3.3. Систематизация единиц хранения в объединенных архивных фондах и коллекциях

Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из документов:

- однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций, действовавших на определенной территории, например: колхозы, машинно-тракторные станции, первичные партийные организации научных учреждений;

- руководящего органа и подчиненных ему учреждений, организаций, предприятий, действовавших (действующих) на определенной территории, например: управления строительства крупных объектов, городов и подчиненные им организации;

- органов власти и состоящих при них организаций, например: райисполком и его отделы;

- организаций, связанных объектом деятельности, например: предприятие и его профсоюзная организация;

- последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам, например: министерства и комитеты по заготовкам сельскохозяйственных продуктов;

- двух или нескольких фондов личного происхождения, фондообразователи которых связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими отношениями, например: Вяземские П.А., П.П.

Систематизацию документов объединенного фонда следует проводить одновременно с экспертизой их научной и практической ценности. В процессе экспертизы должна быть выделена в макулатуру вся документация, утратившая практическое значение и не имеющая научной ценности, все дублетные документы.

Поскольку составными частями объединенного архивного фонда являются документы конкретных учреждений, ранее учитывавшихся как самостоятельные фонды, то основная задача систематизации заключается в правильной группировке их внутри объединенного фонда. Расположение документации каждого учреждения в объединенном архивном фонде зависит от порядка, в соответствии с которым осуществляется объединение.

Если объединенный фонд создается по объекту деятельности соответствующих организаций, то на первое место выносятся единицы хранения основного учреждения, а затем располагаются документы организаций (профсоюзной, спортивной и т.д.) по степени их научной ценности в общем объединенном фонде. В конце систематизационного ряда целесообразно располагать документы ликвидационной комиссии основного фондообразователя. Поскольку при создании объединенного фонда и систематизации входящих в него документов определяющим является фонд основного учреждения, то объединенному фонду присваивается его название (завод, трест, комбинат и т.д.).

Если объединенный фонд создается по территориальному признаку из документов одноименных и однородных по целевому назначению учреждений, то систематизацию единиц хранения таких учреждений наиболее целесообразно проводить по алфавиту их названий. Названием фонда будет типовое название учреждений-фондообразователей с наименованием той административно-территориальной единицы, в пределах которой они действовали, например: волостные земельные комиссии Курской губернии.

Если объединенный фонд создается путем присоединения документов нижестоящих учреждений к документации их руководящего органа, то систематизации подлежат документы именно этих учреждений. Схема систематизации зависит обычно от характера подчиненных учреждений. Так, при объединении единиц хранения, содержащих документы исполкома с единицами хранения, содержащими документы его отделов (управлений), единицы хранения последних могут располагаться: по степени важности, в порядке расположения их в нормативном акте (в Конституции, в решении органов власти об их образовании и т.д.), по хронологии образования, в зависимости от объема и крайних дат документов и т.д. При объединении документов руководящего органа с документами низовых учреждений его системы последние обычно располагаются по алфавиту их названий, в пределах конкретной территории.

Если объединенный фонд создается из документов учреждений, последовательно сменявших друг друга, то их документация систематизируется в хронологической последовательности по датам деятельности соответствующих учреждений.

Когда образованному учреждению передаются все основные функции его предшественника, то в объединенном фонде единицы хранения, начатые производством в учреждении-предшественнике, заканчиваются его преемником.

Если учреждение было упразднено и через некоторое время восстановлено, то единицы хранения, содержащие его документы, в объединенном фонде за оба периода деятельности составляют единый комплекс. Документы учреждений, которым были переданы функции предшественника, и документы ликвидированных учреждений до момента их ликвидации составляют отдельные комплексы. Они располагаются в описи обычно по алфавиту названий ликвидируемых учреждений и помещаются после документов фонда восстановленного учреждения.

Если одно учреждение является преемником функций нескольких упраздненных учреждений, то вслед за единицами хранения, содержащими документы организаций-предшественников, расположенных по алфавиту их названий, помещаются единицы хранения, содержащие документы учреждения-преемника.

Если деятельность учреждения не прекращалась, а часть его функций передавалась существовавшему непродолжительное время учреждению-преемнику, то в начале систематизационного ряда располагаются документы первого из них, а за ними помещаются документы упраздненного преемника.

Архивной коллекцией является совокупность документов разной фондовой принадлежности, объединенных по одному или нескольким признакам. Архивные коллекции поступают в государственный архив в виде уже сложившихся комплексов или образуются в архиве из отдельных разрозненных документов с целью создания благоприятных условий для их учета и использования.

В названии коллекции обязательно отражается признак (признаки) объединения документов. Например:

- Коллекции документов деятелей науки и культуры Липецкой области.

- Коллекция буровых журналов (1880-1934) (Государственный архив Тамбовской области).

- Коллекция документов "Становление местного самоуправления и муниципального образования "Кологривский район"" (ЦДНИ Костромской области).

- Коллекция документов граждан - участников боевых действий в Республике Афганистан, проживающих в Калужской области.

- Коллекция документов репрессированных граждан.

Систематизация единиц хранения коллекции определяется их тематикой и составом документов. При этом используются тематический (и его разновидность - авторский), номинальный, территориальный, хронологический или другие признаки систематизации. В пределах коллекции одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах тематической коллекции могут быть образованы тематические группы документов, единицы хранения которых могут располагаться в порядке их значимости или по хронологии. Систематизация единиц хранения внутри тематических подгрупп возможна по различным признакам, в зависимости от состава и объема документов единиц хранения.