II. Приемка товаров

1. Оформление операций по поступлению

2.1.1. Приемка товаров должна производиться в строгом соответствии с ГОСТами, техническими условиями, инструкциями о порядке приемки продукции производственно - технического назначения и товаров народного потребления по количеству и качеству, утвержденными Постановлениями Государственного арбитража при Совете Министров СССР 1965 г. и 1966 г. (П-6, П-7), Особыми условиями поставки медицинской продукции, утвержденными Постановлениями Государственного арбитража при Совете Министров СССР, Положением о поставках продукции производственно - технического назначения и Положением о поставках товаров народного потребления, а также изменениями и дополнениями к ним.

2.1.2. Все счета (платежные требования) <*> поставщиков на поступающие товары направляются в бухгалтерию склада, где они вместе со счетами, оплаченными платежными поручениями, регистрируются в ведомости регистрации счетов поставщиков по форме N 74-АП в разрезе расчетных, текущих и спецссудных счетов.

--------------------------------

<*> В дальнейшем "счета (платежные требования)" будут именоваться "счета".

При регистрации каждому счету, а также приложенной к нему квитанции, товарно - транспортной накладной присваивается единый порядковый регистрационный номер, который проставляется на всех приложенных к счету документах. При наличии на складе нескольких приемных отделов за каждым из них закрепляются определенные серии номеров. Например, приемный отдел N 1 - с N 1 по N 5000, приемный отдел N 2 - с 5001 по 10000.

Ведомость регистрации счетов поставщиков открывается ежемесячно и служит одновременно ведомостью к журналу - ордеру по разработке счетов Госбанка (текущим, расчетным, спецссудным).

Бухгалтерия на зарегистрированных счетах ставит штамп проверки счетов по форме N 97-АП. После чего документы бухгалтерией немедленно передаются в отдел снабжения, сбыта, торговый отдел <*>.

--------------------------------

<*> В дальнейшем изложении "отдел снабжения, сбыта, торговый отдел" именовать "отдел снабжения".

2.1.3. Работники отдела снабжения должны проверить соответствие счета договору поставки или разнарядке вышестоящей организации в отношении ассортимента товаров, их количества, комплектности, сроков отгрузки, тары, тарифов на доставку.

В свободной графе счета работником отдела снабжения указываются номера приемных актов, если товар получен.

В отделе снабжения на карточках или в книгах оперативного учета делаются соответствующие записи о реализации фондов и выполнении договоров поставки (наименование товара, его номенклатурный номер (код), единица измерения, оптовая и розничная цены, заявка на отчетный период, выделенное количество товара, дата и номер заключенного договора с поставщиком, состояние отгрузки, номер счета, дата отгрузки, количество отгруженного товара).

При нарушении поставщиком сроков поставки товаров с отгрузкой по окончании квартала отдел снабжения может отказаться от оплаты счета. Если товары, поступившие по истечении обусловленного договором срока, уже не нужны, отдел снабжения может засчитать поставку в счет очередного квартала, о чем следует сообщить поставщику.

Отделом снабжения передается распоряжение экспедитору на получение товара и его доставку на склад.

Перечень лиц, уполномоченных на получение и доставку груза, устанавливается приказом по складу по согласованию с начальником отдела снабжения и главным бухгалтером склада.

При проверке в счетах работником, ответственным за цены, проставляются код (номенклатурный номер) товара, номера прейскурантов цен и порядковые номера (позиции) по прейскуранту, а в случае отсутствия последнего - номер страницы прейскуранта.

При проверке цен проверяется: соответствие оптовых и розничных цен в счете, правильность применения скидок на товары, цен на тару, включена ли поставщиком в счет стоимость тары, которая должна входить в прейскурантную цену товара, и отдельной оплате не подлежит.

Проверенный счет скрепляется подписями проверяющих на штампе проверки счета и вместе с составленным расчетом, обосновывающим сумму отказа, передается в бухгалтерию. Бухгалтерия проверяет правильность арифметических подсчетов (таксировки и суммы счета). Затем документы передаются заведующему склада или его заместителю для подтверждения согласия на оплату (акцепта) или отказа от оплаты.

