1.2. Система бухгалтерського обліку

Система у філософському розумінні (грец. - зузіета - те, що складається з частин, з'єднане) - це сукупність елементів, що знаходяться у відносинах і зв'язках між собою та утворюють певну цілісність, єдність.

Система бухгалтерського обліку представляє собою модель ретроспективного відображення документально оформлених та оцінених у вартісних вимірниках фактів господарської діяльності підприємства, що ґрунтується на застосуванні єдиного взаємопов'язаного циклу рахунків, регламентованих Планом рахунків.

Системна характеристика обліку базується на таких ознаках: наявність зв'язків (в тому числі зворотних), поділ на частини, наявність структури (упорядкованих елементів), цілеспрямованість, збереження певної стійкості в заданих межах під впливом зовнішніх факторів та багатоаспектність.

Для системи бухгалтерського обліку характерна не лише наявність зв'язків і відносин між елементами, що її утворюють, але й нерозривна єдність з середовищем, у взаємозв'язку з яким вона проявляє свою цілісність.

Структура інформаційної системи обліку визначається подвійним записом на рахунках. Останні виступають як елементи системи бухгалтерського обліку. Подвійний запис, крім того, характеризує зв'язки між елементами, напрямок руху інформації між ними; Завдяки подвійному запису на рахунках інформаційна система бухгалтерського обліку набуває динамізму, здатності відображати не тільки кількісну і якісну характеристику економічної інформації, але й рух її потоків.

Елементи бухгалтерського обліку змінюються з часом і зв'язки між ними не залишаються постійними, тому система обліку відноситься до динамічних систем. Як і всі складні динамічні системи, система бухгалтерського обліку характеризується великою кількістю різних показників, що відображають стан окремих її елементів, входів та виходів і вимірюються кількісно у вигляді конкретних чисел. Такими є, наприклад, дані про постачання, виробництво і продаж, використання ресурсів, стан розрахунків з постачальниками, покупцями, бюджетом, фінансовий результат тощо. На практиці кількість показників обмежується потребами вихідної інформації, необхідної для управління та користувачів.

Система бухгалтерського обліку є підсистемою більш складного утворення - системи управління. Так як бухгалтерський облік - це інформаційне та документальне системне утворення і основним завданням бухгалтерського обліку є збирання, обробка, надання інформації, та її документальне оформлення.

Бухгалтерський облік може розглядатись як елемент системи більш високого порядку — господарської інформаційної системи, яка генерує та інтерпретує всю базу інформаційного потоку, надану різними системами, для ефективного управління.

Облік як система має свої вхідні і вихідні потоки (див. рис. 1.4).

Факти господарської діяльності відстежуються шляхом їх фіксації в первинних документах, що відображають ці факти (господарські операції), а документи використовуються для оцінки економічних та юридичних наслідків діяльності підприємства в результаті групування господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку. Останні групуються в Плані рахунків бухгалтерського обліку. Факти господарської діяльності в системі бухгалтерського обліку відображаються за єдиною моделлю. Моделлю кругообігу господарських засобів, їх джерел, виробничого процесу і результатів діяльності в системі обліку виступає План рахунків.

Історично склалися два способи реєстрації фактів обліку — простий і подвійний, структура яких відрізняється способом відображення фактів господарської діяльності на рахунках бухгалтерського обліку - техніки простого та подвійного запису.

Рис. 1.4. Система бухгалтерського обліку в загальній інформаційній системі

Простий спосіб реєстрації фактів в бухгалтерському обліку полягає в тому, що господарські операції на підставі документів відображаються в облікових регістрах без кореспонденції рахунків. Це створює складнощі при перевірці правильності облікових записів.

В основі даного способу лежить принцип відображення на рахунках надходження і вибуття грошових коштів і товарно-матеріальних цінностей. Тому операції з оприбуткування або витрачання записів, записуються простим записом, тобто лише по одному рахунку без одночасного запису на іншому.

Подвійний спосіб реєстрації фактів в бухгалтерському обліку ґрунтується на подвійному записі, є більш досконалим порівняно з простою системою обліку і забезпечує правильне відображення предмету бухгалтерського обліку. При цьому реєструються не лише кількісні зміни, які відбуваються в різних частинах майна, але й ті, що впливають на розмір вимог щодо цього майна з боку осіб, яким воно належить (власника або кредиторів).

Подвійний спосіб є найбільш досконалим, оскільки він може бути пристосований до потреб будь-якого підприємства, а також відображає не лише зміни майна та боргів, як простий, а й зміни у величині капіталу.

Бухгалтерський облік є великою системою, яку не можна в повному обсязі досліджувати з позиції одного спостерігача в часі та просторі.

Система обліку виступає забезпечуючою ланкою, а тому основним завданням є упорядкування вхідної і вихідної інформації у відповідності до потреб управління та зовнішніх користувачів. При цьому внутрішня структура системи бухгалтерського обліку змінюється в напрямку своєчасного забезпечення і отримання в повному обсязі вихідної інформації для управління та вивчення різного роду користувачами. Чим різноманітніша така інформація, тим більше рівнів управління та користувачів вона забезпечує і тим складнішою є внутрішня структура системи обліку.