1.4.Секрети успіху
Хто моніторить? Хто управляє?
Системи управління й моніторингу можуть із рівним успіхом обслуговуватися як усередині компанії, так і бути віддані на аутсорсинг. Все залежить від вибору керівництва й рівня формалізації процесів управління й моніторингу ІТ- інфраструктури. При цьому учасники ринку й провідні експерти кажуть про те, що кількість компаній, що віддають на аутсорсинг свої системи управління й моніторингу разом із самою ІТ- інфраструктурою, постійно зростає.
Ціна питання
Як правило, вартість СУМ складає від 10 до 30% вартості всієї ІТ-інфраструктури, включаючи програмне забезпечення й обладнання. При цьому більшу частину від цієї вартості складають роботи із впровадження.
Втім, точно така ж картина спостерігається при впровадженні будь-якої АСУ. Крім того, великих часових і, відповідно, фінансових витрат вимагає адаптація системи. На думку фахівців компанії КРОК, вартість робіт становить від 20% до 50% вартості самої системи управління й моніторингу.
Слід зазначити, що СУМ випускаються як у вигляді коробкових продуктів, так і у вигляді систем, що вимагають серйозної доробки. Вартість залежить і від того, які продукти яких вендорів вибираються. Скажемо, впровадження деяких модулів може бути здійснене протягом тижня, і в такому випадку вартість робіт складе не більше 5%. Впровадження інших модулів може займати набагато більш тривалий час.
Варто пам'ятати, що вибір продуктів і виробників системи управління й моніторингу не залежить від обладнання, на якому працює сама контрольована автоматизована система. Практично всі виробники створюють адаптовані продукти.
Точно так само впровадженням СУМ може займатися як компанія, що здійснює впровадження власне автоматизованої системи, так і інша фірма. Все залежить від бажання замовника й від того, наскільки він задоволений попередньою спільною роботою з компанією-інтегратором. Сьогодні будь-яка автоматизована система супроводжується повним комплектом технічної документації. За словами фахівців КРОК, досить рідкі випадки, коли експертам доводиться довго розбиратися в тому, як улаштована контрольована інформаційна система, хоча пару років тому це було звичайною справою.
Першочергово
При впровадженні системи управління й моніторингу першочерговою задачею є формалізація внутрішніх процедур, інвентаризація обладнання. Із цією задачею допоможе впоратися в тому числі й системний інтегратор. Тільки після її розв'язання має сенс замислюватися про дорогі інструменти управління й моніторингу. Інакше з'являється досить висока ймовірність невдалого впровадження.
У цифровому світі управління й використання інформації, інформаційних систем і комунікацій мають вирішальне значення для успіху організації. Причини:
зростаюча залежність від інформації, а також систем і комунікацій, які її надають;
масштаб і вартість теперішніх і майбутніх інвестицій в інформацію;
потенціал технологій, які радикально перетворюють організації й практику бізнесу, створюючи нові можливості й знижуючи витрати.
Багато компаній визнають наявність потенційних вигід від використання технологій. З іншого боку, такі вигоди супроводжуються певним ризиком. Щоб досягти успіху, треба знати й контролювати ризики, пов'язані із впровадженням нових технологій. Отже, щоб забезпечити ефективні управління й адекватний контроль, необхідно усвідомлювати собі вигоди, ризики й обмеження ІТ.
Треба визначити ключові питання, пов'язані з управлінням інформацією й комунікаціями, керуванню моніторингом ІТ. Розкриваючи суть і значення моніторингу, його роль у керуванні ІТ, можна засвоїти його основні принципи й загальні вимоги до нього.
Керівникам різних рангів (бухгалтерам, фінансовим контролерам, аудиторам або бізнес-менеджерам) нерідко доручають управляти процесом моніторингу ІТ, приймати в ньому участь, оцінювати його або коментувати. Вони можуть упоратися із цим, тільки якщо добре знають принципи й практику управління моніторингом.
Інформація, а також системи й комунікації, які неї надають, воістину пронизує всі рівні сучасних організацій. Керівництво зобов'язане забезпечити контроль за використаннями інформації й ІТ. Моніторинг принципово важливий для управління ІТ. Він допомагає забезпечувати контроль за тим, щоб ухвалені рішення виконувалися, і виконувалися відповідно до вказівок і правилами, затвердженими радою директорів. Моніторинг дозволяє гарантувати, що ті, кому делеговане працювати з ІТ, роблять правильно правильні речі, а якщо немає відповідають за помилки.
Відповідальний за управління ІТ повинен поставити вимірні цілі, доручити їхнє досягнення виконавцям, а потім регулярно стежити за ходом робіт. Якщо показники відхиляються від запланованих, керівництво зобов'язане вжити коригувальних заходів, дати додаткові вказівки або, можливо, переглянути первісні цілі.
Моніторинг ІТ реалізується через визначення важливих робочих показників, систематичну й своєчасну звітність, оперативну корекцію виявлених відхилень. Він особливо важливий через складність ІТ-процесів і наявності пов'язаних з ними ризиків. Його ціль гарантувати інформаційне забезпечення, що допомагають організації досягти цілей, і виконання робочих завдань ІТ.