Приказом заведующего склада определяется перечень должностных лиц, которым доверяется решать вопрос об оплате счета (ими могут быть только распорядители кредитов склада).

Бухгалтерия обязана контролировать сроки оплаты счетов и представления в Госбанк заявлений об отказе от акцепта в соответствии с Инструкцией Госбанка N 2.

Отказ от оплаты счета может быть полным или частичным в течение 3 дней (при предварительном отказе - до даты оплаты, указанной на счете Госбанком, и при последующем отказе - после этой даты). Мотивы отказа изложены в "Инструкции о безналичных расчетах и кредитовании по операциям, связанным с расчетами N 2", утвержденной Госбанком СССР 31 мая 1979 года.

2.1.4. В бухгалтерии оплаченный счет (при ручной обработке) записывается в журнал - ордер по расчетам с поставщиками.

При механизированной обработке расчетов с поставщиками и учете движения товаров с помощью вычислительной техники со счета, предъявленного Госбанком, выписывается приемным отделом копия счета по форме N 75-АП, которая шифруется по специальному реестру и передается на машиносчетную станцию или вычислительный центр, где данные счета по разработанной программе проверяются на соответствие договору поставки или разнарядке вышестоящей организации. В случаях расхождения получают их распечатку, которая вместе с копиями счетов на следующий день поступает на склад для анализа.

В тех случаях, когда на складе имеется своя машиносчетная станция, вычислительный центр или опорный пункт вычислительного центра, информация о поставках может вводиться с оплаченного счета поставщика с использованием перфокарт, перфолент, магнитных лент и других носителей информации. Из введенных счетов накапливается информация по поставщикам по дебету журнала - ордера балансового счета N 60 "Расчеты с поставщиками".

2.1.5. Копии счетов, поступившие от поставщиков или с машиносчетных станций, вычислительного центра с приложенными к ним документами, передаются в приемный отдел для контроля за поступлением товаров, своевременным и правильным их оприходованием.

Счет с пометкой банка об оплате остается в бухгалтерии при выписке Госбанка.

2. Оформление движения в приемочном отделе склада

2.2.1. Оперативный контроль за поступлением и приемкой грузов осуществляется приемным отделом склада.

Приемка товаров непосредственно другими отделами склада, минуя приемный отдел, категорически запрещается.

2.2.2. Приемный отдел склада проводит свою работу в строгом соответствии с Положением о приемной комиссии аптечного склада системы аптекоуправления, утвержденным Главным аптечным управлением Министерства здравоохранения СССР.

2.2.3. На основании квитанций, накладных, извещений о прибытии грузов, получаемых от транспортных организаций, приемный отдел ведет журнал регистрации поступающих грузов по форме N 76-АП, который до выдачи его материально ответственным лицам должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен сургучной печатью, подписан заведующим и главным бухгалтером склада с указанием количества листов.

Нумерация поступающих партий груза (графа 1) ведется в нарастающем порядке с начала года.

Записи в журнал производятся после доставки груза в приемный отдел и получения транспортных документов (железнодорожной накладной, почтовой квитанции и т.д.). В графы 2, 5 - 12 переносятся соответствующие данные транспортного документа.

Номер и дата счета (по графам 3 и 4) записываются со счета, передаваемого в приемный отдел отделом снабжения.

Графы 17 - 19 заполняются после приемки товаров по количеству и качеству и передачи их в соответствующие отделы. Эта передача должна производиться, как правило, в день оприходования. В случае расхождения в графе 17 указываются обе даты (оприходования и передачи) дробью.

Заполнение графы 19 "Номер приемного акта (накладной)" является подтверждением факта оприходования товара. По товарам, которые по каким-либо причинам к концу месяца окажутся неоприходованными, по состоянию на 1 число составляется акт проверки неоприходованных товаров по форме N 77-АП.

Графы 20 - 22 заполняются при передаче приходных документов в бухгалтерию. Номера реестров по приходу указываются нарастающими номерами с начала года. Поэтому журнал регистрации поступающих грузов является одновременно журналом регистрации реестров по приходу товаров.

