6.3. Порядок заполнения примерного перечня элементов описания (полей) баз данных "Архивная опись"

Определение примерного перечня обязательных и дополнительных полей описания баз данных "Архивная опись", содержащих информацию на уровне единицы хранения (дела), их типов и размеров, а также порядка заполнения, имеет целью предусмотреть их унификацию и совместимость в единой информационно-поисковой системе (см. Приложение N 17).

Порядок заполнения полей описания баз данных "Архивная опись" устанавливает единые требования к оформлению однотипной информации и распределению ее по соответствующим полям базы данных:

1. НОМЕР ФОНДА - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - числовое, длина поля - 7 знаков. Основное назначение данного поля - сортировка, поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается цифровая часть номера фонда, используются арабские цифры.

Примеры:

501

12

10027

2. ЛИТЕРА ФОНДА - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - символьное, длина поля - 2 знака. Основное назначение данного поля - сортировка, поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается буквенная часть номера фонда, используются прописные буквы (кириллица), после указания буквы не ставится дефис. Если буквенная часть номера фонда отсутствует, то это поле остается свободным.

Примеры:

А

Р

3. НОМЕР ОПИСИ - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - числовое, длина поля - 5 знаков. Основное назначение данного поля - сортировка, поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается цифровая часть номера описи, при заполнении используются арабские цифры.

Примеры:

22

243

4. ЛИТЕРА ОПИСИ - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - символьное, длина поля - 4 знака. Основное назначение данного поля - сортировка, поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается буквенная часть номера описи, при заполнении используются строчные буквы (кириллица). Если буквенная часть номера описи отсутствует, то это поле остается свободным.

Примеры:

а

доп.

5. НОМЕР ДЕЛА - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - числовое, длина поля - 5 знаков. Основное назначение данного поля - сортировка, поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается цифровая часть номера дела (тома, части) из графы описи "Порядковый номер", используются арабские цифры.

Примеры:

1

234

6. ЛИТЕРА ДЕЛА - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - символьное, длина поля - 2 знака. Основное назначение данного поля - сортировка, поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается буквенная часть номера дела (тома, части) из графы описи "Порядковый номер", используются строчные буквы (кириллица). Если буквенная часть номера дела отсутствует, то это поле остается свободным.

Примеры:

а

в

7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ НОМЕР (ИНДЕКС) ДЕЛА - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - символьное, длина поля - 50 знаков. Основное назначение данного поля - сортировка, поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается делопроизводственный номер (индекс) дела, если он имеется в описи.

Для описей, составленных в период до 1917 г., заполнение этого поля является обязательным, т.к. отсутствует порядковый номер дела по описи и данное поле является основным поисковым элементом. При этом обязательно указываются все особенности индекса дела.

Примеры:

23-1

10-10-10

1276/2

302/19

18б

18, т.2а, ч.1, продолжение 1

8. НАЗВАНИЕ ФОНДА - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - мемо, длина поля - без ограничения количества знаков. Основное назначение данного поля - поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается принятое в архиве название фонда (в строгом соответствии с учетными данными и названием, приведенном в путеводителе архива) в именительном падеже. Поле заполняется строчными буквами.

Примеры:

Совет Министров СССР

Департамент полиции Министерства внутренних дел

9. НАЗВАНИЕ ОПИСИ - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - мемо, длина поля - без ограничения количества знаков. Основное назначение данного поля - поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается название описи. При этом названием описи может быть наименование структурного подразделения учреждения-фондообразователя, документы которого составляют отдельную опись, или наименование разновидности документов, также включенных в самостоятельную опись.

Если в описи представлены все или большая часть структурных подразделений учреждения-фондообразователя, то указывается название учреждения, документы которого представлены в описи, и их крайние даты (годы).

Примеры:

Отдел народного образования

1945-1949 гг.

7-е делопроизводство

1915 г.

Всеподданнейшие доклады Департамента полиции

1881-1917 гг.

Документы по личному составу

1936-1957 гг.

10-13. РАЗДЕЛЫ ОПИСИ - это дополнительные поля БД "Архивная опись". Тип полей - мемо, длина полей - без ограничения количества знаков. Основное назначение данных полей - поиск, печать информации.

При заполнении полей указываются названия разделов и подразделов описи, в соответствии с принятой для данной описи схемой систематизации. Возможно наличие 2-х, 3-х, 4-х уровневой систематизации. Каждый уровень (раздел, подразделы) составляет отдельное поле.

Примеры:

Структурно-хронологическая схема систематизации

Секретариат		- 1 уровень (поле 10)
	1945 г.		-2 уровень (поле 11)
	1946 г.		-2 уровень (поле 11)
Бюджетный отдел		- 1 уровень (поле 10)
	1945 г.		-2 уровень (поле 11)
	1946 г.		-2 уровень (поле 11)

Хронологически-структурная схема систематизации

1983 г.				- 1 уровень (поле 10)
	Управление делами				- 2 уровень (поле 11)
	Главное управление физического воспитания и спортивных резервов				- 2 уровень (поле 11)
		Отдел массовой физкультуры и комплекса ГТО				- 3 уровень (поле 12)
		Отдел физич. воспитания студентов и учащейся молодежи				- 3 уровень (поле 12)
	Управление зимних видов спорта				- 2 уровень (поле 11)
		Документы по лыжному спорту				- 3 уровень (поле 12)
			Документы по лыжным гонкам				- 4 уровень (поле 13)
			Документы по прыжкам на лыжах с трамплина				- 4 уровень (поле 13)
			Документы по горнолыжному спорту				- 4 уровень (поле 13)

14. ЗАГОЛОВОК ДЕЛА - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - мемо, длина поля - без ограничения количества знаков. Основное назначение данного поля - поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается заголовок дела (тома, части). При этом следует учесть, что если для листовой описи при перечислении однородных единиц хранения допускается формулировка "То же", то в данном поле БД "Архивная опись" заголовок должен воспроизводиться полностью.

Если вместо заголовка дела в описи значится "Номер пропущен", в данном поле электронной описи также обязательно воспроизводится эта формулировка.

Примеры:

Документы к протоколу N 1 заседания Совета от 23.01.81, т. 1 Документы к протоколу N 1 заседания Совета от 23.01.81, т. 2 Номер пропущен

Отчеты, справки, информации и переписка с уполномоченными Совета по вопросам деятельности религиозных организаций в Винницкой области

Отчеты, справки, информации и переписка с уполномоченными Совета по вопросам деятельности религиозных организаций в Волынской области

15. АННОТАЦИЯ - это дополнительное поле БД "Архивная опись". Тип поля - мемо, длина поля - без ограничения количества знаков. Основное назначение данного поля - поиск, печать информации.

При заполнении поля вводятся сведения, уточняющие, детализирующие, раскрывающие состав и содержание документов дела (структурированный заголовок). Уровень детализации информации для заполнения данного поля определяется целевым назначением конкретной БД "Архивная опись". Это могут быть крупные тематические группы информации, содержащейся в документах дела; перечень вопросов, содержащихся в документах дела или перечень названий основных документов и т.д.

Примеры: