2.4. Требования к методике составления заголовка. Пути повышения его информативности в условиях функционирования аат

Требования к методике составления заголовка базируются на основополагающих принципах теории описания. В архивоведении ведущим принципом теории описания является критерий историзма, который требует подхода к ретроспективной информации как к явлению, закономерно возникшему в определенной обстановке. Он предполагает правильное применение в заголовке единицы хранения понятий и терминологии исторической науки, терминов той или иной эпохи, блокирование тенденциозных характеристик и выражений. Он не допускает модернизации, искажающей объективный смысл документов, сохраняет термины, имевшие реальное историческое значение в соответствующей исторической обстановке.

Критерий достоверности раскрытия в заголовке состава и основного смыслового содержания единицы хранения предполагает достоверность описания на уровне внешней критики документов, которая представлена следующими свидетельствами: в данной единице хранения действительно имеются документы определенного происхождения, состава, содержания и т.п., отвечающие характеристикам описательной статьи.

При составлении заголовка единицы хранения должен учитываться один из частных принципов архивоведческой теории описания - конкретность архивного описания, которая заложена в самое существо описательных работ и вытекает из принципа историзма. В заголовке воспроизводятся названия учреждений и других социальных институтов, особенности времени, места, социальной среды, правовых отношений, географических наименований и т.д., существовавших в то время, когда создавались документы.

При составлении заголовка единицы хранения необходимо учитывать также критерий адекватности, который в теории описания выступает как общенаучный критерий истинности и применительно к архивному описанию имеет свою специфику: адекватность как соответствие реальной действительности в архивном описании приложима не к действительности, а к первичной информации об объектах, явлениях и фактах, зафиксированных в архивных документах. Адекватность в архивном описании означает соответствие вторичной информации, в данном случае - заголовка единицы хранения, первичной информации, содержащейся в описываемом объекте (документах единицы хранения).

Критерии необходимости и достаточности также следует учитывать при составлении заголовка единицы хранения. При этом под необходимостью понимается минимальный объем информации (минимальное количество элементов описания), без которого не может быть создана адекватная информационная модель описываемого объекта; под достаточностью понимается такой объем информации (такое количество элементов описания), превышение которого привнесет в создаваемую информационную модель искажения: избыточную, несущественную, дублетную информацию и др. При конкретном решении вопросов о структуре заголовка и элементах описания, используемых в нем, следует соотносить объем сведений с критериями необходимости и достаточности.

При составлении заголовка единицы хранения следует руководствоваться описательным методом, занимающим в теории описания главное место среди других методов. Описательный метод архивоведения существует в нескольких формах, из которых самая главная форма - метод информационного анализа и синтеза. Этот метод лежит в основе составления заголовка. Он заключается в расчленении ретроспективной документной информации на составные части и в последующем сжатии их в обобщающую характеристику. Являясь важнейшей частью описания, аналитикосинтетическая переработка первичной документной информации включает последовательно два этапа: первый - информационный анализ текста документов (комплекса документов), второй - свертывание документной информации. Пока содержание текстов документов единицы хранения не изучено, оно, как правило, не понято и не оценено, т.к. невозможно адекватно изложить при описании (составлении заголовка) (во вторичной информации) содержание первичной информации, не проанализировав его. Анализ и синтез как взаимосвязанные стороны изучения и оценки содержания документа (ов) единицы (единиц) хранения неотделимы друг от друга. Информационный анализ представляет собой изучение документа (комплекса документов) посредством расчленения текста на составные части для их раздельного изучения и оценки с целью отбора наиболее существенных элементов для включения их в заголовок единицы хранения.

Свертывание информации при составлении заголовка единицы хранения заключается в уменьшении исходного объема первичной документной информации при сохранении наиболее существенных элементов содержания, выявленных в процессе информационного анализа, для представления содержания документов в заголовке единицы хранения. Это ведет к использованию в заголовке обобщающих понятий, универсальных слов, стандартных словосочетаний. Лексические штампы снижают информативность заголовков и повышают уровень поисковых потерь, поэтому следует их избегать.

С другой стороны, сжатие исходного объема первичной информации, осуществляемое в ходе архивного описания, неизбежно ведет к потере ее части, поэтому уплотнение информации должно иметь разумный предел, несоблюдение которого может привести к обессмысливанию описания, потере информативности описательной статьи, когда она перестанет раскрывать состав и содержание исходного объема первичной информации. При этом краткость описания понимается как наиболее возможная, предельная для описания единицы хранения степень обобщения.

Повышение информативности заголовков единицы хранения может осуществляться с помощью внедрения структурированного распространенного (подробного) описания, которое в условиях функционирования автоматизированных архивных технологий может найти широкое распространение. Новые информационные технологии позволяют вводить наряду с минимальным числом признаков, характеризующих какое-либо явление, какой-либо объект и т.п. (в архивоведении эти признаки объединены в элементах заголовка единицы хранения), любое число дополнительных признаков, слов-признаков, характеризующих состав и содержание документов, что (для архивоведения) означает возможность создания развернутых характеристик документов единиц хранения, т.е. распространенных заголовков, которые можно определить как структурированные заголовки.

Структурированный заголовок представляет собой совокупность подзаголовков единицы хранения, более подробно раскрывающих состав и содержание ее документов путем структурирования информации по основным группам в предметно-аспектном разрезе.

Структурированные заголовки целесообразно создавать для единиц хранения, сформированных по номинальному признаку (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов, стенограмм), содержание которых скрыто в так называемых "глухих" заголовках, а также для единиц хранения, содержащих разнообразные документы, содержание которых в заголовках отражается недостаточно (отчетов, обзоров, докладов, справок, докладных записок). Структурированные заголовки могут быть также использованы при описании единиц хранения, содержащих "Переписку".

Вслед за кратким заголовком, составление которого требуют "Основные правила работы государственных архивов", вводятся подзаголовки, которые более подробно раскрывают содержание единиц хранения, структурируя его в предметно-аспектном разрезе по основным группам информации. Совокупность подзаголовков передаст информацию о составе и содержании документов единицы хранения более глубоко, детализированно. Например, в описи на документы Министерства угольной промышленности СССР за 1972 г. содержание единицы хранения, имеющей заголовок: Поручения Совета Министров СССР по капитальному строительству, проектно-изыскательским работам и материалы к поручениям (показатели плана, перечни объектов и др.), раскрывается в следующих подзаголовках:

Уточненные показатели плана капитального строительства на 1972 г.; лл. 8-10.

О строительстве очистных сооружений в г. Ленинск-Кузнецком, Кемеровской области; лл. 11-12.

О вводе в эксплуатацию гидроэлектростанции на шахте им. В.И. Ленина в г. Ткварчели; лл. 13 и т.д.

Подобных подзаголовков, в совокупности составляющих структурированный заголовок, можно вводить столько, сколько необходимо для полного отражения основного предметно-вопросного содержания документов единицы хранения.

Таким образом, введение структурированного заголовка единицы хранения в архивной описи, позволит значительно увеличить информативность описей, усилить их значение в качестве базового архивного справочника, одновременно оставив без изменения роль и значение описи как учетного документа.