18.1. Форми організації зовнішньоекономічної служби на рівні підприємства
Підприємства, що зареєстровані як юридичні особи на території України і мають постійне місцезнаходження на її території, можуть здійснювати зовнішньоекономічну діяльність як в Україні, так і за її межами.
Основи зовнішньоекономічної діяльності, види та принципи її регулювання встановлені Законом України "Про зовнішньоекономічну діяльність". Згідно з даним Законом суб'єкт підприємницької діяльності набуває статусу суб'єкта зовнішньоекономічної діяльності без офіційної державної реєстрації, якщо така діяльність передбачена його статутом.
Згідно діючого законодавства, підприємство має право самостійно визначати форми, методи і обсяги роботи на зовнішньому ринку.
Для ефективного управління зовнішньоекономічною діяльністю на рівні підприємства потрібна адекватна умовам його роботи структура управління. Організаційна структура управління зовнішньоекономічною діяльністю підприємства визначається, перш за все, тими цілями і завданнями, які вона покликана вирішувати.
Щодо організації зовнішньоекономічної діяльності на великих підприємствах, функціональні відділи і служби, можна умовно поділити на три групи.
1. Група відділів і служб, що здійснюють планування:
► планово-економічний відділ - планування зовнішньоторговельної діяльності, контроль виконання плану, аналіз господарської діяльності;
► валютно-фінансовий відділ - валютне планування, контроль за банківськими, валютними, кредитними і розрахунковими операціями, дотримання інтересів при зовнішньоторговельних угодах;
► транспортний відділ - планування і забезпечення перевезень експортних та імпортних вантажів;
► бухгалтерія - облік та звітність, розрахунки з банками, постачальниками та сторонніми організаціями, розрахунок і виплата заробітної плати, аналіз (разом з плановим відділом) результатів фінансової діяльності по підприємству і рекомендації щодо її покращання.
2. Група відділів, що займаються безпосередньо маркетингом:
► відділ кон'юнктури і цін — дослідження попиту, пропозиції, динаміки цін, структури ринків, систематизація кон'юнктурних матеріалів, координація роботи фірм зі спільними іноземними агентами, методичне керівництво і контроль правильності розрахунків і застосування цін фірмами при підготовці та укладанні угод, інша робота по дослідженню кон'юнктури ринків;
► відділ реклами і виставок - забезпечення рекламної діяльності, організація участі спеціалізованих фірм в міжнародних виставках та ярмарках;
► інженерно-технологічний відділ - вивчення діючих на світовому ринку технічних вимог до товарів, інформування про них безпосередніх виробників товарів, аналіз технічного рівня і якості продукції, її конкурентоспроможності, підготовка відповідних висновків та рекомендацій спеціалізованим фірмам з цих питань;
► відділ спільних підприємств — координація, планування і контроль діяльності спільних підприємств, створених за участю іноземного капіталу на території України, та змішаних товариств, створених за кордоном, створення нових змішаних товариств за кордоном та їх ліквідація;
► відділ технічного обслуговування і запчастин - організація гарантійного та післягарантійного технічного обслуговування експортованих підприємством товарів за кордоном, забезпечення технічних центрів і закордонних агентів підприємства необхідними запасними частинами, ремонтним обладнанням і транспортом.
3. Група відділів, що забезпечують прийняття і виконання управлінських рішень:
► відділ розвитку - удосконалення організаційної структури підприємства;
► відділ автоматизації - автоматизація розрахунків, , застосування економіко-математичних методів і ЕОМ в роботі підприємства, створення спільно з іншими відділами і фірмами баз даних і ведення їх;
162-11
► відділ кадрів - питання підбору і розміщення кадрів, ведення особових справ працівників;
► відділ закордонних відряджень - оформлення відрядженьза кордон;
► канцелярія - реєстрація і контроль організаційно-розпорядчої документації і листування;
► адміністративно-господарський відділ - забезпечення необхідними для роботи підприємства матеріалами і обладнанням, відповідальність за експлуатацію будівель, інша господарська робота;
► юридичний відділ - допомога в складанні умов контрактів і домовленостей, консультації з питань претензій і рекламацій, інших суперечок, захист інтересів підприємства в судах і арбітражах, правове забезпечення;
► протокольний відділ - виконання доручень керівництва по зустрічах, прийомах представників іноземних фірм, що прибули з ділових питань.
