5. Документация, требования, предъявляемые к заполнению документов, их классификация, документооборот.

По назначению документы делятся на оправдательные и бух. оформления.

К оправдательным (распорядительно – исполнительным) относятся документы удостоверяющие факт выполнения хоз.операции. К ни относятся: приходные ордера (факт поступления материалов на склад), требование (отпуск материалов в производство).

Документами бух. оформления называются документы составляемые работниками бухгалтерии на основании оправдательных документов.

Схема классификации бух. документов:

1. По назначению: распорядительные, оправдательные, документы бух. оформления, комбинированные;

2. по способу составления: накопительные, группировочные;

3. по объему содержания: первичные, сводные;

4. по способу охвата операций: разовые, накопительные;

5. по месту составления: внутренние, внешние.

Реквизиты документов – сведения содержащиеся в документе и обеспечивающие ему правильное отражение операции и юридическую доказательную силу.

Существует ряд обязательных реквизитов, из них вытекает общее правило составление документов. Для правильного составления документа необходимо:

1. заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами, химическим карандашом, пастой, на пишущей машинке, на компьютере.

2. строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа.

3. точно и ясно излагать содержание документа.

4. четко и разборчиво писать текст и цифры.

5. незаполненные пробелы в балансе документа прочеркивать.

6. сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью.

7. снабжать документ необходимыми разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшегося.

Документооборот – это процесс движения документов от их подготовки до сдачи в архив.

Для своевременного составления отчетности на предприятии составляется график документооборота. Первичные документы должны быть оформлены соответствующим образом, исправления, помарки, подчистки в денежных документах не допускаются. Если бухгалтер получил документы для исполнения, при этом действие которое нужно совершить противоречит законодательству, то бухгалтер в письменном виде должен уведомить об этом руководителя. Если руководитель в письменном виде дает указания главному бухгалтеру исполнить данную хоз.операцию, главбух должен выполнить распоряжение, но ответственность в данном случае ложится на руководителя. Срок хранения первичных документов определяется правилами организации архивного дела, но не менее 5 лет.

6. Учетные регистры, их назначение, классификация, выявление и исправление ошибок в счетных записях.

Под учетными регистрами следует понимать разграфленные специальным образом листы бумаги, в которых производятся учетные текущие записи.

Учетные регистры различают по характеру бухгалтерских записей, объему информации, внешнему виду и способу записи.

По характеру бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологических регистрах бухгалтерские записи ведутся последовательно в порядке чередования дат в отчетном периоде (например, накопительные ведомости учета отгрузки продукции покупателям, поступления денежных средств в кассу).

В систематических регистрах оформляется группировка хозяйственных фактов по однородному содержанию в соответствии с определенными признаками. Записи составляются на бухгалтерских счетах синтетического и аналитического учета. Примерами такого регистра может служить ведомость учета затрат по производственным подразделениям и предприятию в целом.

Комбинированная запись объединяет в одном учетном регистре систематическую и хронологическую запись (журнал-ордер №1,2; ведомость №16).

По объему содержания учетные регистры делятся на регистры синтетического и аналитического БУ и комплексные.

В синтетических регистрах учета ведется общими итоговыми суммами на основании заранее сгруппированной учетной информации в стоимостных измерителях с указанием корреспондирующих счетов без пояснительного текста. Примером могут быть журналы-ордера.

В аналитических регистрах записи выполняются подробно с пояснениями по каждому документу в отдельности или по группам однородных документов. Например, аналитический учет материально-производственных запасов записи ведется в количественных и стоимостных измерителях (ведомость учета движения материалов).

По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, ведомости, машинограммы и карточки.

Книги ведут для учета движения и остатков денежных средств в кассе, покупок, продаж, обобщения учетной информации в Главной книге. В некоторых книгах все листы нумеруются, прошиваются, о чем учиняется надпись, скрепляемая печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. Примерами таких книг являются кассовая книга и книга учета ценных бумаг.

Ведомости представляют собой отдельные листы или листы, скрепленные между собой. Итоговые данные из ведомостей, как правило, переносятся в журналы-ордера. Использование ведомостей обеспечивает разделение учетной работы, так как их ведение можно распределить между счетными работниками, что способствует ускорению учетного процесса за счет рационального распределения счетной работы.

Машинограммы получают при распечатке информации с компьютера и других ЭВМ. Информация может быть сгруппирована как в разрезе аналитических счетов, так и в целом по синтетическим счетам.

Карточки применяются для аналитического учета, группируются по определенным признакам и ведутся в пределах каждого синтетического счета и регистрируются в специальных реестрах. В отличие от ведомостей карточки, как правило, применяются на ограниченных участках работы. Они используются для аналитического учета товарно-материальных ценностей, основных средств.

Способы проверки бухгалтерских записей в учетных регистрах.

В практике бухгалтерского учета применяется несколько способов счетной проверки итогов, учтенных на бухгалтерских счетах. Контроль основан на системе взаимной увязки цифровых данных учетных регистров. Так регистр построен по шахматному принципу, то общий итог по вертикали должен совпадать с итоговой суммой по горизонтали.

Для счетной проверки соответствия записей необходимо подсчитать итоговые суммы, учтенные в том или ином учетном регистре, затем сопоставить их с общей суммой, исчисленной по первичным документам и тем самым убедится в равенстве контрольных итогов или выявить допущенные ошибки.