Об'єкти моніторингу:
як операційні процеси, системи ризику й контролю ІТ підтримують підприємство;
чи сприяє ІТ реалізації стратегії, стандартів і політики підприємства;
як ІТ удосконалює бізнес, вносячись зміни в технології, процеси й організаційну структуру;
як ІТ сприяє зростанню підприємства, забезпечуючи знання про процеси й можливості служб.
Процеси моніторингу ІТ залежать від потреб й умов конкретної організації, але володіють сімома загальними ознаками:
Всесторонність. Моніторинг повинен бути всебічним, ґрунтуватися на простих і зведених вимірах, фокусуючись на виключеннях;
Відповідність. Моніторинг повинен відповідати місії, баченню, цілям і стратегії підприємства;
Прийнятність. Ефективний метод моніторингу повинен бути прийнятний для його об'єктів. Необхідно поважати їх особистий простір і не вторгатися в повсякденні обов'язки;
Своєчасність. Дані моніторингу повинні бути доступні, дозволяючи виявляти відхилення, про які треба негайно повідомити для прийняття вірних й оперативних рішень;
Доказовість. Інформація, отримана в ході моніторингу, повинна піддаватися перевірці іншими коштами, тобто бути точної й, по можливості, заснованої на фактах;
Динамічність. Будь-яка форма моніторингу повинна допускати оперативні коригувальні міри;
Гнучкість/адаптованість. Система моніторингу повинна легко адаптуватися, забезпечуючи точну, значиму й своєчасну інформацію в обставинах, що змінюються.
Існує багато засобів моніторингу ІТ. Реалізуючи функцію управління, керівники найбільш ефективно використають сім основних:
світлофорні (traffic light) звіти про проекти й стратегічні ініціативи;
управління за допомогою системи збалансованих показників (і панелей);
еталонне тестування ризику й контролю при прийнятті рішень по інвестиціях в ІТ;
активний моніторинг інфраструктури ІТ;
мозковий штурм із питань управління ризиком і раціоналізації;
внутрішній і зовнішній аудит;
ознайомлення керівництва зі звітами відповідальних працівників.
Особливості моніторингу ІТ залежать від ситуації в конкретній компанії, але структура процесу й основні заходи для всіх стандартні й передбачають шість фаз:
Фаза I орієнтація. Необхідна, щоб визначити обсяг моніторингу, що відповідає методологію й прийоми. На цьому етапі мобілізуються ресурси, потрібні для процесу.
Фаза II визначення критеріїв. Як правило, припускає планування/розробку кожного виду ІТ і бізнес-процесів. Визначаються цілі й робочі показники для моніторингу.
Фаза III поточний моніторинг. Безперервне спостереження за функціонуванням ІТ і процесами контролю. Визначаються й відслідковуються виняткові події. Робочі показники затверджуються, погоджуються зі стратегією й регулярно переглядаються.
Фаза IV періодичний і вибірковий моніторинг. Забезпечує належну реалізацію поточного моніторингу й інших контрольних функцій. Дозволяє періодично аналізувати ризики й можливості, пов'язані з ІТ. Полегшує прийняття важливих рішень у сферах ІТ. Містить у собі: процедури внутрішнього аудита, зовнішні перевірки, самооцінку й мозковий штурм.
Фаза V наступні дії. Коригувальні заходи щодо переорієнтації процесів ІТ для узгодження із цілями, стратегією й політикою підприємства. Мінімізація несприятливих ефектів, уточнення завдань й одиниць виміру. Внесення змін у стратегію, політику й стандарти. Ініціювання переоцінки.
Фаза VI звітність. Звіти керівників на всіх фазах моніторингу підтримують ефективне управління ІТ й є істотним елементом поворотних/повторюваних циклів контролю.
Моніторинг потрібний при будь-якому використанні ІТ: від планування й організації, придбання й впровадження до реалізації й підтримки. Без нього неможливо ефективно управляти ІТ.
До моніторингу ІТ залучаються всі, хто має конкретне завдання й/або відповідає за мети й процеси ІТ. Ефективний моніторинг охоплює всю компанію, у міру того як інформацію збирають, поєднують і доводять до різних рівнів управління.
Керівники компаній споважніли ставитися до оцінки ІТ. Краща ілюстрація цього система збалансованих показників (balanced scorecard), що перетворює стратегію в дії по досягненню цілей, використовуючи виміру, що виходять за рамки звичайного обліку.
Збалансовані показники підсилюють традиційні фінансові функції, додаючи до них вимір відносин і нематеріальних активів, необхідних для конкурентної боротьби в століття інформації (орієнтація на клієнта, ефективність процесів, здатність навчатися й рости).
ІТ важливі для роботи компанії й вимагають власної системи оцінок. Визначення ясних цілей і показників, що точно відображають вплив ІТ на бізнес, проблема, яку можна вирішити, якщо забезпечити співробітництво менеджерів всіх рівнів на підприємстві.
На малюнку представлений приклад оцінки роботи ІТ у різних вимірах системи збалансованих ІТ-показників.
