III. Учет товаров и контроль за их движением

в отделе склада

1. В отделах хранения товаров

3.1.1. Текущий аналитический учет осуществляется на карточках складского учета товаров по форме N 96-АП.

На каждую номенклатурно - учетную позицию товара должна открываться отдельная карточка количественного учета.

Карточки складского учета выдаются бухгалтерией материально ответственному лицу в строгом соответствии с количеством номенклатурно - учетных позиций товара и указанием на карточке порядкового номера регистрации.

Карточки выдаются заведующему отделом хранения склада под расписку с регистрацией в книге выдачи карточек складского учета товаров по форме N 80-АП.

3.1.2. На основании оформленных в установленном порядке первичных бухгалтерских документов материально ответственное лицо отдела хранения склада обязано сделать запись по приходу и расходу товаров в карточках складского учета, указав в них порядковые (с начала последней инвентаризации) номера записей, и ежедневно выводить на карточках остатки товаров.

Записи движения товаров производятся в карточке с одновременным копированием на журнал учета движения медтоваров по отделу хранения.

Для журнала используются бланки по форме N 81-АП.

Журналы за каждый отчетный период прилагаются к товарному отчету отдела склада для проверки бухгалтерией полноты записей в карточках складского учета.

В случае расхождений бухгалтер должен проверить правильность произведенных отделом склада записей позиций по приходу и расходу товара в карточках складского учета, выявить и устранить причины расхождений.

3.1.3. Отпуск товаров из отдела хранения склада производится на основании требований аптечных, лечебно - профилактических учреждений и других покупателей, а также по разнарядкам отдела снабжения склада или аптечного управления, межрайконторы.

3.1.4. Склад отпускает лекарственные средства аптекам, лечебно - профилактическим учреждениям и другим организациям, прикрепленным к нему на снабжение вышестоящей организацией, только для медицинского применения и в сроки с 1 по 27 число каждого месяца.

3.1.5. Основанием для отпуска лекарственных средств со склада являются требования (накладные), заказы - требования, поступающие от потребителей, при ручной обработке учета движения товаров на складе по форме N 16-АП или N 434-мех., при механизированной обработке - по форме N 434-мех. для лечебно - профилактических учреждений, для аптек - по плановому заказу или заказу - требованию по форме N 82-АП.

3.1.6. Требования (накладные) форма N 16-АП выписываются в 4 экземплярах, а на ядовитые и наркотические лекарственные средства, а также этиловый спирт - на один экземпляр больше. Требования должны быть подписаны заведующим аптекой, распорядителями кредитов лечебно - профилактического учреждения (требования организаций, территориально - отдаленных от централизованных бухгалтерий, подписываются только ее руководителем) или других организаций.

В требованиях (накладных) обязательно указывается на латинском языке наименование ядовитых и наркотических лекарственных средств и этилового спирта и на русском - полные наименования медикаментов, перевязочных средств и других товаров, их размеры, фасовка, лекарственная форма, дозировка, упаковка и количество.

3.1.7. Заказы - требования выписываются аптекой в 1 - 2 экземплярах, один из которых может оставаться в аптеке для повседневного контроля за поступлением товаров со склада.

Заказ направляется на склад заблаговременно до начала квартала, месяца. При необходимости корректировки количеств на второй или третий месяц, заявленных на квартал, аптека может потребовать со склада вернуть заказ при поставке последней партии товара, откорректировать его и передать на склад.

3.1.8. Сроки сдачи требований (накладных), заказов - требований аптеками, лечебно - профилактическими и другими учреждениями, прикрепленными на снабжение к складу, и отпуск товаров со склада устанавливаются руководством склада по графикам, согласованным с руководством вышестоящей организации (аптечным управлением, межрайонной конторой).

3.1.9. Требования (накладные), заказы - требования выписываются с учетом размещения товаров в отделах хранения склада, т.е. отдельно по каждому отделу.