Работник бухгалтерии при получении приходных документов проверяет наличие приемных актов, включенных в реестр, соответствие номеров приемных актов и реестров и расписывается в получении документов, проставляет в графе 20 дату приема документов. В графе 23 "Примечание" указываются сведения о наличии недостач, расхождений в оценке качества или иных особенностей поступивших партий товаров.

2.2.4. Перевозка и получение грузов от органов транспорта регулируется уставами железных дорог СССР, автомобильного и внутреннего водного транспорта СССР, органами связи и соответствующими правилами.

2.2.5. Для получения товаров на станции железной дороги, пристани, в аэропорту, на складе поставщика бухгалтерия выдает работнику (экспедитору) склада доверенность по форме М-2 или М-2а, которая регистрируется в журнале учета выданных доверенностей по типовой форме М-2б. Выдача доверенностей должна производиться в порядке, установленном инструкцией Министерства финансов СССР.

Вместо оформления разовых доверенностей органам транспорта может представляться один раз в квартал или в год список лиц, которым доверяется получать товары с образцами их подписей. При увольнении экспедиторов склада доверенность аннулируется.

2.2.6. При приемке грузов от транспортной организации экспедитор должен, в частности, проверить соответствие количества фактически полученных мест и маркировки количеству грузовых мест и маркировке, указанным в транспортных документах; наличие на транспортных средствах (вагоне, контейнере, цистерне, автофургоне и т.п.) пломб отправителя, исправность и наличие оттиска на них, состояние вагона, контейнера или иных транспортных средств, наличие защитной маркировки груза, а также исправность тары и упаковки.

В тех случаях, когда при приемке грузов будут обнаружены повреждения вагонов (контейнеров), отсутствие на них пломб, повреждение тары, а также другие признаки, вызывающие сомнения в сохранности груза, экспедитор обязан потребовать проверку целостности груза в соответствии с документами, то есть произвести внутритарную приемку груза.

В случае несоответствия между наименованием, массой или количеством мест груза в натуре данным, указанным в сопроводительном документе, а также при повреждении или порче груза, обнаружении груза без документов и т.д. экспедитор (материально ответственное лицо) обязан потребовать составления железной дорогой или другой транспортной организацией коммерческого акта (типовой акт о несохранной перевозке) и получить экземпляр этого акта. Без составления коммерческого акта принимать груз с нарушенной упаковкой, неисправностью пломб и наличием других признаков повреждения категорически запрещается.

Если груз на станцию назначения не прибыл к установленному сроку, экспедитор (материально ответственное лицо) предъявляет транспортной организации копию транспортной накладной для подтверждения факта неприбытия груза. После чего копия транспортной накладной возвращается в отдел снабжения для розыска груза.

2.2.7. Розыск груза и предъявление претензий к предприятиям и организациям производится отделом снабжения и юристом в установленном законом порядке.

2.2.8. Доставленные поставщиком, транспортной организацией на склад грузы принимаются материально ответственными лицами приемного отдела под расписку с указанием полученного количества мест и номера приемного акта на копии счета, транспортном документе, квитанции и других документах, которые подкладываются к приемному акту.

В тех случаях, если копии почтовых счетов поступили в приемный отдел после передачи приемных актов в бухгалтерию, то на них проставляются номера приемных актов, по которым оприходован товар, и вместе с приложенными к ним документами передаются в бухгалтерию, где они сверяются с данными приемного акта и подкладываются к нему.

Экспедитор отчитывается перед бухгалтерией за полученную доверенность сдачей счетов, отгрузочных и других документов с распиской материально ответственных лиц о принятии груза по количеству мест с указанием номера приемного акта.

2.2.9. Распаковка и приемка товаров на складе производится приемной комиссией в приемном отделе.

2.2.10. Приемная комиссия создается приказом заведующего складом. В состав приемной комиссии входят: председатель - заведующий приемным отделом или его заместитель и члены комиссии - материально ответственные лица отделов хранения, представители от общественности склада, незаинтересованной организации, бюро товарных экспертиз, представителей горторготдела и др.

Приемная комиссия должна состоять не менее чем из трех человек.

Представитель от общественности склада утверждается местным комитетом сроком не более чем на один месяц и включается в состав комиссии при отсутствии представителей других организаций.

2.2.11. Приемная комиссия при приемке товаров должна строго руководствоваться основными условиями поставки, дополнениями и изменениями к ним, а также другими руководящими указаниями, упомянутыми в п. 2.1.1, и распоряжениями вышестоящих организаций.

Импортный товар по количеству принимается с участием эксперта бюро товарных экспертиз Всесоюзной торгово - промышленной палаты СССР. Приемка импортных товаров осуществляется в соответствии с "Инструкцией о сроках и порядке составления рекламационных актов на импортные товары и направления всех актов внешнеторговым объединениям", утвержденной Министерством внешней торговли СССР 26 июня 1972 года по согласованию с Государственным арбитражем СССР и Госснабом СССР.

Порядок проверки качества импортных лекарственных средств осуществляется в соответствии с "Инструкцией о порядке проверки качества лекарственных средств, закупаемых по импорту", утвержденной Министерством здравоохранения СССР 7 августа 1975 года.

Порядок проверки качества лекарственных средств, поступивших на склады аптечных управлений от промышленных предприятий, определен Приказом Министерства здравоохранения СССР от 16 апреля 1974 г. N 340.

2.2.12. Приемка и оприходование товаров, поступивших на склад, оформляется путем составления приемного акта: при ручной обработке - по форме N 78-АП и при механизированной - по форме N 78-АП (мех.). Когда фактическое наличие и качество товаров полностью соответствуют сопроводительным документам поставщика при ручной обработке движения товаров, может составляться приемный акт по форме N 78-АП (мех.).

Приемные акты составляются в 4 экземплярах. При ручной обработке учета движения товаров первый и второй экземпляры акта остаются в приемном отделе, третий - передается в отдел хранения склада (одновременно с передачей товара), четвертый - в отдел снабжения для контроля за поступлением товаров. При механизированном учете движения товаров первый экземпляр приемного акта остается в приемном отделе, второй - передается на машиносчетную станцию или вычислительный центр, третий - в отдел хранения склада (одновременно с передачей товара), четвертый - в отдел снабжения (для контроля за поступлением товаров (грузов).

Ядовитые и наркотические лекарственные средства и спирты передаются сразу в отделы хранения до приемки товара приемной комиссией под расписку материально ответственных лиц отделов хранения. По ним составляются отдельные приемные акты.

В приемном отделе из товаров, подлежащих лабораторному анализу, приемная комиссия отбирает пробы, передает их на проверку в лабораторию, учреждения экспертизы и следит за получением заключений.

Сдача товара приемной комиссией производится после получения лабораторных анализов и заключения экспертизы.

В приемном акте по форме N 78-АП в графе "Количество поступившее" показывается количество фактического товара, которое принято материально ответственными лицами отдела хранения склада, за минусом недостач, боя, брака и товара, сданного на анализ по акту отбора проб. При механизации учета движения товаров сданные медикаменты на анализ при поступлении включаются в графу "Количество поступившее" и списываются по отделу хранения склада по накладной по форме N 85-АП, а на недостачи, порчу, бой поступивших товаров составляется акт на списание медтоваров при поступлении по форме N 79-АП (мех.).

При предъявлении претензии поставщику (экспедитору) как по отечественным, так и по импортным поставкам составляется дополнительно акт по форме N 2-АП, который совместно с претензионным письмом направляется грузоотправителю (поставщику) или предъявляется экспедитору.

При наличии недостач, боя поступивших товаров сверх установленных норм, а также их порчи на сумму не более 3 рублей (по отечественным поставкам) и не более 10 рублей (по импортным поставкам или вине железной дороги <*>) такие расходы списываются на издержки обращения как недостачи товарно - материальных ценностей сверх норм убыли и потери от порчи товаров, принятые за счет склада.

--------------------------------

<*> Общие условия поставки СЭВ 1968 года (§ 106 п. 1) и Устав железных дорог (ст. 177).

До передачи в бухгалтерию акты на поступившие товары по формам N 78-АП, 78-АП (мех.), 79-АП (мех.) и 2-АП совместно с претензионным письмом грузоотправителю (поставщику) передаются руководству склада для их утверждения и принятия решения не позднее чем на следующий день после составления акта.

