32. Виды управленческого контроля. Предварительный, текущий и заключительный контроль.

Предварительный контроль осуществляется до практического начала работы. Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил и процедур, разработанных для обеспечения выполнения планов.

Предварительный контроль используется в 3-х ключевых областях, по отношению к человеческим, материальный и финансовым ресурсам.

Человеческий ресурс

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается тщательным анализом тех деловых и профессиональных знаний, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей и отбором наиболее подготовленных и квалифицированных людей.

Чтобы убедиться, что работники окажутся в состоянии выполнять порученные им обязанности, необходимо установить минимально-допустимый уровень образования или стаж работы в данной отрасли и провести с ними собеседование.

Материальные ресурсы

Предварительный контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов, минимально допустимых уровней качества и проверкой соответствия поступающих материалов этим требованиям. Проверки могут быть заменены выбором такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять качественные материалы.

К методам предварительного контроля материальных ресурсов, относятся также обеспечение их запасов на уровне достаточным для того, чтобы избежать дефицита.

Финансовые ресурсы

Важнейшим средством контроля финансовых ресурсов, является годовой бюджет составляемый в рамках функции планирования.

Бюджет устанавливает предельные значения расходов по конкретным видам деятельности организации и не позволяет отдельным подразделениям перерасходовать деньги.

Текущий контроль

Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ. Чаще всего объектом текущего контроля является подчиненные, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника.

Регулярная проверка работы подчиненных, оценка полученных результатов и обсуждение возникающих проблем и предположений по усовершенствованию работы, позволяют устранять отклонения от намеченных планов и корректировать сами планы.

Для осуществления «текущего» контроля, руководителю необходима обратная связь. Если начальник видит, что подчиненный совершает ошибки, то сообщение им об этом и будет обратной связью.

Другими словами, при наличии обратной связи, отклонение от заданного стандарта, вызывает сигнал с информацией, что это отклонение необходимо ликвидировать.

Своевременный учет всех внутренних и внешних факторов, которые могут вызвать отклонения в работе организации, также является обратной связью. В этом случае, регистрация отклонений от запланированного стандарта внутренних и внешних факторов, позволяет выработать корректирующий сигнал, направленный на нейтрализацию отклонений внешних факторов и ликвидацию внутренних.

Заключительный контроль

Заключительный контроль осуществляется либо сразу после завершения контролируемой деятельности, либо по истечении заранее определенного периода.

В рамках заключительного контроля, итоговые результаты сравниваются с запланированными.

Несмотря на то, что заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на моменты их возникновения, он выполняет 2-е важные функции:

1. Дает руководству организации информацию, на сколько реалистичными были составляемые планы, какие проблемы возникли в ходе их выполнения и какие коррективы нужно внести в новые планы, чтобы избежать этих проблем в будущем.

Заключительный контроль должен способствовать мотивации. Если руководство связывает мотивационное вознаграждение с определенным уровнем результативности, то этот уровень, необходимо измерять точно и объективно.