25. Документальное оформление, аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами.

1. Порядок выдачи и списания подотчетных сумм.

Подотчетные суммы – это денежные авансы, выданные работникам организации из кассы на мелкие хоз.расходы и расходы по командировкам.

Если прошло свыше одного месяца со дня установленного для возврата подотчетной суммы, то налоговые органы могут квалифицировать это как займ или подарок.

При выдаче средств организация обязана: определить сумму подотчетных средств и срок на который она выдается; получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 дней по истечении срока, на который выданы средства; выдавать средства при условии полного отчета работника по ранее выданным авансам; запретить передачу средств от одного работника другому.

Основные бух.записи:

Д71К50 – выдана сумма подотчет;

Д71К51 – поречисление подотчетных сумм с расчетного счета;

Д71К52 – получение для командировки валютных средств;

Д10,41К71 – приобретены подотчетным лицом ценности и оприходованы;

Д60К71 – погашена задолженность поставщику из подотчетных сумм;

Д20,23,25,26,44К71 – отражены затраты по командировкам.

Д50К71 – возвращены неиспользованные подотчетные суммы.

2. Учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам.

Служебная командировка – когда работник по рассмотрению руководителя организации отправляется выполнять поручение.

В служебные командировки могут отправляться работники состоящие в штате предприятия, но в случае производственной необходимости руководитель может направить в командировку гражданина с которым заключен договор гражданско-правового характера, это должно быть оговорено в договоре.

Служебная командировка не должна длиться более 40 дней не считая времени, когда сотрудник находится в пути. Если сотрудник отправляется в командировку в вышестоящее предприятие, то срок – 5дней.

Необходимые документы: служебное задание; командировочное удостоверение; приказ.

После того как бухгалтер получил все эти документы, рассчитывается примерная потребность в деньгах, исходя из приблизительной стоимости проезда, проживания, суточных. На основании расчета из кассы выдается аванс.

Когда сотрудник отправляется в однодневную командировку оформляется маршрутный лист.

От командировки могут отказаться несовершеннолетние, беременные женщины, и др.случае предусмотренные трудовым кодексом.

Оплачиваются расходы; по найму жилого помещения; по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов; по проезду к месту командировки и обратно; по оплате сборов за предварительную продажу билетов; по оплате расходов за пользование постельных пренодлежностей; суточные; телефонные переговоры связанные с производством.

НЕ оплачиваются расходы: услуги прачечных; услуги общественного транспорта; питание в кафе и ресторанах; др.аналогичные расходы.

Если работник отправляется в однодневную командировку, суточные ему не оплачиваются.

Порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения имеет следующие особенности:

1. Налогооблагаемая прибыль корректируется (уменьшается) на сумму превышения применяемой в организации нормы суточных (фактических) расходов над ее размером, установленным Минфином России.

При этом сумма превышения суточных выплаченная командированному работнику подлежит обложению налогом на доходы физических лиц.

2. Сумма расходов работника по оплате услуг по найму помещения и проезда на транспорте при отнесении на затраты подлежат уменьшению на сумму НДС приходящуюся на них.

3. Расходы по найму жилого помещения принимаются для целей налогообложения прибыли без ограничений в полном объеме по фактическим расходам подтвержденным документально.

Нормы возмещения работнику командировочных расходов на территории РФ.

Виды	Нормы возмещения расходов в сутки
Оплата найма жилого помещения - По фактическим расходам, подтвержденным документами - при отсутствии подтверждающего документа	По факт. расходам 12 руб.
Суточные (за каждый день нахождения в командировке)	100 рублей

3. Учет расчетов с подотчетными лицами по представительским расходам.

Представительские расходы – расходы организации по приему и обслуживанию представителей других организаций включая иностранных прибывших для переговоров, с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества.

В состав включаются: стоимость завтраков, обеда; транспортное обеспечение культурно-зрелищных мероприятий; буфетное обслуживание; услуги переводчика.

Не включаются в расходы: стоимость проезда; проживание; регулярное питание; визы для иностранцев; призы.

Для того чтобы включить представительские расходы в состав затрат по производству необходимо наличие программы приема. В ней указывается цель встречи, состав участников, место проведения, результаты встречи. Все мероприятия рассчитываются по дням и часам.

Представительские расходы нормируемые – уменьшают налогооблагаемую прибыль не более чем на 4% от расходов на оплату труда за анализируемый период.

4. Учет расчетов с подотчетными лицами по административно-хозяйственным расходам.

Административно-хозяйственные расходы – расходы на приобретение канцелярских товаров, хоз.инвентаря, ГСМ, затраты на ремонтные работы.

Руководителем организации в приказе определяется перечень лиц имеющих право производить данные расходы за наличный расчет. Кроме того в этом приказе оговорены сроки на которые выдаются в подотчет денежные средства и в какие сроки подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет.