
- •Содержание
- •Перечень учебно – производственных работ
- •Общая характеристика предприятия.
- •История создания организации
- •1.2. Основные направления деятельности предприятия.
- •1.3. Виды выпускаемой продукции (работ, услуг).
- •2.Основы организации делопроизводства
- •Взаимоотношения службы доу с другими структурными подразделениями
- •Организационно- технические средства в работе секретаря. В работе секретаря необходимые следующие технические средства:
- •Копировальный аппарат.
- •Факсимильный аппарат.
- •Сканер и копир.
- •Принцип действия
- •Принтер.
- •Средства хранения и обработки документов.
- •Организация документооборота.
- •Оформление распорядительных документов.
- •Оформление актов.
- •Оформление служебных писем.
- •Оформление докладных и объяснительных записок.
- •Оформление внешних и внутренних справок.
- •Номенклатура дел.
- •Система хранения документов в организации. Подготовка дел на архивное хранение.
- •Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.
- •Подготовка дел к архивному хранению
- •Работа с кадровыми документами.
- •. Оформление приказов о приеме , об увольнении работника.
- •Оформление командировок. Приказ о направлении в командировку.
- •Работа с графиком отпусков. Оформление приказа о предоставлении отпуска работнику.
- •Оформление трудовых книжек. Оформление Карточки формы т2.
- •Оформление трудовых книжек.
- •Оформление карточки формы т2.
- •Организация приема посетителей в организации.
- •8. Вывод выполненной работы за период прохождения производственной практики.
- •Приложения.
Работа с кадровыми документами.
На секретаря часто возлагается ведение кадровой документации. К сожалению, из-за некомпетентности секретари иногда не придают должного значения этому участку работы. Вместе с тем именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы.
В задачи секретаря не входит подбор кадров, проверка степени профессионализма поступающего на работу. Это делает руководство или специально выделенные сотрудники. Но оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок, если нет специального работника по кадрам, выполняет секретарь (секретарь-референт).
Для правильного ведения кадровой документации секретарю необходимо, помимо нормативно-методических документов по делопроизводству, иметь:
• Комментарий к Кодексу законов о труде РФ (с изменениями и дополнениями);
• Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.
Прием на работу в фирму обычно сопровождается созданием следующих документов: заявления; анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу; личной карточки (форма Т-2).
Заявление чаще всего пишется от руки.
Одновременно с заявлением поступающий предъявляет паспорт как документ, удостоверяющий личность гражданина, военный билет (для военнообязанных) и представляет трудовую книжку (если лицо поступает на работу впервые-справку о последнем занятии). Трудовая книжка представляется как основной документ, характеризующий трудовую деятельность поступающего на работу. Лица в возрасте от 14 до 16 лет обязаны при поступлении на работу предъявить свидетельство о рождении.
При приеме на работу, требующую специальных знаний, поступающий предъявляет диплом или иные документы о полученном образовании или профессиональной подготовке.
Учет кадров – одна из основных функций, выполняемых службой кадров. В различные периоды существования российского государства для реализации этой функции составлялись различные по составу, названиям, форме и содержанию кадровые документы. В настоящее время примерный комплекс кадровых документов, оформляющих учет кадров, условно можно разделить на две группы.
В первую группу входят документы, непосредственно предназначенные для учета кадров:
личная карточка Т-2
карточка Т-4
личный листок (анкета) по учету кадров и дополнение к нему
журнал принимаемых и увольняемых работников и др.
Во вторую группу включены документы, участвующие в процессе учета кадров, но для которых эта функция не является основной:
приказы;
заявления;
штатное расписание;
структура и штатная численность;
трудовые договоры (контракты) и др.
Обе эти группы документов составляются в службе кадров организации, состав их может меняться в зависимости от многих объективных и субъективных факторов.
Какие существуют требования по ведению и хранению личных дел?
Вопрос этот многогранный и сложный, не на все аспекты его можно ответить однозначно. Каждый из документов официального и личного происхождения, составленный на одного работника, можно хранить в делопроизводстве обособленно от других документов на это лицо или объединить в личное дело.
Личные дела работников – это не отдельные документы, а совокупность документов.
Цель формирования личных дел – сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном месте.
При переводе на другую работу личное дело, как правило, не передается, за исключением учреждений одной системы. Такое положение приводит к тому, что вместо формирования одного личного дела на служащего и передачи (пересылки) его на новое место работы каждый раз на этого служащего заводится новое личное дело.
Личные дела в отличие от дел с другими разновидностями документов ведутся не по годам, а в течение всего времени работы лица в организации и в номенклатуру дел .
На обложке личного дела сверху вниз располагаются следующие реквизиты:
наименование организации (подведомственность не указывается);
№ личного дела;
фамилия, имя, отчество (полностью в именительном падеже);
дата начала личного дела (день поступления);
дата окончания личного дела (день увольнения);
количество листов (указывается из листа-заверителя дела);
срок хранения.
Личные дела хранятся в службе кадров отдельно от других дел, ответственность за их хранение возлагается на руководителя службы кадров.