Все поступающие требования (накладные), заказы - требования регистрируются в отделе снабжения склада раздельно: плановые и разовые. Отделом снабжения проводится проверка шифров грузополучателей и плательщиков.

3.1.10. Порядок корректировки требований, а также отпуск дефицитных медикаментов устанавливается аптечным управлением, межрайонной конторой.

При корректировке заказа - требования учитываются разнарядки вышестоящих организаций.

3.1.11. В тех случаях, когда в требовании (накладной), заказе - требовании не указаны полные данные по выписанным лекарственным средствам, работник отдела снабжения может дописать во всех экземплярах необходимые реквизиты, внести соответствующие исправления. Исправления должны быть оговорены и подписаны лицами, производившими корректировку.

В требовании (накладной), заказе - требовании запрещается исправление количества товара в сторону увеличения, а также дописывание других наименований медицинских товаров. При изменении фасовки или дозировки общее количество отпущенного препарата не должно превышать выписанного количества.

3.1.12. После корректировки требований отделом снабжения присваивается заказу - требованию единый номер накладной на отпуск товара, в котором дробью указывается номер (код) отдела хранения склада.

Одновременно с присвоением заказу - требованию номера накладной указывается срок изготовления заказа получателя.

Ежедневно работником отдела снабжения, ответственным за отпуск (отгрузку) товаров, выдается каждому отделу копия графика использования заказа по форме N 83-АП. По первому экземпляру графика отдел снабжения контролирует передачу товаров в отдел экспедиции по книге контроля за исполнением (изготовлением) заказов (плановых, разовых) по форме N 84-АП.

На отпуск товаров сторонним организациям и за пределы области (республики) требования утверждаются заведующим (заместителем) склада по согласованию с главным бухгалтером склада и вышестоящей организацией.

3.1.13. Поступившие в отделы хранения склада требования, заказы уточняются и, в случае отсутствия в отделе необходимого для отпуска количества товара, возвращаются в отдел снабжения для корректировки. После чего отделом выписываются накладные по формам N 16-АП или N 85-АП (в тех случаях, когда оформляется отпуск по заказу или по требованию, представленному по форме N 434-мех.).

При механизированной обработке учета движения товаров на складе заказы - требования передаются на опорный пункт машиносчетной станции или машиносчетную станцию, вычислительный центр для выписки накладных в 3 экземплярах по соответствующим отделам склада, которые затем поступают в отделы хранения склада для комплектации заказа.

Накладные на ядовитые и наркотические лекарственные средства и спирт выписываются на один экземпляр больше.

3.1.14. В отделах хранения склада отбираются перечисленные в накладной товары и делаются соответствующие отметки по уточнению отдельных данных на отпускаемые товары.

После отбора товаров работником отдела накладные передаются заведующему отделом хранения склада или его заместителю для передачи товара в отдел экспедиции.

Передача товаров из отдела хранения в отдел экспедиции производится по накладной материально ответственными лицами с распиской на третьем экземпляре накладной материально ответственных лиц отдела экспедиции.

Два экземпляра накладной передаются в отдел экспедиции, третий - остается в отделе.

Передача товара из отдела хранения склада в экспедицию производится в натуре по фактическому наличию в соответствии с количеством, указанным в накладной.

Материально ответственные лица отдела экспедиции несут полную материальную ответственность за принятые в экспедицию товары.

3.1.15. Для контроля за движением документов и товаров в отделах хранения склада ведутся раздельно две книги регистрации: приемных актов и накладных на отпуск товара из отдела по форме N 86-АП.

3.1.16. На переданные в экспедицию товары ежедневно составляется реестр расходных документов в трех экземплярах по форме N 88-АП. Второй экземпляр реестра вместе с накладными передается в отдел экспедиции склада, первый - в бухгалтерию с 3 экземпляром накладной, третий - остается в отделе.

3.1.17. На все товары, поступающие в отделы, ежедневно отделами хранения составляются в двух экземплярах реестры приходных документов по форме N 87-АП.