По отечественным товарам в упаковке поставщика претензионное письмо и акт по форме N 2-АП составляются и направляются в течение 3 дней со дня поступления товара, а по импортным товарам за упаковкой инофирмы - в течение 7 дней.

Оформление претензий и контроль за их движением на складе возлагается на юридическую службу (юриста).

Приемный отдел обязан обеспечить сохранность товаров и обособленное хранение товаров, по которым предъявляются претензии поставщикам.

2.2.13. Приемные акты на оприходование товаров должны, как правило, составляться в день поступления товаров, но не позднее следующего дня за поступлением.

Все реквизиты приемного акта должны быть заполнены четко и разборчиво. В тех случаях, когда поступивший товар по одному счету должны принять материально ответственные лица разных отделов хранения, приемные акты выписываются по каждому отделу.

2.2.14. На основании экземпляров приемных актов, оставшихся в приемном отделе, ежедневно составляются реестры приходных документов по каждому отделу хранения, которые являются одновременно и отчетом приемного отдела по поступлению товаров. В графе реестра "Регистрационный номер" указывают номер, под которым данная партия товаров зарегистрирована в журнале регистрации поступающих грузов.

Реестр составляется в 3 экземплярах, из которых первый экземпляр передается в бухгалтерию вместе с приложенными к нему приемными актами, счетами поставщиков и другими документами, относящимися к данной партии товаров, принятых за отчетный день, с распиской материально ответственных лиц отделов хранения. Второй экземпляр реестра с распиской бухгалтера о приеме реестра и принятии документов передается в отдел хранения товара, третий - остается в приемном отделе.

2.2.15. В конце каждого месяца по журналу регистрации поступающих грузов производится проверка оприходования поступивших грузов, товаров.

Если окажется, что имеются неоприходованные по уважительным причинам грузы, то комиссия с участием бухгалтера склада должна произвести проверку соответствия фактического наличия в натуре неоприходованных грузов в приемном отделе склада с данными журнала регистрации поступающих грузов и оформить эту проверку актом по форме N 77-АП.

В разделе "А" акта записываются грузы, на оплату которых поступили счета поставщиков. Здесь по каждой партии товаров в отдельности указываются регистрационные номера по журналу регистрации поступающих грузов и по ведомости регистрации счетов поставщиков. Сумма проставляется по оптовым ценам с добавлением стоимости тары, а также транспортных расходов и расценок, включенных в счет поставщика.

В разделе "Б" акта показываются неоприходованные грузы, по которым счета от поставщиков не поступили.

Проверке подлежат все партии товаров, по которым по графе 13 журнала регистрации поступающих грузов указана дата, относящаяся к отчетному месяцу, а в графах 17 и 19 нет отметки об оприходовании.

Акт составляется в двух экземплярах: первый передается в бухгалтерию, а второй остается в приемном отделе. В бухгалтерии акты хранятся в отдельной папке как инвентаризационные документы. Эти акты периодически, не реже одного раза в месяц, должны проверяться. По соответствующим строкам в графе "Примечание" следует делать отметку об оприходовании товаров со ссылкой на номер и дату приемного акта.

2.2.16. Заведующий приемным отделом (председатель приемной комиссии), его заместители или бригада несут материальную ответственность за сохранность полученных товарно - материальных ценностей до передачи их в отделы склада.

Товары, находящиеся в процессе технического осмотра или лабораторной проверки, хранятся в приемном отделе обособленно и до выяснения результатов приемки не могут расходоваться.

2.2.17. В приемном отделе склада документы должны храниться в следующем порядке:

папка 1 - счета поставщиков вместе с их копиями на товары, которые находятся в пути;

папка 2 - счета вместе с их копиями, приемными актами к ним, актами на списание от поставщиков, от которых товар поступил частично;

папка 3 - счета вместе с их копиями, приемными актами и актами на списание к ним по поставщикам, от которых товар в этом месяце поступил полностью;

папка 4 - приемные акты и акты на списание по поставщикам, от которых товар поступил, а счета не поступили. Приемные акты и акты на списание ожидают поступления счетов;

папка 5 - приемные акты и акты на списание по поставщикам, от которых товар поступил, а счет не поступит. Таким поставщикам деньги за поступивший товар перечисляются платежными поручениями.