6.2. Подготовка архивной описи в текстовом редакторе

Для подготовки архивной описи в электронном формате могут использоваться любые текстовые редакторы, позволяющие корректно работать с таблицами, например, Microsoft Word для Windows. Корректная работа с таблицами является обязательным требованием к текстовому редактору, так как основу архивной описи составляет таблица из строк и столбцов:

NN п/п	Дело- произв. индекс	Заголовки единиц хранения	Крайние даты документов ед. хр.	Кол-во листов в ед. хр.	Примечания
1	2	3	4	5	6

Для подготовки архивной описи в электронном формате рекомендуется использовать Microsoft Word для Windows, позволяющие формировать программой-редактором каждый элемент таблицы как отдельный параграф. При этом элементы таблицы автоматически делятся на столбцы и строки, в каждой ячейке содержится одна единица текста (состоящая из одного и более абзацев), что позволяет легко менять формат текста (изменение ширины столбцов, перемещение всего содержимого строки, изменение размеров и начертания шрифтов и пр.). Подобные таблицы требуют минимума усилий при работе с ними, легко обеспечивают конвертирование в другой формат, а также преобразование в базу данных. Кроме того, программа позволяет отображать текст в том виде, в каком он будет выглядеть на бумаге, что важно при распечатывании бумажных описей в соответствии с требованиями "Основных правил работы государственных архивов".

Подготовка описи с использованием ПК включает следующие этапы:

1. ввод (набор) описи;

2. распечатка черновиков, корректировка описи;

3. оформление описи и распечатывание готовой описи.

Ввод описи начинается с формирования таблицы, в 6 граф которой будут вводиться отдельные элементы описания. При этом следует сразу установить оптимальную ширину каждой графы описи с тем, чтобы на каждую строку таблицы вводился только один элемент описания. Например, крайние даты должны размещаться строго раздельно на двух строках: на одной - начальная дата, на второй - конечная дата.

Ввод описи в подготовленную таблицу практически не отличается от обычной работы с текстом: каждый элемент описания занимает свое строго определенное место.

При этом следует учесть, что названия разделов и подразделов описи должны размещаться в графе "заголовки дел" на пустых строках, каждое из названий - в разных строках. Не допускается размещение названий разделов и подразделов описи на одной строке.

После ввода всей описи производится распечатка черновиков для уточнения систематизации дел, редактирования отдельных заголовков, уточнения написания фамилий, имен, названий учреждений, организаций, печатных изданий и т.д., географических объектов и объектов административно-территориального деления и др.

После выверки всех данных производится корректировка описи, ее окончательное оформление и распечатка готовой архивной описи. Текст вне таблицы в начале и в конце описи печатается обычным способом.

На печать опись выводится стандартным способом, однако перед этим необходимо проверить, как текст размещается в столбцах и на страницах, и, при необходимости, отформатировать текст. Особое внимание необходимо уделить названиям разделов и подразделов описи, не допуская их размещения в конце страницы. Заголовки дел не должны переноситься на новую страницу, оставляя на прежней странице первую строку или перенося на новую страницу только последнюю строчку, даты должны размещаться на одной странице.

Следует учесть, что форматирование текста описи должно производиться на том компьютере, на котором будет осуществляться печать этой описи.

После утверждения архивной описи на ЭПК в электронный вариант описи должны быть внесены все исправления, дополнения, коррективы если они имели место в бумажном варианте описи.

Архивная опись, утвержденная на ЭПК и должным образом оформленная и подписанная, должна быть аутентична электронному варианту этой же описи.