Створення такої розгалуженої структури, управління зовнішньоекономічної діяльності характерно для підприємств незалежно від їх організаційно-правової форми, коли їх діяльність цілком і повністю зосереджена на зовнішніх ринках. Однак кількість таких підприємств значно менша, ніж кількість підприємств, що займаються виробництвом. На промислових підприємствах, які активно беруть участь в зовнішньоекономічній діяльності, зовнішньоторговий апарат існує в основному в двох формах: як частинах внутрішньовиробничої структури у вигляді зовнішньоекономічного відділу (відділ зовнішньоекономічних зв'язків) і як відносно самостійний підрозділ у вигляді зовнішньоторговельної фірми.
Суб'єкт зовнішньоекономічної діяльності повинен бути зареєстрований в митних органах за місцем державної реєстрації.
Згідно з чинним митним законодавством декларування товарів при їх митному оформленні може здійснюватись:
► самими суб'єктами зовнішньоекономічної діяльності, які є власниками товарів;
► митними брокерами на підставі договору із суб'єктами зовнішньоекономічної діяльності - власниками товарів.
Для реєстрації суб'єкта зовнішньоекономічної діяльності потрібні:
Установчі документи:
а) рішення власника майна або уповноваженого ним органу про створення суб'єкту підприємницької діяльності. Якщо власників або уповноважених органів два і більше, то таким рішенням є установчий договір;
б) статут підприємства (якщо відповідно до законодавства його наявність необхідна для створення організаційно-правової форми суб'єкту підприємницької діяльності).
2. Свідоцтво про державну реєстрацію суб'єкта підприємницької діяльності в органах виконавчої влади за його місцезнаходженням.
3. Довідка органів статистики про занесення суб'єкта підприємницької діяльності до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій, про присвоєння коду території (код області, м. Києва, м. Севастополя або Автономної Республіки Крим - відповідно до місця державної реєстрації суб'єкта підприємницької діяльності) і коду форми власності.
Свідоцтво Державної податкової адміністрації України про реєстрацію як платника ПДВ (якщо таким є), або підписану керівником підприємства, головним бухгалтером і завірену печаткою підприємства, про те, що суб'єкт підприємницької діяльності не підлягає включенню до Реєстру платників податку на додану вартість.
4. Довідка уповноваженого банку про наявність поточного рахунку в національній та іноземній валюті.
5. Довідка, яка містить відомості про прізвище, ім'я, по батькові керівника і головного бухгалтера підприємства, номери телефонів.
6. Наказ по підприємству про призначення осіб, відповідальних за роботу з митними органами, із зазначенням їх прізвищ, імен, по батькові, паспортних даних, із зразками їх підписів і печаток, що будуть використовуватися підприємством при оформленні документів у митних органах.
Разом з оригіналами та копіями необхідних для обліку документів суб'єкти зовнішньоекономічної діяльності або митні брокери подають митним органам два примірники оригіналів "Облікової картки суб'єкта зовнішньоекономічної діяльності", яка повинна бути заповнена з використанням ПЕОМ або друкарської машинки і не містити виправлень. Картка, заповнена від руки, митними органами до обліку не приймається.
Відповідальність за достовірність інформації, зазначеної в "Обліковій картці суб'єкта зовнішньоекономічної діяльності", несе керівник
підприємства, на яке вона оформлюється. За наявність і повноту всіх відомостей, зазначених в обліковій картці, відповідає митний інспектор, який веде облік.
Якщо суб'єкт зовнішньоекономічної діяльності подав неповний комплект документів або документи, що містять недостовірну інформацію, посадова особа митного органу може відмовити йому в прийнятті на облік.
По закінченні реєстрації усі вище перелічені документи зберігаються в особовій справі суб'єкта зовнішньоекономічної діяльності.
Після перевірки усіх наданих документів і примірників "Облікової картки суб'єкта зовнішньоекономічної діяльності" інспектор вантажного відділу (поста) митниці присвоює суб'єкту зовнішньоекономічної діяльності відповідний обліковий номер. Цей номер зазначається на двох примірниках "Облікової картки суб'єкта зовнішньоекономічної діяльності".
Перший примірник облікової картки залишається у відділі митниці, а другий - видається суб'єктам зовнішньоекономічної діяльності і є свого роду свідоцтвом про прийняття на облік (акредитацію) цих суб'єктів у митних органах.
Суб'єкти зовнішньоекономічної діяльності можуть оформлювати товари в митниці не за місцем обліку. Для цього їм необхідно надати до митниці оформлення копію облікової картки суб'єкта зовнішньоекономічної діяльності, завірену митницею, в якій суб'єкт акредитований. При цьому митниця оформлення не має права вимагати від суб'єктів зовнішньоекономічної діяльності додаткових документів, що підтверджують достовірність відомостей, зазначених в обліковій картці.