Реестры нумеруются порядковым номером после инвентаризации и регистрируются в книге, имеющей следующую форму: дата, номер реестра, сумма по розничным и оптовым ценам, сумма стоимости тары.

При механизированной обработке в отдел склада поступают два экземпляра реестров приходных и расходных документов, где указаны дата документа, код поставщика - покупателя, сумма в розничных и оптовых ценах с итогами по отделу.

При использовании средств малой механизации учета движения товара реестры могут составляться раздельно на товар, тару с обязательным составлением сводного реестра.

Реестры приходных и расходных документов материально ответственные лица отделов сверяют с записями приемных актов и накладных. В случаях расхождений материально ответственные лица, ответственные за учет в отделе, устанавливают причину и исправляют ошибки путем выписки соответствующих документов на разницу с указанием причин по каждому отдельному случаю. Движение этих документов происходит так же, как и основных.

На выявленные расхождения составляется реестр расхождений по форме реестров приходных и расходных документов (приемных актов, накладных), который подписывается материально ответственными лицами и бухгалтером.

3.1.18. На основании приходных и расходных реестров с приложенными к ним документами (приемными актами, накладными), за подписями материально ответственных лиц отделов, ежедекадно отделами хранения склада составляется товарный отчет по форме N 89-АП итогами каждого дня по реестрам.

В товарный отчет включаются акты по переоценке товаров, составляемые по форме N 21-АП, акты по порче товарно - материальных ценностей - по форме N 20-АП, а также внутренние переброски, сдача товаров на анализ (по отдельному реестру), результаты инвентаризации.

В товарном отчете показывается остаток товаров и тары на начало отчетного периода, сумма прихода, сумма расхода и остаток товаров и тары на конец отчетного периода.

Товарный отчет составляется отделом склада в двух экземплярах, один из которых вместе по всем приходным и расходным документам передается в бухгалтерию склада под расписку на втором экземпляре отчета, а второй экземпляр отчета остается в отделе у материально ответственных лиц.

3.1.19. Приемка товарного отчета производится бухгалтером склада, на которого возложен контроль за учетом товаров в данном отделе.

При этом по книгам регистрации документов на поступившие и отпущенные из отдела товары проверяется все ли зарегистрированные в них документы включены в товарный отчет отдела.

При приемке товарного отчета бухгалтер обязан произвести проверку правильности записей в карточках складского учета отдела склада для чего в карточках, по которым были проведены за отчетную декаду записи по приходу и расходу, подсчитываются итоги количества оприходованных и списанных в расход единиц товара.

При этом одновременно проверяется правильность показанного в карточке складского учета остатка товара на конец отчетной декады.

Сумма товарного отчета по приходу и расходу должна равняться соответственно сумме реестров по приходу и расходу с учетом реестров расхождений.

Все исправления должны вноситься в течение декады, месяца до составления или получения ведомостей об остатках товаров.

3.1.20. При ручной обработке учета движения товаров на складе осуществляется оперативно - сальдовым методом учета, которым предусматривается составление ведомости учета остатков товаров на складе по типовой междуведомственной форме М-20 по окончании декады, месяца.

Ведомость остатков товаров производится бухгалтерией на год по каждому отделу хранения по материально ответственным лицам. Все страницы ведомости нумеруются. На последней странице ведомости делается запись о количестве страниц, которая скрепляется подписью главного бухгалтера и печатью склада.

По окончании каждой декады (месяца) не позднее чем в 3-дневный срок материально ответственные лица отделов хранения переносят количественные остатки из карточек складского учета в ведомость остатков материалов (товаров) по форме М-20.

Бухгалтерия проверяет правильность внесения в ведомость остатков товаров из карточек складского учета.

Бухгалтер по каждому номенклатурному номеру (коду) товара производит определение остатков товара в стоимостном выражении путем умножения количества на учетную (розничную) цену.

Итоговая сумма стоимости товаров по отделу (материально ответственным лицам) сверяется бухгалтером с данными остатков товарного отчета отдела.

При механизированном учете движения товара ежедекадно, ежемесячно или по запросу материально ответственных лиц отделов хранения с машиносчетных станций, вычислительных центров поступают оборотные сальдовые ведомости, в которые включаются количественные и стоимостные показатели по каждому наименованию (номенклатурному номеру, коду) товара.

Так как два - три последних дня месяца склад не производит отпуск товаров, есть возможность сверить фактические остатки товаров в отделе с данными учета. Если итоговые данные ведомости совпадают с данными товарных отчетов материально ответственных лиц отделов, на оборотной стороне ведомости пишется "с остатками согласен" и подтверждается подписью материально ответственных лиц.

В случае расхождений по отдельным наименованиям (кодам) товара по запросам материально ответственных лиц из ВЦ или МСС выдается оборотная ведомость движения медикаментов.

Вместе с бухгалтером материально ответственные лица производят проверку движения данного товара, сличая с первичными документами, выявляют ошибки и производят исправления уже следующим месяцем. К оборотной ведомости прилагается объяснительная записка по всем ошибкам, подписанная материально ответственными лицами и бухгалтером отдела, заверенная главным бухгалтером склада.

3.1.21. Возврат товаров аптеками, лечебно - профилактическими и другими учреждениями на склад производится в каждом отдельном случае по письменному распоряжению вышестоящей организации и приходуется приемным отделом склада в общеустановленном порядке как и при поступлении товаров от поставщиков.

3.1.22. Передача товаров внутри склада из одного отдела в другой производится в каждом отдельном случае по письменному распоряжению, подписанному заведующим и главным бухгалтером склада, и оформляется накладной по форме N 16-АП или N 85-АП в двух экземплярах.

2. В отделе экспедиции

3.2.1. Упаковка медицинских товаров в экспедиции производится с соблюдением установленных правил Министерства здравоохранения СССР.

В зависимости от местных условий упаковка товаров может производиться в отделах склада в ящики, мешки, контейнеры и т.д. В этом случае экспедиция принимает товар по количеству мест, которое указывается в накладной.

3.2.2. При упаковке товаров в экспедиции упаковщик заполняет и подписывает два экземпляра ящичного вкладыша по форме N 98-АП. Один экземпляр вкладыша кладется в ящик, а второй - прилагается к накладной, которая остается в экспедиции.

3.2.3. Все накладные, по которым товар передан на отпуск (отгрузку), отделом экспедиции регистрируются в книге регистрации накладных по отпуску (отгрузке) товаров в отделе экспедиции по форме N 90-АП, в которую записывается по графе 1 дата поступления товара в экспедицию, по графе 2 - единый номер заказа (накладной), а по графе 3 - общая сумма заказа (накладных), которая должна равняться итогу всех сумм накладных в разрезе отделов по розничной стоимости.

В книге регистрации накладных по форме N 90-АП записываются одной строкой по единому номеру в разрезе отделов все накладные по сумме и количеству мест (если упаковка товаров производится в отделах хранения склада), включая документы по реестру расхождений.

Исключение составляют акты на переоценку и списание, внутренние переброски и сдача лекарственных средств на анализ, результаты инвентаризации, которые включаются в товарные отчеты отделов.

При передаче товара из отдела в экспедицию материально ответственные лица отдела экспедиции расписываются в накладной на получение товара и в реестре на получение расходных документов.

3.2.4. При упаковке товаров в тару отдела экспедиции материально ответственные лица отдела выписывают каждому получателю отдельную накладную, которая нумеруется единым номером заказа через дробь кодом отдела экспедиции и записывается в книгу формы N 90-АП по отделу экспедиции только по сумме.