Другой способ контроля заключается в сверке равенства итоговых сумм в одних бухгалтерских регистрах с аналогичными суммами в других. Дело в том, что некоторые хозяйственные факты учитываются в учетных регистрах дважды, так как один и тот же хозяйственный факт может проходить по двум разным документам, каждый из которых создается в разных инстанциях. Например, получение денежных средств с расчетного счета в кассу владельца счета банк оформляет в выписке из расчетного счета, а предприятие-получатель - в приходном кассовом ордере, и оба документа на один и тот же хозяйственный факт фиксируется в двух одинаковых бухгалтерских проводках: Д50К51

По мере окончания контрольных процедур данные переносятся в Главную книгу, которая в свою очередь становится информационной базой финансовой отчетности.

Способы исправления ошибок в документах:

1. корректурный;

2. способ дополнительной записи;

3. способ «красное сторно».

Корректурный – подлежащие исправлению ошибочные слова и числа зачеркиваются аккуратно тонкой чертой так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть и о проведенном исправлении необходимо сделать на документе оговорку «исправленному верить» и подпись лица произведшего запись.

Дополнительная запись – производится только тогда, когда обнаружится что операция вообще была не отражена или же была записана в сумме меньше той которую нужно записать (указать).

«Красное сторно» - сущность метода в том, что запись сторнируется т.е.снимается, как бы уничтожается красной записью и вместо нее делается правильная запись. Для исправления ошибки этим методом одновременно проводятся две записи: одна красная с той же неправильной записью которая была в ошибочной записи, другая обычными чернилами с правильной записью.

7. Формы бухгалтерского учета, их виды. Совокупность учетных регистров, используемых организацией для отражения хозяйственных операций, образует форму бухгалтерского учета.

Форма бухгалтерского учета – это организация информационной системы, обеспечивающая в определенной последовательности и взаимосвязи совмещение хронологических и систематических записей, синтетического и аналитического учета в целях осуществления текущего контроля фактов хозяйственной жизни и составления отчетности. Различают мемориально-ордерную, журнально-ордерную, упрощенную и автоматизированную формы бухгалтерского учета.

Журнал ордер – это накопительная ведомость, которая объединяет итоги хоз.операций по какой либо группе счетов за отчетный период.

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета предусматривает ведение регистрационного журнала для регистрации в хронологическом порядке бухгалтерских проводок – мемориальных ордеров, содержащих указание записать хозяйственную операцию на соответствующих счетах БУ. Проводки из мемориальных ордеров разносятся по счетам Главной книги, которая является синтетическим регистром систематического учета. Аналитический учет ведется в карточках, записи в которые делаются на основании первичных или сводных учетных документов.

Схему документооборота при мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета можно представить следующим образом:

Первичные учетные документы, Кассовая книга, Мемориальный ордер, Накопительные группировочные ведомости, Карточки аналитического учета, Регистрационный журнал, Главная книга, Оборотная ведомость по аналитическим счетам, Оборотная ведомость по синтетическим счетам, Бухгалтерский баланс.

Единая журнально-ордерная форма бухгалтерского учета предусматривает систематизацию учетных данных в специальных регистрах – журналах-ордерах, которые ведутся по кредиту счетов бухгалтерского учета и вспомогательных к ним ведомостях, составленных по дебету счетов. При этой форме учета исключается многократность записей и происходит объединение синтетического и аналитического учетов.

Документооборот:

Первичные документы, Кассовая книга, Накопительные ведомости, Регистры аналитического учета, Журналы ордера, Главная книга, Баланс, Отчетность

Автоматизированная форма бухгалтерского учета предусматривает применение электронно-вычислительных машин.

Основными принципами автоматизированной формы бухгалтерского учета являются:

1. однократный ввод учетных данных;

2. автоматическое создание регистров аналитического и синтетического учета;

3. автоматическое поучение информации об отклонениях от установленных нормативов и норм;

4. автоматическое формирование всех учетных регистров и форм бухгалтерской и налоговой отчетности.

Документооборот:

Оборотные и шахматные ведомости, Журналы ордера и ведомости к ним, Отчетность

Упрощенная форма бухгалтерского учета, предусматривающая две формы учета:

1.Простая форма, без использования учетных регистров имущества малого предприятия, применяемая в том случае, когда на малом предприятии совершается незначительное количество хозяйственных операций и содержанием хозяйственной деятельности не является сфера материального производства;

Документооборот:

Первичные учетные документы, Ведомость заработной платы, Книга учета фактов хозяйственной деятельности, Кассовая книга, Баланс и отчетность

2. Упрощенная форма, предусматривающая использование ведомостей для учета имущества предприятия. Каждая ведомость применяется для учета операций по одному из используемых счетов.

Выбор формы бухгалтерского учета зависит от различных условий, в том числе от масштабов деятельности предприятия и от степени автоматизации учетного процесса, и должен быть закреплен в приказе по учетной политике предприятия.

Документооборот:

Первичные учетные документы, Ведомости аналитического учета, Ведомости синтетического учета, Кассовая книга, Шахматная ведомость, Оборотная ведомость, Баланс и отчетность