3.4.2 Создание спецификаций импорта
Если нужно импортировать несколько текстовых файлов одинакового формата или выполнять процесс импорта регулярно, то каждый раз проходить по всем шагам описанной выше процедуры будет достаточно утомительно. Чтобы облегчить этот процесс, можно создать спецификацию импорта — специальный текстовый файл, который используется при повторном выполнении импорта.
Чтобы создать спецификацию импорта, нажмите кнопку Дополнительно (Advanced) в диалоговом окне Мастера импорта (такая кнопка появляется на каждом шаге). В появившемся диалоговом окне <имя файла> — спецификация импорта (<имя файла> Import Specification) можно изменить имена и типы полей, а также другие параметры импортируемых данных. Окно спецификации импорта для файлов с разделителями изображено на рис. 14. После того как создание спецификации импорта завершено, нажмите кнопку Сохранить как (Save As). В появившемся диалоговом окне Сохранение спецификации импорта/экспорта (Save Import/Export Specification) укажите имя спецификации и нажмите кнопку ОК.
Для того чтобы воспользоваться сохраненной спецификацией при очередном импорте данных, после запуска Мастера импорта текстовых файлов нажмите кнопку Дополнительно (Advanced), а затем в диалоговом окне Спецификация импорта (Import Specification) нажмите кнопку Спецификация (Specs), выделите нужную спецификацию и нажмите кнопку ОК.
Рисунок 14 - Диалоговое окно Спецификация импорта для текстовых файлов с разделителями полей
3.4.3 Особенности импорта текстовых файлов
Большинство текстовых процессоров позволяют сохранить данные документов слияния в текстовых файлах без форматирования, которые затем можно использовать для импорта в таблицы Access. Например, в Word 2002 нужно просто открыть документ и сохранить его как текстовый файл, выбрав команду Файл, Сохранить как (File, Save As).
При возможности выбора формата текстовых файлов, предназначенных для импорта в таблицы Access, рекомендуется использовать файлы с разделителями полей. Недостатком файлов с фиксированной шириной полей является, во-первых, большой объем, т. к. в них содержится много пробелов, а во-вторых, сложности с определением позиций начала столбцов. Если же все-таки нужно использовать файл с фиксированной шириной полей, будьте внимательны и помните, что Access анализирует только первые 20 строк текстового файла, поэтому позиции разделения полей, определяемые автоматически, могут оказаться неверными.
В качестве символов разделителей полей в текстовых файлах могут использоваться самые разнообразные символы. Access позволяет работать со стандартными символами разделителей (запятыми, пробелами и символами табуляции) или указать символ, используемый в импортируемом файле в качестве разделителя (смотри рисунок 14). Однако нестандартные разделители полей (в том числе и пробелы) на практике встречаются крайне редко.
Замечание
С помощью приложения "Блокнот" можно быстро определить тип текстового файла, который предполагается импортировать в таблицу Access. Однако приложение "Блокнот" может работать только с файлами, размер которых не превышает 60 Кбайт. Для просмотра больших текстовых файлов можно использовать редактор WordPad. Но работая с этим редактором при просмотре или редактировании текстовых файлов, нельзя применять форматирование и сохранять файлы в формате DOC, т. к. в этом случае текстовый файл нельзя будет импортировать.