Ткань, вату, железо, использованные на обивку тары, и другие вспомогательные материалы в отделе экспедиции списывают с разрешения руководства склада с товара по накладным по формам N 16-АП или 85-АП, со вспомогательных материалов - по накладной на внутреннее перемещение материалов по типовой междуведомственной форме М-13.

3.2.5. Бухгалтерией или машиносчетной станцией, вычислительным центром на основании переданных в отдел экспедиции накладных выписывается счет покупателям по форме N 91-АП.

3.2.6. Экспедиция передает товары по количеству мест экспедитору для отправки получателям с расписки его в книге регистрации отдела экспедиции по форме N 90-АП.

Экспедитор, сопровождающий груз под расписку в двух экземплярах накладных, сдает его получателю, на которого имеется постоянная или разовая доверенность. На штампе приемки по форме N 1-АП, который получатель ставит на накладных, указываются количество принятых мест, сумма товара по накладным и дата приемки.

3.2.7. При обнаружении недостачи, порчи, боя, образовавшихся в пути при доставке груза, сопровождающий совместно с получателем и обязательным присутствием представителя (материально ответственного лица) экспедиции или отдела (если упаковка товара производилась в отделе хранения), вне места нахождения склада - представителя местных Советов народных депутатов, составляет акт в 3 экземплярах по форме N 2-АП, из которых второй экземпляр остается у получателя, третий - сдается в экспедицию склада и первый - направляется в вышестоящую организацию.

Вопрос об отнесении и возмещении суммы ущерба, порядка изъятия боя и брака решается руководством склада.

3.2.8. При отправке товаров почтой, а также железнодорожным, автомобильным, водным, воздушным транспортом или другими средствами транспортных организаций отделом экспедиции выдается экспедитору сопроводительный (упаковочный) лист по форме N 95-АП, который составляется в двух экземплярах, один из которых (первый экземпляр) передается транспортной организации, а второй экземпляр возвращается в отдел экспедиции вместе с квитанцией по отправке груза.

3.2.9. Аптечное управление, межрайонная контора ежегодно выдают всем заведующим (если они не материально ответственные лица - заместителям заведующих, руководителям бригад) аптеками, магазинами по подчиненности доверенности по форме М-2 на получение товарно - материальных ценностей со склада. Доверенности эти хранятся на складе. В случае увольнения лица, которому выдана доверенность, организация, выдавшая доверенность, направляет на склад копию приказа об увольнении для изъятия доверенности, а вновь назначенному лицу выдается новая доверенность.

Лечебно - профилактическим учреждениям, прикрепленным на снабжение к складу, товары отпускаются материально ответственными лицами по постоянным или разовым доверенностям по формам М-2, М-2а. Постоянная доверенность на получение ценностей может выдаваться лечебно - профилактическим учреждениям на определенный срок, но не более как на текущий квартал.

На получение аптеками и лечебно - профилактическими учреждениями медикаментов, содержащих ядовитые и наркотические средства, выписывается отдельная доверенность сроком до одного месяца, которая остается в отделе хранения склада.

Отпуск товаров сторонним организациям производится только по разовой доверенности.

Поступающие доверенности сотрудники отдела снабжения проверяют на достоверность, сличая реквизиты доверенности с удостоверением личности при выдаче заказа (накладной) и с данными заказа (требования).

В книге регистрации требований (разовых) в отдельной графе проставляется номер доверенности, а на доверенности указывается номер требования (заказа) по книге регистрации. Если доверенность постоянная, то в примечании требования (заказа) это фиксируется. По постоянной доверенности имеет право получать товар только лицо, на которое выдана постоянная доверенность.

Все доверенности, кроме постоянных (хранящиеся в отделе снабжения до конца срока действия) и на получение ядовитых и наркотических лекарственных средств (остающиеся в отделе хранения), находятся в отделе снабжения до конца месяца, а затем передаются в бухгалтерию, где подшиваются к расходным документам.

