виза ознакомления).

Оформление подписи предусматривает указание должности руководителя организации, его личной подписи, инициалов и фамилии. В тех организациях, где имеется должность заместителя руководителя по работе с кадрами, право подписи этих документов обычно предоставлено ему.

Категорически не допускается исправление долж­ности или фамилии в подлиннике приказа от руки, проставление предлогов «За» или «Зам.», косой черты перед должностью. Использование подобных приемов лишает документ юридической силы.

Как правило, приказы о приеме на работу визиру­ют руководитель структурного подразделения, в кото­ром работает данный сотрудник, главный бухгалтер, юрисконсульт и инспектор или руководитель кадро­вой службы, другие должностные лица. Состав лиц, визирующих приказы по личному составу, в разных организациях определяется их организационной струк­турой и порядком работы над документами. Правила визирования приказов по личному составу закрепля­ются в инструкции по работе с кадровыми документа­ми, где устанавливается, какие должностные лица, в какой последовательности визируют документ, где рас­полагаются визы.

В соответствии с требованиями нормативно-мето­дических документов виза проставляется в нижней ча­сти на оборотной стороне последнего листа подлинни­ка приказа, она должна состоять из подписи лица, визирующего документ, указания его должности, рас­шифровки подписи (инициалы и фамилия), даты ви­зирования.

Отметка об ознакомлении работника с приказом рас­полагается ниже подписи руководителя и включает слова: «С приказом ознакомлен(а)», личную подпись работни­ка, его инициалы и фамилию, дату ознакомления.

Приказ о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работо­датель обязан выдать ему надлежаще заверенную ко­пию указанного приказа (ТК РФ, ст. 68).

В Альбом унифицированных форм включена также форма Т-la «Приказ (распоряжение) о приеме работ­ников на работу. По реквизитам за­головочной и оформляющей части она полностью со­впадает с формой Т-1. Форма этого приказа спроекти­рована по аналогу сводных приказов, когда одним при­казом оформляется прием нескольких человек, ее содержательная часть включает столько пунктов, сколь­ко человек оформляют на работу. Форма Т-la построе­на в виде таблицы, графы которой содержат те же сведения, что и индивидуальная форма.

Унифицированные формы приказа о приеме Т-1 и Т- 1а являются основанием для заполнения службой кадров учет­ной формы «Личная карточка работника Т-2» (или «Лич­ная карточка государственного служащего Т-2 ГС»), вне­сения в трудовую книжку отметки о зачислении на рабо­ту или ее выдачи (для поступающих на работу впервые), оформления пропуска, служебного удостоверения.

Форма Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника». Применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производст­венных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществля­ющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета науч­ных работников. Заполняется работником кадровой службы на основании соответствую­щих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником. В п. 4 «Послевузовское профессиональное образование» указывается на­именование организации (учреждения), в которой (котором) была окончена аспирантура, адъюнктура, докторантура, дата ее окончания, а также номер, серия и дата выдачи соответствующего удостоверения. П. 5 «Ученая степень» заполняется на основании представленных доку­ментов (дипломов), включая сведения об отрасли науки и специальности на­учных работников. В п. 6 «Ученое звание» сведения об ученом звании профессора и старше­го научного сотрудника по специальности (для научных работников), доцента и профессора по кафедре (для научно-педагогических работников) заполня­ются на основании соответствующего аттестата.

На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также личная карточка работника (форма № Т-2).

Процесс приема на работу персонала, работающего с конфиденциальной информацией. Процедура аналогичная обычному приему (собеседование, предоставление док-тов при приеме на работу ). До подписания трудового договора раб-к должен быть ознакомлен наряду с локальными актами орг-ции с Положением о порядке обработки персональных данных работников (Положением о коммерческой тайне). С работника необходимо взять обязательство о неразглашении персональных данных и охраняемой законом коммерческой или иной тайны, которое составляется от его имени в письменной форме. Но в трудовом договоре должно быть прописано, что работник обязан соблюдать условия о неразглашении охраняемой законом коммерческой тайны, конфиденциальной информации и персональных данных других раб-в. В должностной инструкции в пункте «Ответственность» прописывается обязанность о неразглашении охраняемой законом коммерческой или иной тайны. Далее составляется приказ о приеме аналогично обычному Т-1, Т-1а.