После проверки требования (заказа) сотрудник отдела снабжения на требовании проставляет номер доверенности, дату выдачи, наименование организации, выдавшей доверенность, фамилию, инициалы и должность лица, получающего товар.

Лечебно - профилактическим учреждениям и прочим организациям товар отпускается только после визы главного бухгалтера (в его отсутствие - заместителем).

3.2.10. Материально ответственные лица отдела экспедиции, получив документы об отпуске (отгрузке) товаров, делают отметки в книге регистрации накладных отдела экспедиции по форме N 90-АП о дате отпуска (отгрузки), номере транспортного документа, а также отметки о накладных, по которым товар отпущен (отгружен) и по которым товар не отпущен (не отгружен).

При передаче накладных в бухгалтерию в книге по форме N 90-АП работник бухгалтерской службы расписывается в соответствующей графе с указанием суммы принятых накладных на отпущенные (отгруженные) товары.

Если упаковка товаров производится только в отделе экспедиции склада, графа "Количество мест" по отделам хранения в книге по форме N 90-АП не выделяется (не заполняется).

3.2.11. По окончании месяца материально ответственные лица отдела экспедиции в книге по форме N 90-АП подводят итог по графам: общая сумма заказа (накладных), суммы по накладным в разрезе отделов хранения и сумма накладных, по которым товар не отпущен (не отгружен). Итоговые суммы всех накладных по складу и в разрезе отделов хранения должны равняться соответственно сумме реестров расходных документов, в целом по складу и по каждому отделу хранения.

На основании этих данных по окончании месяца отдел экспедиции составляет товарный отчет по форме N 89-АП по каждому отделу хранения. В товарном отчете отдела экспедиции в приходной части показываются только те накладные, по которым товар в отчетном месяце не отпущен (не отгружен), в расходный - товар, отпущенный (отгруженный) в отчетном месяце, числившийся на остатках отдела экспедиции на начало отчетного месяца.

Товарный отчет отделом экспедиции составляется в двух экземплярах: первый экземпляр вместе с реестрами расходных документов передается в бухгалтерию, второй - остается в отделе.

3.2.12. При приемке товарных отчетов от отдела экспедиции бухгалтерия сверяет общую сумму накладных по форме N 90-АП с суммой всех полученных реестров расходных документов в целом по складу и по каждому отделу хранения, а также остаток товаров, числящихся за отделом экспедиции в стоимостном выражении. При этом составляется акт проверки неотпущенных (неотправленных) товаров в разрезе каждого отдела по форме N 92-АП в двух экземплярах: первый экземпляр остается в бухгалтерии, второй - в отделе экспедиции.

3.2.13. Отмеченные в акте по форме N 92-АП накладные, по которым товары не отпущены (не отгружены), в книгу регистрации накладных по отделу экспедиции по форме N 90-АП в следующий месяц не переносятся.

Контроль за их движением осуществляется материально ответственными лицами отдела экспедиции по товарному отчету с отметкой в книге регистрации накладных по форме N 90-АП.

При составлении очередного товарного отчета в него переносится остаток товаров в экспедиции (расшифровывается по каждой накладной в отдельности).

При составлении товарного отчета обязательно производится отметка об отправке товаров получателям в реестрах отделов, находящихся в экспедиции.

Полученные от отделов склада реестры хранятся в отдельных скоросшивателях по каждому отделу склада.

3.2.14. На небольших аптечных складах можно сочетать в одном документе реестр расходных документов отдела хранения с отчетом отдела экспедиции по форме N 88-АП.

При этом условии наиболее удобно, чтобы экспедиция отчитывалась после фактического отпуска товаров по всем накладным, перечисленным в реестре.

Если по каким-либо причинам не удается в установленные сроки выдать по реестру все товары, необходимо на оставшиеся в экспедиции накладные (на день сдачи отчета) сделать выписку из реестра, в которой указываются номера реестров, их дата и накладные, по которым товары не отпущены. В верхней части реестра пишется "выписка".